標準化流程做好之後，我們稱之為「固化」，就是把腦海當中想的、嘴巴講的、資料上面的，集中整理成一份固定的資料，但是這個資料并不是最好的，也不是最完整的，因此還是要經過不斷的修正與完善，而這個修正與完善的過程稱之為「優化」。

「優化」，簡單的說就是朝更好的方向去改變的意思。

進行「優化」，有八個方法，稱之為「優化八法」。

一、增加：

增一個流程、增加一個項目，或是增加一個工具、增加一個方法。舉例來說，假設提案有五個流程，那麼在這五個流程前面再加一個流程，叫做「提案前準備」，這就是所謂的增加。

二、刪去：

因為人員的改變，或者是工作工具的改變，有些流程或動作，變成是多余的，就可以將它「刪去」，以節省時間并簡化流程。

三、增量：

在時間、人員、經費、場地等等資源上面，增加數量，使整個工作流程有更豐富的資源可供運用。

四、減量：

資源永遠是有限的，有些地方增量了，那麼有些地方就要減量，否則流程就會變得過分的臃腫肥大。流程不是越豐富越好，而是剛剛好才是最好。

五、分割：

一個流程里面的內容太多，或者是有兩個重要的子題，容易產生糾葛與混淆的麻煩，那麼就要將它分割成兩個流程，使主題明顯清晰、易於了解。

六、合并：

性質相同或雷同的東西，則予以合并，以收「一目了然」的效果，同時可以節省空間及資源。比如說兩張圖并成一張圖、兩個動作并成一個動作、兩個部門并成一個部門、兩個流程并成一個流程。

七、調換：

前後、上下或時間的順序予以調換，以方便流程的運作并有效地提高效率。

八、替換：

用新的工具替換舊的工具、用新的軟體替換舊的軟體、用新的方法替換舊的方法。

建構標準化的過程，也是一個「持續改善」、「持續優化」的過程。

先求有，再求好；

好，還要更好；

沒有最好，只有更好。