在微博中提到效率手冊時，常常有朋友問我是如何使用的。分享是美德，正好趁早團隊成立研究所，將效率手冊的使用方法作為課題來研究，我就按照趁早研究所提出的格式，分享我在效率手冊使用過程中的一些思路和心得，希望能給使用效率手冊的朋友們一些啟發和幫助。我們共同探討，深入挖掘效率手冊的使用價值！
一、研究員資料
Lucia，女，80后85前。機關公務員，忙碌于繁瑣的會務工作；三歲小女孩的媽媽，有巨蟹座的顧家特質，但又自私地保留了屬于自己的時間，希望能在經營好家庭的同時不斷提升自我，在人生路上常常遇到「更好的自己」。
二、相遇相認
2013年初，朋友產后塑身，在豆瓣上看到「和瀟灑姐健身100天」的圖片，強烈推薦并結伴努力。我們順藤摸瓜，找到瀟灑姐的微博，再找到趁早小店。朋友買了瀟灑姐的書，也買了效率手冊送給我們作為禮物。我非常認同瀟灑姐的生活態度和思維方式，從此開始使用效率手冊并關注趁早的一路成長。
三、自成一統
時間管理的GTD理論中關于總體檢視工作，有“六層次法”，像飛機起飛的過程：
跑道——目前的行動；
一萬英尺——當前的項目；
兩萬英尺——關注和責任范圍；
三萬英尺——1-2年的目標；
四萬英尺——3-5年的展望；
五萬英尺——人生。
這是個從微觀到宏觀的檢視過程，而我使用效率手冊的思路，則是從宏觀到微觀——
·首先確定人生夢想，為自己樹立一座燈塔；
·循著燈塔的光亮，確定今年要做些什么才能朝著那個方向前進；
·將今年的任務拆分到每個月，再結合季節性的日常活動，確定每個月的重要事項；
·每個月有四個星期，將每月計劃和最新接到的任務拆分到每一周，這一周便有了方向；
·最后，水到渠成，每天需要做什么，已了然于胸。
按照這個思路，我在使用效率手冊時，就是從「一生的計劃」開始，然后是每年計劃、每月計劃、每周計劃、每日計劃。
接下來，我以正在使用的2014效率手冊薄本為例，分享我的使用方法和心得。
一生的計劃
今年流行一句話——夢想一定要有，萬一實現了呢？我深感認同。就算不能實現，夢想也一定要有，因為夢想就是黑暗中的燈塔，為人生旅程提示航向。有夢想的人是幸福的，不管遇到多少岔路，總能知道前行的方向所在，明白自己將要走向何處。
趁早效率手冊的最后，設置了「一生的計劃」，瀟灑姐將建立在她電腦里的這份文檔分享給趁早效率手冊的使用者，引導大家一邊填寫，一邊思考自己一生的計劃。
我雖然從2013年開始使用效率手冊，卻是今年才真正認識到夢想的重要性，認真思考自己一生的計劃。在填寫2014效率手冊中「一生的計劃」時，我將時間段定為了十年，記下了自己的「十年目標」。
填寫好效率手冊上的目標后，我又制作了一張未來年表，進一步細化夢想的各個組成部分，將之分為健康&外形、知識&技能、見識&修養、社會&工作、家庭&生活和財富6個部分。給每個年度安排了一列，以便記錄靠近夢想的進度。
這份未來年表是參照《記事本圓夢計劃》一書的介紹，根據我的具體情況設計的，貼在效率手冊「一生的計劃」頁面，不時翻看，常記夢想，不忘初心。
這張表將會在未來十年一直伴隨著我，提醒我努力的方向。粘貼用的膠帶可以反復粘貼，是很好的輔助工具，有很多種用法，后面分享輔助工具時會講到。
每年計劃
填寫好「一生的計劃」，再由此制定好未來年表后，每一年的計劃就呼之欲出了。
效率手冊中有一頁供我們填寫愿望清單，打開效率手冊時經常能看到這份清單，方便我們檢視還有哪些愿望仍然停留在愿望層面，督促自己馬上行動。
在每個愿望的后面，我都留下了空間，年末總結時，會以畫星星的方式評價愿望的實現程度，未實現而又依然想實現的愿望，寫入下一年的愿望清單，并提醒自己，已經擱置了一年哦！
在一年的時間里，會完成很多計劃外的事項，產生一些并未列入愿望清單的收獲，所以我的年終盤點，并非僅僅檢視計劃完成情況，而是全面回顧這一年的情況，以思維導圖的方式呈現。
今年還有兩個月，這份年終盤點的思維導圖尚不完善，有新的內容可以隨時更新。（又見可多次使用的膠帶君~~）
效率手冊中的年歷，我主要用來做旅行規劃。新的一年法定假日的放假安排一公布，就可以用不同顏色的筆標出放假的時間段，結合周末和年假，規劃本年度的旅行安排。
以年為單位的規劃項目，效率手冊還安排了體重管理坐標軸，可以記錄12個月的體重變化情況。以前我不太重視這部分，年初體重暴增被同事笑話，受刺激后決心認真管理體重，辦健身卡、請私教、制定100天減肥計劃，終于慢慢接近理想體重。
羞澀地秀一下我的體重管理坐標軸，初始數據很恐怖，不許嘲笑我！
以前看瀟灑姐秀的坐標軸，一路朝下，我自己的卻是曲折起伏，太有挫敗感了，嗚嗚嗚~
7月28日我開始了100天減肥計劃，嚴格實施詳盡的計劃，終于有所起色，實現了一路向下的體重曲線，對「將體重作為一個項目來管理」頗有感觸，印證了用項目管理的思維來生活效果顯著。
每月計劃
最初使用趁早效率手冊時，讓我眼前一亮的就是這頁月度計劃表單了。
列出每個月最重要的事，分別制定理財、學習、出行和健身計劃，完成了這張表單，對這個月的重要事項便有了大致的把握。
理財計劃這部分可能比較適合學生或職場新人，財務狀況比較簡單，這幾行就夠用了。成立家庭特別是有了孩子以后，財務狀況會復雜很多（我是用隨手記APP來管理家庭財務的）。
這個設計有利于引導用戶重視理財，早作準備，也是趁早精神的一部分。
學習計劃中的資格證書和學會的技能，我用得比較少，在今年的建議中也提出了修改意見。讀書計劃我用來確定閱讀主題，然后搜羅書單，開展密集的專題閱讀。
每月的月歷表，我用來記錄已經確定時間地點的事項，也就是GTD理論中的「圣地」理念。
這個月歷表看起來有些空，因為現階段我主要任務還是籌備和協助，確定的日程并不算多。
對于我來說，在月歷表中僅僅記錄已經確定的事項，好處有兩點：
1.有新的預約時，直接翻開這張表，一眼看上去就會知道哪個時間段有空。小時候看電視，職場麗人一手拿電話一手拿筆記本，瞟兩眼就定下時間，干爽利落。若是在月歷表上寫了太多未定的計劃事項，看半天才能確定哪個時間段可用，效果就大打折扣了。
2.我的工作任務中有一項是整理每月大事記，搜集各方面資料整理完后，再核對一遍日歷表，也是查漏補缺的一個步驟。
旁邊的Special Memo，我用來作任務收集器，根據日歷表的填寫情況，記下這個月需要完成的任務，起到提醒和備忘的作用。
每周計劃
我在工作中發現，有一些事情，并沒有要求一定要在某天完成，只要在那一周內解決就OK了。但是效率手冊中沒有設計周計劃的頁面，如果全都寫在星期一，星期一的計劃就沒空間寫了。
于是，我將周計劃寫在星期天，一般周日需要記錄的內容不多。在寫周計劃時，我分別列出工作和生活兩部分的計劃，工作計劃必須完成，生活計劃有的可以順延。
每周計劃與每日計劃的一個重要區別是，每周計劃列出的是項目，而每日計劃列出的是下一步行動。
比如，每周計劃中我只需要列出「調研座談會」，接下來那一周中的每日計劃，我需要列出的則是諸如發函、落實名單、收集匯報材料等具體的操作步驟，將這些記在效率手冊上，減輕大腦負擔。
如果不占用周日的空間，可以用便利貼記下每周計劃，隨著每一天的推進貼在不同位置。趁早小店推出的趁早表單系列中，有每周目標，也是可以N次貼的，這是對效率手冊很好的補充。
每日計劃
啦啦啦，一番啰嗦后，終于寫到了效率手冊中占最大比例的每日計劃部分了！先按照趁早研究所的要求，分享「最能代表我使用痕跡」的兩頁：
我的效率手冊頁面比較樸素，只有藍色和黑色。內容則五花八門，除了已定安排、計劃完成的任務外，還有一些小心情、小收獲，聽到或看到的好句子也會記錄在手冊上，事后翻看時常常會引起很多回憶。大概就是因為這些，一本本的效率手冊，便構成了我們豐富的人生。
已經確定的安排
在給2015效率手冊的建議郵件中，我提出設置Must方框，開辟專門空間記錄已經確定了時間地點的安排，比如會議活動、預約等等，使其能夠一目了然，不會淹沒在N多未定的計劃和想法中。使用2014效率手冊時，我是將每天前三行用來記錄已定安排。
記下已定安排，就可以按照這個deadline來規劃準備工作，倒逼前幾天的計劃。
另外，生活中常遇到一些有時間間隔的事件，比如今年女兒剛上幼兒園，5月7日去幼兒園辦理入園手續時得知5月16日前交體檢報告，7月2日下午開家長會，8月下旬老師家訪，8月30日下午親子活動，9月2日正式入學。
這些活動有具體時間，但又有所間隔，分別記在效率手冊上，就不用老是惦記著。日子一天一天過，效率手冊一天一天翻，翻到那一天，就知道有這個安排，提前做好準備，輕松自如，從容不迫。
計劃要做的事
每天的計劃，分為兩個部分：
第一部分是必須完成的，是由已經確定的安排倒逼而來的準備工作，完成這些計劃，才能確保已經確定的安排順利進行。比如10日要開會，那么就要按照時間節點準備會議的各種材料及會務工作；20日要迎接老師的家訪，那么就要提前做好家訪前的準備，比如需要提交的資料、想讓老師知曉的信息、孩子的心理建設以及打掃衛生等瑣事。
第二部分是想要完成的，源自未來年表、愿望清單、本月計劃等等，做好這些，可以讓自己走上通向美好未來的道路。比如寫一篇文章，讀一本書，拆分一個項目，實施某個計劃……
每天的計劃，都是重要的事。第一部分，是重要且緊急的事，這部分構成了我們的現在；第二部分，是重要不緊急的事，這部分指向我們的未來。
再次強調，寫在每日計劃中的，一定要是下一步，是具體的動作，由年計劃、月計劃、周計劃中的項目拆解而來。這樣才能降低實施的難度，避免拖延。
經驗教訓和感悟
在「筆記方法」的主題閱讀中，有筆記達人建議在手帳中設置「每日學習」和「每日反省」欄目，記下值得學習以及需要反省的內容。日積月累，收獲豐富。
曾經看到過一句話，非常認同——
人的一生取決于讀過的書和遇到過的人，你很可能因為遇到某一個人，讀到某一本書，認識到某些事實，而change your life。
每一天，都有可能遇到change your life的人或事，也有可能因為忽略了這些人和事，而錯過改變人生的這次機遇。在發生之前，我們一無所知。記錄下那些轉瞬即逝的感悟，就像用在腦子里刻下了一道印記，相同的印記刻多了，改變自然會發生。
效率手冊的篇幅有限，不能每天設置這兩個欄目，但這并不妨礙我們找到空間寫下這些感悟。或許零碎，或許淺顯，但每一天每一天的累積，便是我們的人生。
情緒宣泄
《遇見未知的自己》等很多書中，都提到了讓自己心情平和的方法，首先便是接納自己的情緒。情緒的波動不可避免，讓我們痛苦的往往不是情緒本身，而是對情緒的抗拒。
我用效率手冊來接納自己的情緒，特別是負面情緒。心里堵得慌時，在效率手冊上寫下這些情緒，慢慢地就能平靜下來。特別是學了一些簡筆畫后，簡單地畫上幾筆，隨著畫面漸漸呈現，我的情緒似乎也都宣泄出來了，恢復了內心的平和。治愈系啊！
金句摘抄
效率手冊的一大特色是附贈了瀟灑姐的很多金句，我很喜歡的這兩條，是我的「三觀」的重要構成部分——
長期的優先級的區別造成了人與人的區別，時間用在哪里，是看得見的。
真正的人脈是：用最大化的平臺和機會，讓大家知道并信任你的人品和能力。然后在機會來臨時，能夠第一個想到你，打電話給你。在彼此需要幫助時，欣然的用各自的強項互相幫助。
在閱讀或者平日與別人交往時，我也常常會聽到一些金句，咀嚼回味覺得很有道理，便記在效率手冊上，每看一次，都會有所感悟。
————————————
以上，就是我從夢想出發，將美好的未來拆分到每一年、每一月、每一周，直至每一天。如此，我知道自己每一天在向著哪里努力，「美好的未來正在發生」便可成為現實！
PS.效率手冊是人生管理的一種工具，每個人都有自己的使用方式，我的思路和用法基于自己的思維方式和偏好，僅供大家參考，歡迎批評指正。
下篇，我將會分享輔助工具和蝴蝶效應，敬請期待~~~
