Excel---“定位條件”的使用

前言

“定位條件”是Excel里面非常實用非常好用但是常常被新手或者初級使用者忽略的一個內容。顧名思義,定位條件是在我們要對表格中某些特殊單元格進行查找或者定位操作的時候使用的。例如說,一張待處理的表格中有很多空值,或者該表格中有很多錯誤值,我們需要選中所有的空值或者錯誤值進行進一步的操作,那么要怎么進行呢?這時候就是“定位條件”該發揮作用的時候啦。我們會結合具體的案例和大家分享“定位條件”的精妙之處。


“定位條件”在哪里

在Excel工具欄中找到“編輯”選項卡,點擊“查找和選擇”在下拉菜單中我們能夠看到“定位條件”。

定位條件.png

點擊“定位條件”,可以看到如下圖所示的對話框:


定位條件.png

“定位條件”的應用(1)---找到空單元格

如下圖所示,假設我們有這樣一張數據,需要把其中所有的空白單元格選中。

選擇空白單元格示范數據.png

我們當然可以按住Ctrl,而后用鼠標單擊各個空白單元格選中。但是這樣無疑是浪費時間而且容易發生錯誤的。這時候我們就要用到“定位條件”的功能了,能夠很快速很輕松的將所有的空白單元格選中。
首先,我們要選中需要操作的數據區域,找到“編輯”選項卡,點擊“查找和選擇”,在下拉菜單中點擊“定位條件”。
然后,從“定位條件”對話框中勾選“空值”,即可將所選數據范圍內空單元格全部選中。

用“定位條件”選擇空值.gif

這里講一個小竅門,我們選中所有的空單元格之后,如果想要給這些空的單元格添加同樣的值,例如說,想要讓這里面所有的空單元格都輸入100,那么要怎么操作呢?其實也很簡單,使用定位條件選中所有的空單元格之后,輸入100,而后按Ctrl+Enter,那么所有的原來的空單元格,就都變成100了。

“定位條件”的應用(2)---僅復制分類匯總的結果

如下圖所示,我們有這樣一張使用了分類匯總的數據,可以通過點擊左側的“+”號或者“-”號來對分類匯總的數據進行展開和折疊。我們想要做到的是僅對分類匯總折疊后的結果進行復制粘貼,粘貼的結果要求呈現的是分類匯總的結果。

分類匯總數據展示.gif

如果直接對分類匯總的數據進行復制,而后直接粘貼的話,會得到完整的展開后的數據,顯然不是我們想要的折疊后的匯總數據,請看下圖:

直接復制粘貼.gif

那么如何對匯總數據進行復制粘貼,而后還要得到匯總數據呢?這時候就要用到“定位條件”功能了。
首先選中想要在粘貼后依舊顯示的數據區域;
其次找到“編輯”選項卡,點擊“查找和選擇”,在下拉菜單中點擊“定位條件”。
再次在“定位條件”對話框中勾選“可見單元格”。
然后,我們回到選中的數據區域,用Ctrl+C復制,在空白區域Ctrl+V粘貼。
這時候我們能看到,此時粘貼出來的就是我們想要的分類匯總的結果,而不是包含數據行明細的數據了。

“定位條件”的應用(3)---選中錯誤單元格

我們在平常工作的過程中,會發現工作表中常常會有一些錯誤的單元格,這些因為公式而引起的錯誤單元格,會影響我們的計算,所以我們在進行數據處理操作的時候常常需要刪除這些錯誤數據或者替換這些錯誤數據。如圖所示,#VALUE!的部分都是錯誤的數據:

錯誤數據.png

那么怎么樣才能快速將這些錯誤數據都選中呢?這時候我們需要用到“定位條件”。
首先選中需要選中需要進行數據處理的單元格區域。
其次,找到“編輯”選項卡,點擊“查找和選擇”,在下拉菜單中點擊“定位條件”。
再次,在定位條件對話框中,勾選“公式”,而后取消勾選“數字”、“文本”、“邏輯值”,僅保持勾選“錯誤”。
然后我們就能看到所有的由公式引起的錯誤單元格就都被選中了,為了看起來更清楚,我給它們加了藍色的底色。
最后,因為這些錯誤單元格影響了我們后續的操作,所以在“編輯”選項卡中,單擊“清除”下拉列表,選擇“清除內容”,到此時所有的公式錯誤值就都被清除了。

使用定位條件選中錯誤單元格

“定位條件”的應用(4)---找到行內容的區別

我們現在有A和B兩列數據,這兩列數據對應行乍一看是一樣的(如圖),但是我們得到確切消息,這兩列數據并不完全一致,那么怎么快速將不一樣的數據找出來呢?我們這里需要應用“定位條件”。

A和B兩列數據.png

首先,選中A和B兩列數據
其次,在“編輯”選項卡中,單擊“查找和選擇”的下拉菜單,找到“定位條件”點擊打開對話框。勾選“行內容差異單元格”,就可以看到一行中不一樣的單元格被選中。

定位條件的使用-行內容的區別.gif
特別值得注意的是,這里所說的“行內容差異單元格”(包含僅數據與公式產生數據的區別)。所以,我們可以看到這里面有幾個單元格,盡管看起來值是一樣的,但是仍然被定位為不同。
數據值以及由公式產生的數據值被認為不同.png

結語

我們這里總結了三種定位條件使用的場景,但是從定位條件的對話框中就能看到,定位條件能夠應用的場景還有很多,這需要我們在日常工作過程中多多總結,讓我們的Excel技能越來越強大。


定位條件.png
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