近年來，信息種類和數(shù)量都呈現(xiàn)出爆炸式的增長，隨之而來的待歸檔文件及檔案種類數(shù)量也隨之增長。檔案的收集、管理、監(jiān)督、利用、保護工作越來越復雜化、繁重化，傳統(tǒng)的檔案分散管理，人工檢索等管理方式效率低且安全性無法得到保障，無法跟上檔案高效，安全管理工作的步伐，這種形勢下，檔案管理智能化、便捷化、信息化成為了檔案工作者的主要訴求。
智慧檔案庫房以科學技術為基礎，依靠先進的設備和優(yōu)越的設計理念、科學客觀的管理，利用信息化管理及相關最新技術，有效整合電子檔案管理系統(tǒng)、檔案庫房安全管理系統(tǒng)、檔案環(huán)境智能管理系統(tǒng)、檔案存儲設備智能管理系統(tǒng)、實體檔案管理系統(tǒng)、庫房導引系統(tǒng)，電子檔案系統(tǒng)，對實體檔案一體化管理，結(jié)合RFID技術對檔案狀態(tài)與位置實現(xiàn)集中管理。同時為用戶提供一個舒適、便捷的工作環(huán)境，為檔案提供一個安全、舒適的保管環(huán)境，將檔案數(shù)字化、檔案管理智能化、檔案查找便捷化。
PART 01、智慧檔案庫房構成
01、服務利用大廳
主要為查檔業(yè)務提供服務，需要有科學合理的布局和相對完善的配套設施，提供一個安靜、整潔、有序的查閱環(huán)境。
02、檔案庫房
集中保存、管理實體檔案資源，是永久保存檔案的基地，實現(xiàn)檔案資料的科學有序管理，維護檔案的完整和安全。
03、接待室
接待查檔人員及日常業(yè)務往來的人員，配備查檔服務基本設備，方便檔案查詢、閱覽及休息。
04、風淋室
當人要進入庫房潔凈區(qū)時需經(jīng)風淋室吹淋，其吹出的潔凈空氣可去除人體鎖曬帶的塵埃，能有效的阻斷或減少塵源進入潔凈區(qū)。
05、中心控制室
檔案館安全、消防、檔案庫房安全防護系統(tǒng)的集中控制中心，需配備消防、安全、庫房安全防護的控制系統(tǒng)，監(jiān)視大屏、操作臺等設備。
06、除塵室
對新接收進館，已經(jīng)登記的檔案進行除塵、消毒和整理。需配備除塵整理操作臺、工作臺和消毒柜。
07、消毒室
對新進館的檔案進行消毒、殺菌、除蟲處理，以及對館存檔案進行定期批量消毒、殺菌、除蟲處理，配備消毒倉。
08、數(shù)字化用房
對紙質(zhì)檔案進行加工處理，包括編排、掃描、檢查、裝訂等。需配備掃描儀、計算機、工作臺等。
09、整理、編目室
對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，配備電腦、寫字臺等，室內(nèi)設固定檔案柜、文件柜等。
10、數(shù)據(jù)中心機房
數(shù)字檔案館服務器專用機房，符合計算機建設標準，接入國際互聯(lián)網(wǎng)、政務外網(wǎng)、政務內(nèi)網(wǎng)，且“三網(wǎng)”相互獨立。
11、修復室
對長期保存或時間久遠而出現(xiàn)損毀的檔案進行修復處理，需配備修復設備及工具、工作臺等。
PART?02、智慧檔案庫房特點
檔案智能化、數(shù)字化、信息化已經(jīng)成為了檔案管理建設的新方向和新目標，那么智慧檔案庫房都有哪些獨特之處呢？
01、十防監(jiān)控系統(tǒng)
針對檔案庫房進行集中的監(jiān)測管理與控制，系統(tǒng)涵蓋庫房“十防”：防溫度超限、防濕度超限、防有害氣體、防粉塵、防霉蟲、防水、防火、防鼠、防盜、防強光直射。
02、庫房溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)
配備八合一空氣質(zhì)量云測儀、恒濕凈化一體機、移動擴容水箱、空調(diào)控制器、無線物聯(lián)網(wǎng)卡、溫濕度測控系統(tǒng)等，可以實時監(jiān)測檔案庫房內(nèi)溫度、濕度、PM2.5、PM10、甲醛、TOVC、CO2值，實時監(jiān)測恒濕凈化一體機、空調(diào)的工作狀態(tài)及運行運行參數(shù)，提供實時查詢、歷史曲線、數(shù)據(jù)保存等功能，接入檔案庫房十防監(jiān)控系統(tǒng)。
03、環(huán)境安全健康系統(tǒng)
配備霉菌凈化機、新風凈化機、無線物聯(lián)網(wǎng)卡、環(huán)境安全健康防護軟件等，通過檔案庫房十防監(jiān)控系統(tǒng)與新風機、除酸凈化一體機、霉菌凈化機等聯(lián)動控制，當空氣質(zhì)量探測器檢測的數(shù)值超過設定值時，自動啟動對應設備處理。
04、漏水驅(qū)鼠監(jiān)測系統(tǒng)
配備漏水驅(qū)鼠云測儀、無線物聯(lián)網(wǎng)卡、漏水檢測線、輕型防水堰、漏水驅(qū)鼠監(jiān)測軟件等設備，實時監(jiān)測恒濕機、移動擴容水箱及窗戶周圍有無漏水隱患。實時監(jiān)測有害生物驅(qū)控主機工作狀態(tài)及運行參數(shù)，通過設定不同頻率對蟲鼠進行驅(qū)趕，并接入十防監(jiān)控系統(tǒng)管理。
05、視頻監(jiān)控系統(tǒng)
配備網(wǎng)絡攝像機、硬盤錄像機、硬盤、交換機、液晶顯示器等設備，集成RFID技術，通過視頻監(jiān)控一起保障實體檔案安全，檔案非法出入庫時自動報警并通知管理人員。通過數(shù)據(jù)加密傳輸，防止非法入侵、結(jié)合防火墻等其它軟、硬件設備及技術手段，保障電子檔案數(shù)據(jù)的安全。
06、非法入侵報警系統(tǒng)
配備專用主機、專用鍵盤、紅外探測器、非法入侵報警軟件等設備，實時監(jiān)測檔案庫房門、窗等有無非法入侵。撤布防時間可設定，假日設定，特定庫房管理。實現(xiàn)語音報警，聲光報警，并統(tǒng)一接入十防監(jiān)控系統(tǒng)。實時監(jiān)測各防區(qū)的報警情況，并可通過監(jiān)控平臺軟件實現(xiàn)遠程布撤防（各點探測器的報警情況），一旦數(shù)據(jù)發(fā)生越限報警，系統(tǒng)將自動切換到相應的報警界面，且發(fā)生報警的該項狀態(tài)或參數(shù)會變紅色并閃爍顯示，同時產(chǎn)生報警事件進行記錄存儲并有相應的處理提示，并第一時間發(fā)出電話/短信、聲光等對外報警。
07、門禁管理系統(tǒng)
配備人臉識別門禁機、專業(yè)工業(yè)電源、電磁鎖、門禁管理集成系統(tǒng)等設備，由中心控制室監(jiān)控，對通行對象及通行時間等實時進行控制或設定程序控制，并將所有的活動由計算機記錄下來，為管理人員提供系統(tǒng)所有運轉(zhuǎn)的詳細記錄。采用進門人臉識別/指紋/刷卡/密碼，出門開關按鈕方式，以便對出入人員進行有效監(jiān)控管理。
08、消防滅火系統(tǒng)
配備氣體滅火控制器、點型光電感煙火災探測器、點型感溫火災探測器、聲光報警器、氣體釋放警報器、緊急啟停按鈕、隔離器、智能電源箱、滅火裝置、滅火器、泄壓口、電線、穿線管、消防監(jiān)測集成軟件等設備，將消防主機報警信息集成檔案庫房十防監(jiān)控系統(tǒng)進行統(tǒng)一監(jiān)控管理，一旦發(fā)生火災報警信息，立即以短信、電話或聲光的方式告知管理員。
09、更多功能
遠程控制功能——通過管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)遠程把館內(nèi)的燈光關掉，為企業(yè)做好節(jié)能管理。
虛擬3D庫房展示功能——智慧檔案館通過圖像化的方式，直觀的展示檔案數(shù)量、狀態(tài)，庫房與設備狀態(tài)，更直觀、更簡單。
人員安全保護功能——包括密封裝置、防傾倒裝置、限位裝置、制動裝置、整體閉合鎖，以及防塵、防震、防光、防潮等裝置，配合智慧庫房管理系統(tǒng)，從而有效保護工作人員的安全。
多功能管理功功能——具備檔案無序存放、有序管理、現(xiàn)場借取、現(xiàn)場校核及條形碼功能，同時還具備檔案批量上架、智能化自動定位、自動糾錯、自動催還、燈光定位系統(tǒng)的功能，使工作人員更高效、更便捷。
總之，智慧檔案庫房一體化平臺在一站式智慧檔案庫房中發(fā)揮著重要作用，各設備、各系統(tǒng)之間實現(xiàn)“物物相連”，打破了原有的閉塞的信息孤島，善于集成各個信息碎片，實現(xiàn)數(shù)據(jù)、設備、系統(tǒng)的聚合，為檔案庫房內(nèi)部的信息聯(lián)動應用打下基礎，是實現(xiàn)檔案室信息化建設的重中之重。
