我們著手做一件事情、或者工作,除了要確定這件事情或工作的意義之外,有了行動的動力之后,具體該怎么去做呢?
先問大家一個問題,你們知道怎樣把大象裝進冰箱嗎?
很簡單,就三步:第一步,打開冰箱門;第二步,把大象裝進去;第三步,關上冰箱門。我認為做任何事都可以分步去做,就像把大象裝進冰箱一樣。
比如籌備一場大型會議也可分為三步:第一步,打開冰箱門——制定方案;第二步,把大象裝進去——開展工作;第三步,關上冰箱門——總結提高。
制定方案。為什么要制定方案,艾森豪威爾大家知道吧,他每次作戰之前都要制訂詳細的作戰方案,但是在作戰的過程中并不是完全按照方案來的打的,有人不明白,就問艾森豪威爾,戰場是瞬息萬變的,不可能完全按照事先的方案來作戰,既然不能按照計劃方案來作戰,何必還要浪費時間和精力去制定一份用不上的方案呢?艾森豪威爾是如何回答呢?艾森豪威爾說,制定的方案雖然大部分用不上,但至少可以使我不會遺漏掉什么。是呀,我們制定方案是為了保證工作時不重項、不漏項,避免做重復事、做冤枉事。
制訂方案也可以分成一二三幾個步驟去做,如:確定事項,如何去做,哪些人負責,日程安排,方案匯總等步驟。如果這里面的事情復雜,還可以細分下去,直到分不下去為止。
第二步是開展工作,這里也一樣可以分成幾個步驟去完成。如:會前準備、會中協調、會后收場等步驟。
最后還要做好總結提高,哪些地方做得比較好,哪些地方做得不夠,都要總結出來,這樣今后就可以做得更好。
以上只是舉一個例子,當然實際情況要具體分析,具體選擇,這個步驟也不是千篇一律的。
這樣精確地分步安排工作有什么好處呢?一個最大的好處就是,這件做成功之后是可復制的。
這方面做得最好的是德國人,他們連做菜都列出一個具體的單子,什么樣的步驟,各種材料的重量(精確到克),火候的大小,烹調的時間等等,都會有一個精確刻度的表述。
不像我們中國人做菜,材料的重量是這樣描述的:鹽適量,醬油少許,大蒜若干,油溫八九成熱等等,這些靠個人感覺的詞匯充斥做菜過程中。
這樣方法做菜,缺點就是不穩定,只能憑個人的經驗,最大的缺點就是不可復制。因此,我們能夠看到肯德基能夠開世界連鎖,而中餐開連鎖就很難了。
這樣精確地分步做事或工作,還有一個好處就是整個流程可控制。因為一件事情或工作分成若干步驟后,在做計劃是要做好應急預案,一旦哪個環節或者步驟出現了問題,可以及時發現,及時處理,不會影響其他的環節和步驟按計劃進行。
為了我們的工作更輕松、順暢,讓我們都來使用“大象工作法”吧!