又到了夏日炎炎的季節(jié)，除了冰凍西瓜和嘆空調(diào)，還有一群剛剛摘掉“學(xué)生”這個(gè)銘牌的職場(chǎng)新鮮人。他們熱情澎湃，卻難免在進(jìn)入社會(huì)后的第一次觸電中發(fā)生不愉悅的碰撞，低效的工作方法絕對(duì)是其中一個(gè)。
作為一個(gè)職場(chǎng)小白，我也是歷經(jīng)了犯迷糊、犯錯(cuò)、犯傻的幾個(gè)過(guò)程，到如今工作在多方糾正下終于慢慢步入正軌。于此，將幾個(gè)小TIPS分享給大家，也是一種對(duì)我自己工作狀態(tài)的記錄。
【附】：這幾個(gè)小TIPS都是源于我對(duì)本身工作的總結(jié)，所以帶有一定的工作性質(zhì)特性，在此簡(jiǎn)單的闡明一下自身的工作。
那是一份比較雜的工作，類同于是大公司中的小部門，小部門的現(xiàn)狀決定了我一人擔(dān)當(dāng)多責(zé)，大公司的背景意味著流程繁瑣而復(fù)雜。簡(jiǎn)而言之，我隸屬于職能序列類員工，負(fù)責(zé)出納、人事、行政和人員管理（主要是營(yíng)銷類人員）等，此份工作時(shí)限為兩個(gè)月不到。
第一次接觸目前這份工作，我承認(rèn)我?guī)缀跻偭耍m然此前我有過(guò)一年的工作經(jīng)歷，但完全就是風(fēng)馬牛不相及。突然間，我換了一份需要事事親為的工作，這非常的考驗(yàn)我的耐心、細(xì)心和認(rèn)真的態(tài)度。于是，一開(kāi)始我做的磕磕碰碰，沒(méi)少走彎路，沒(méi)少犯錯(cuò)、犯迷糊。
那時(shí)候的工作狀態(tài)是這樣的：常常一件事情火急火燎的做著，又突發(fā)另外一件緊急的事情，我忙得焦頭爛額，終于把手頭的工作做好，另外的工作我不是忘記了就是做錯(cuò)了。再者就是第一次來(lái)到這家新公司接觸這份新工作，一堆新系統(tǒng)，一堆工作群，一堆辦公事項(xiàng)，我記也記不住，經(jīng)常就是犯傻的狀態(tài)，兜了好幾個(gè)彎，浪費(fèi)了很多時(shí)間和精力，工作完成的一團(tuán)糟，加班加點(diǎn)效率還極低。
經(jīng)過(guò)了一段時(shí)間的混頓，我決定好好反思自己的工作方法。
TIPS1 羅列工作清單
羅列工作清單，這一點(diǎn)用來(lái)對(duì)待人生中的很多階段，不論是學(xué)生工作、社會(huì)工作，甚至于你的每一天，都會(huì)非常受用。因?yàn)榱_列工作清單，意同于你為時(shí)間做了規(guī)劃，高效就是有規(guī)劃的利用時(shí)間。
將工作簡(jiǎn)單明了的進(jìn)行羅列，大家一定不要覺(jué)得這是一個(gè)可有可無(wú)的笨辦法，雖然笨但是不占你大腦內(nèi)存，將工作羅列不僅可以隨時(shí)查看、跟進(jìn)，同時(shí)還可以從你的腦袋中暫時(shí)將其剔除，留存精力更高效的完成手頭的工作。
羅列清單的方法有很多種，常見(jiàn)常用的有：找一本工作本專門做記錄，在自己工作的電腦桌面建立日簽，寫(xiě)在便利貼上貼在辦公桌上……方法有很多種，最能起到提醒自己作用的且不耗費(fèi)時(shí)間精力的為最好。
我的方法：將事項(xiàng)簡(jiǎn)明扼要的寫(xiě)在便利條上，粘貼在紙上。工作完成一條，撕掉一條。
便利條我一般選擇顏色靚麗的，紙張一般為白紙。這樣做的原因：一白紙搭配靚麗顏色的便利條具有很醒目的效果，可以起到很好的提醒作用；二便利條小而簡(jiǎn)，意味著你標(biāo)注的內(nèi)容要很精簡(jiǎn)，記錄上不費(fèi)時(shí)，查看時(shí)條理清晰。（排列整齊的便利條真的很好看。）
TIPS2好記性不如爛筆頭
“好記性不如爛筆頭”這句話是老話，也是實(shí)實(shí)在在的真道理。
你要如何快速的學(xué)習(xí)一樣?xùn)|西，記得所有工作事項(xiàng)流程、細(xì)節(jié)和框架。
我的方法：腦袋總有不夠用的時(shí)候，那就筆和紙來(lái)湊。
因?yàn)楣ぷ魃仙婕暗氖马?xiàng)多而雜，為了盡量少出錯(cuò)，我把這些一一記錄下來(lái)，之后工作上，哪里不會(huì)翻哪里。當(dāng)然我也遇到有一些前輩說(shuō)，不要用筆記，要用心記，我個(gè)人而言因事項(xiàng)有別。像我以前的工作上，我?guī)缀醪蛔鋈魏斡涗洠３Ｖ皇菍?xiě)幾個(gè)關(guān)鍵詞，用心做事就可以將一切連貫起來(lái)。有時(shí)候用筆記，往往就不用心了，記得也不牢固，費(fèi)時(shí)也費(fèi)力。
但是針對(duì)本人這種文職類工作，我建議還是拿出你的筆，還有工作本，認(rèn)認(rèn)真真的做記錄。公司的人員管理規(guī)章制度、報(bào)銷管理制度、稅務(wù)、工資、入職……腦袋真的一時(shí)半會(huì)塞不下。
TIPS3進(jìn)行工作分類
學(xué)會(huì)羅列工作清單，學(xué)會(huì)進(jìn)行工作重點(diǎn)注意事項(xiàng)記錄，你工作就能高效嗎？
不，答案往往是否定的。如果你僅僅只是笨拙的羅列工作，不用心的做筆記，你往往還是會(huì)出錯(cuò)，即使不出錯(cuò)，也會(huì)像蝸牛一樣慢騰騰的把工作完成。事實(shí)上，很多工作是有時(shí)間節(jié)點(diǎn)的，是有緩急之分的，是有重要不重要之分的……現(xiàn)在我們就來(lái)將工作進(jìn)行分類。（我在生活中也是一個(gè)拖延患者，但是一到工作上就打雞血似的做事麻利干脆，是不是我的拖延癥治好了。我想治好了一半，另一半還沒(méi)痊愈是因?yàn)橥涎踊颊咧酝涎邮且驗(yàn)樗系氖亲约旱氖拢瑧土P大部分是自己一人承擔(dān)，但當(dāng)你想到自己一旦拖延，公司發(fā)不了工資、交不了稅……你就跟我一樣被趕著完成。）
我的方法：一般將工作分為重要和不重要、著急和不著急、有節(jié)點(diǎn)和無(wú)節(jié)點(diǎn)、需要領(lǐng)導(dǎo)批示和不需要領(lǐng)導(dǎo)批示這四個(gè)維度，除此之外再補(bǔ)充上當(dāng)月的例行事項(xiàng)、臨時(shí)工作和跨月甚至跨年有節(jié)點(diǎn)的工作。（這個(gè)著實(shí)因工作而異）
這樣一分類就很清晰了，自然而然工作次序也就出來(lái)了，自然而然你就會(huì)按著1→2→4→3。（2和4的先后順序還需要根據(jù)具體事項(xiàng)和工作環(huán)境決定，我對(duì)于需要批示的事項(xiàng)都會(huì)先做，畢竟領(lǐng)導(dǎo)忙而無(wú)暇。）
每月的例行公事整理成檔，便于記錄和查閱，所謂熟能生巧即為此。臨時(shí)事項(xiàng)，做扼要記錄以防再度發(fā)生。跨月甚至跨年事項(xiàng)做好時(shí)間節(jié)點(diǎn)記錄，和狀態(tài)留痕。
TIPS4把一件事做完全
把一件事做完全的意思就是：事情解決一件是一件，不要拖，否則萬(wàn)事蹉跎。
一開(kāi)始工作的我，常常這里忙一下，哪里忙一下，還美其名曰雙管齊下，效率高飛。實(shí)際上折騰到最后，常常是這件事沒(méi)完成，那件事沒(méi)完成，尤其是臨近這幾件事情的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，你呼天喊地都沒(méi)用，每件事都追著你跑。你心里抱怨還不解，我明明就提前開(kāi)工了。是啊，但是你從來(lái)沒(méi)有好好把一件事情做完全，沒(méi)做完全的就是沒(méi)完成，永遠(yuǎn)掛在未完事項(xiàng)上。
我的方法：把事情一件一件的做好，今天可以做完的別拖大明天，做完全，然后一件一件丟掉。
TIPS5同時(shí)進(jìn)行，有條不紊
看了上一點(diǎn)的分享，有人肯定會(huì)質(zhì)疑說(shuō)，如果長(zhǎng)時(shí)間的伏案一件事，其實(shí)是一件浪費(fèi)時(shí)間的事情，因?yàn)閹缀鯖](méi)有一件事是完全行事暢通的。中間多少等待的時(shí)間，多少碎片時(shí)間，就被你白白的浪費(fèi)掉，這樣勢(shì)必降低你的工作效率。
沒(méi)錯(cuò)，因?yàn)槟愕膶?shí)際工作中，大片大片完整的時(shí)間，通常都會(huì)被各種瑣事割裂成各種零散的碎片時(shí)間。如果不利用好各種零散的小塊時(shí)間，你的效率勢(shì)必也不高。我第四點(diǎn)所說(shuō)的是，事情已經(jīng)到了通暢無(wú)阻的狀態(tài)了，做完它，不要拖延。舉一個(gè)栗子：比如一到某個(gè)節(jié)點(diǎn)就要在各種監(jiān)管、司法機(jī)構(gòu)做評(píng)議，這是一種零散、無(wú)批示、有節(jié)點(diǎn)和不著急的工作，你今天能做完嗎？可以，那就完成它。
我的方法：小塊的時(shí)間解決小事情，大塊的時(shí)間解決大事情。同時(shí)進(jìn)行，有條不紊。
這里的小事情是指那些可以在短時(shí)間內(nèi)完成的，比如外出的辦業(yè)務(wù)的路上你回復(fù)個(gè)郵件、處理個(gè)公文，或者是擬定了一份公司活動(dòng)方案等等。大事情是指那些你必須騰出很多時(shí)間去處理，且要在特定的產(chǎn)所，具備特定的工作環(huán)境和設(shè)備支持才可以順利進(jìn)行的工作。
同時(shí)進(jìn)行，有條不紊。此在考量你的事情處理平衡能力。如果某天你需要出去辦理三件事1、2、3，三個(gè)地方A/B/C，如何高效的處理完畢，加之外出不可不考量的因素就是浪費(fèi)在路上的時(shí)間，如果是和事業(yè)單位或者機(jī)關(guān)部門有牽連的業(yè)務(wù)，不可避免的就是等候排隊(duì)的時(shí)間，這個(gè)涉及人流密集出現(xiàn)的時(shí)間規(guī)律……在考量了這些因素之后，你就可以做個(gè)簡(jiǎn)單的小計(jì)劃，保證一切行進(jìn)有條不紊。再結(jié)合上文說(shuō)的，充分利用零碎時(shí)間，你可以處理掉更多你想處理的事情，如果沒(méi)什么緊急事，那就小憩一下。這樣同時(shí)進(jìn)行，不僅省時(shí)、省力，還省錢。
【后記】：這篇分享文寫(xiě)的有點(diǎn)條理不清晰，可能我還有著進(jìn)步的空間，尋找更高效的工作方法，不僅可以免掉加班，同時(shí)還能愉快工作。
希望看了此文的你，也有一點(diǎn)點(diǎn)的幫助。
