什么效率軟件都不用,你怎么還沒被辭退?

效率即顏值

說在前面


這篇文章是我一年多的私藏,今天吐血整理一下分享出來。

我希望工作完成的能多快就多快,這樣就可以省下時間來慢慢生活,畢竟我們是為了更好的生活而工作,不要本末倒置。

但是,依然有很多人每天進行著極不效率的操作,往往幾秒鐘就能搞定的,來回操作花去好幾分鐘,這才導致了加班。

所以這個系列

我會把效率工作軟件分成三篇文章寫:Windows 端,手機端和 Wed 端。由于篇幅過長,這篇文章重點分享第一部分:Windows 端,下面進入正題。

第一部分:效率提升類軟件

工具重要,思路同樣重要

1、截圖+標注+貼圖神器:Snipaste

  • 基本操作:F1 啟動軟件,F3將色值或截圖貼在屏幕上

為什么要用截圖軟件?我用微信截圖行不行?

還真不行,三點原因:

第一 Snipaste 截圖質量很高,不像微信,截圖一放大跟馬賽克一樣,好好的一張圖,打了碼就顯得很...你懂吧,所以高清很有必要;

用Snipaste在word上截圖

第二截圖完可以對圖片進行處理,比如我想畫個重點,比如有些內容不想給別人看,比如我要加一些文字注解,這些微信都做不到;

圖片標注功能強大

第三將光標移至圖像上,按 C 可以復制色值并貼在屏幕上,設計獅們可能要尖叫,因為這省下的可不止幾十秒的時間。操作如圖:

從此再也不加班!

在工作中溝通很多時候都會用到 Snipaste ,當你要表達想法時,不需要再用圖片 + 語音的方式,而是直接發一張圖。

節省別人的時間就是最大的慈悲。

2、文件搜索神器:Listary

  • 基本操作:雙擊 Ctrl,輸入關鍵詞

使用頻率最高的一個軟件,自從有了它,再也不用一個一個文件夾翻東西。

當你要打開文件夾時:雙擊 Ctrl +文件名

打開桌面輪播

當你要使用程序時:雙擊 Ctrl +程序名

打開微信

你還可以把常用的文件夾地址收藏:在文件夾空白處雙擊左鍵收藏

收藏文件夾地址

還有什么理由不用它?

3、文件預覽工具:Seer

  • 基本操作:點擊文件,點擊空格鍵預覽,再次點擊空格鍵退出。

預覽干嘛?我直接打開圖片不就得了...你說的很對,但是PDF你也要打開閱讀器再看嗎?PSD 文件你也要啟動 Ps 再看?

打開 PDF 文件試試:

速度驚人!

打開 PSD 文件試試:

不會Ps的開心壞了!

是不是愛上空格了?設計獅們迎來第二波高潮....

4、支持復制多條剪切板:Ditto

  • 基本操作:Ctrl + `(就是數字 1 左邊的鍵),將剪切板拖至桌面還可以直接生成文本文件。

相當于 ios 版的Pin。在需要復制多條信息時非常好用,而且還支持搜索剪切板。

復制多條文字

如果你想我一樣在工作中需要經常碼字,你就知道多個剪切板有多好用了!不然還要來回切換頁面,費事更費眼睛....(額,眼睛真的疼)

第二部分:文字記錄類

收集只是第一步

1、Windows 端最好用的 Markdown 寫作軟件:Typora

  • 什么是 Markdown ?

說簡單點就是能讓你沉浸式的寫作,不需要為了加粗、斜體這些操作而動用鼠標。值得一提的是,Markdown 格式的文件可以復制在任何支持 html 的網頁,包括微信公眾平臺和微博頭條文章之類的。

用它寫作到底有多爽?

界面清新到連 Logo 都沒有

用簡單的代碼就能完成加粗斜體代碼高亮和引用等日常書寫能用到的格式,讓寫作過程異常的流暢。(這篇文章就是用 Typora 寫的)

除了以上的優點,從動圖里我們還可以發現,它實現了“ 所見即所得 ”的書寫體驗,不需要一鍵切換文本格式,這也是我推薦 Typora 最重要的原因。

2、知名但很少有人能用好的信息收集軟件:Evernote

為什么這樣說呢?稍有辦公常識的人都知道 Evernote(即印象筆記),滿心歡喜的下載,卻不知道拿來干嘛,遂數天后卸載。

為什么會這樣的?明明大家都說是信息收集神器啊...

根源在于你本身就沒有在做實際的事啊!比如你只是把信息復制粘貼在 Evernote 里,并沒有進行內化,更沒有分享,所以好的內容只是躺在那里而已,沒有任何價值。

所以,收集信息只是第一步,重點是你怎么對待你的信息。我用 Evernote 一開始也很茫然,用了一年多才開竅,下面分享一些我的經驗:

  • 筆記本合并成筆記本組
  • 筆記本組以“ 字母 + 標題 ”的形式命名
  • 信息收集放在日常,每天用一個固定的時間段來處理你的信息
  • 分享你的信息

說說第三條,什么叫“ 用固定時間處理信息 ”:

我們的信息來自四面八方,頻繁的查看閱讀會吃掉你的大量時間,自己算一算就知道多可怕,所以平時我只是把想看的東西放進 Evernote 而并不閱讀,在晚上下班后抽出一小時,將白天收集的信息集中處理,再在周末想辦法分享出去。

各項分組
標簽,分組

內化和分享才是使用的核心目標,而并不是收集。

第三部分:任務處理類

方法論也很重要

1、桌面整理工具:獵豹輕桌面

What ?桌面整理?和任務處理有啥關系!

重點在于如何整理。

我習慣這樣整理桌面

上圖,新建 4 個桌面文件框,將文件分別放置在計劃完成正在完成已完成常用文件

這樣的好處是可以很清楚的知道工作安排和任務的進程,桌面整潔且合理。

2、結構化思維必備:Xmind

為什么要結構化思維:符合大腦的思維習慣,對工作有較全面的分析,避免出現遺漏,避免拖沓。

界面好看,功能豐富

在這篇文章動手寫之前,我就已經把內容框架用 Xmind 列出來,這樣一來我只需要沿著導圖的順序寫就好了,完全不需要再寫作過程中在思考。

第四部分:清潔處理類

讓電腦速度飛起來

如果你的電腦裝了某某管家,還外帶一個全家桶套裝,再加上長期不清理,電腦卡的要死,請問你怎么做到高效?

下面我推薦 3 個軟件:

  • 360 Total Security
  • CCleaner
  • Rove Uninstaller Pro

沒錯,第一個就是360,只不過是給外國人用的(國際版)。非常良心,體積很小沒有臃腫的管家功能和廣告彈窗,界面清爽,主題可以自選。

良心產品

第二個 CCleaner 同樣是體積非常小,但是清理效果異常強大,我每天都清理一遍還是會清理出幾乎 1G 的垃圾。

使用完之后就像洗了個熱水澡,爽得要死。

強推!強推!

第三個是卸載軟件用的。為什么不用系統的?因為卸載不徹底啊,還是會有很多殘留的垃圾,重點是!!總是提示上一個程序還沒卸載完...泥煤的!所以我一般都用 Rove Uninstaller Pro 卸載程序。

強力卸載太爽啦

值得一提的是:你的電腦不需要安裝任何殺毒軟件,微軟自帶的Windows Defender 足以抵擋 99% 的可疑病毒。我的電腦已經裸奔了快 5 年,所以請相信我,不要殺毒軟件。

第五部分:想法顯性類

讓你的想法更易讓人接受

每當你想要表達自己想法時,圖片永遠比語言更能讓人接受。如果必須要用視頻才能說清楚,那么請選擇 Gif。

推薦兩個錄屏軟件:

  • 電腦錄屏:GifCam
  • 手機錄屏:蘋果錄屏大師(安卓比較簡單,自行百度)

GifCam 用起來非常簡單,手動調節“ 框 ”的大小,放在需要錄制的區域,就可以開始錄制了,完成后點擊 Save ,則輸出 Gif 圖。

小身材大能耐!

蘋果錄屏大師可以讓你在手機上的操作被更多人看到,對于表達想法實在是神器般的存在。

  • 操作方式:在手機屏幕任意處上劃,開啟Airplay 鏡像,就可以把手機投射在屏幕上了,點擊錄制 —— 保存就OK了。
打開 Airplay,鏈接電腦
直接輸出視頻,表達更直觀!

下次再有想法別再發一大堆語音 + 圖片了號嗎?

工具說完了,談談思路


采銅在《精進》里提出一般任務分解的三明治模型:

一個基本的任務可以分為三個區間:操作性動作區間,支持性思考區間,核心性思考區間。

說人話就是:當你接到一項工作時,首先要將任務分層,其次集中全部精力去處理核心性思考區間的工作,在這期間,你需要保證極端的全神貫注,并且不受任何外界因素打擾。等完成了核心,這項工作也就完成大半了;剩下的就是簡單的思考 + 執行,即支持性思考區間;最后在完成無需或少量思考的純體力工作,即操作性動作區間

舉個例子

比如我要寫一篇文章,那么核心性思考區間就是我要寫什么主題,它的受眾面是否很廣,需要哪些理論支持,基本內容架是什么,完成以后適合在那些平臺發布。

你看,當你把這些東西都放在導圖里,文章基本就算完成了,剩下的就是執行層的操作。

Xmind

完成了核心的部分,接下來我要想文章的排版,如何讓文章易讀性更高,如何引導讀者的思路,這部分就屬于支持行操作區間;最后我需要解釋說明文章的配圖搜索,演示Gif的制作等等這些都是操作性支持區間

我是總結


上面這些效率軟件,大家根據工作性質的不同自行選擇,不一定要每個都用,重點是三種區間的工作一定要分開來做,選擇合適的時間端,運用相應的效率軟件,同時也要配合身體情緒等因素,才能將效率發揮到最大化。

最后說一句,祝大家永遠不加班。

下期預告

下次我們聊聊有哪些神一樣的網站,能讓你的工作快到飛起,可好?但請你先提前下好 Chrome 瀏覽器,我教你把它玩出花兒來~

再賤!!

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