項目采購管理包括從項目團隊外部采購或獲得所需產品、服務或成果的各個過程。

包括合同管理和變更控制過程。

1、規劃采購管理

2、實施采購

3、控制采購

4、結束采購

項目采購管理過程圍繞包括合同在內的協議來進行，協議是買賣雙方之間的法律文件。

簽訂產品或服務協議，是分配風險管理責任或分擔潛在風險的一種方法。

單項合同的生命周期可在項目生命周期中的任何階段結束。

合同條款和條件成為賣方許多管理條件的關鍵輸入。

1、規劃采購管理（記錄項目采購決策、明確采購方法、識別潛在賣方的過程。）

確定是否需要外部支持。

項目進度計劃對規劃采購管理過程的采購策略制定有重要影響。

輸入：

1）項目管理計劃（描述了項目的需要、合理性、需求和當前邊界）

項目范圍說明書、WBS、WBS詞典（都是范圍基準中的）

2）需求文件

與采購規劃有關的、關于項目需求的重要信息；

帶有合同的法律含義的需求；

3）風險登記冊

4）活動資源需求

5）項目進度計劃

6）活動成本估算

7）干系人登記冊

8）事業環境因素

9）組織過程資產

合同分類：總價類和成本補償類合同，第三種是常用的混合類，即工料合同。

總價類：

(1)固定總價合同（FFP，買方喜歡）

（2）總價加激勵費用合同（FPIF）

（3）總價加經濟價格調整合同（以事先確定的方式對合同價格進行最終調整）

成本補償合同（此類合同向賣方支付為完成工作而發生的全部合法實際成本（可報銷 成本），外加一筆費用作為賣方的利潤）

（1）成本加固定費用合同

（2）成本加激勵費用合同

（3）成本加獎勵費用合同

如果工作范圍在開始時無法準確定義，而需要在以后調整，或者，如果項目工作 存在較高的風險，就可以采用成本補償合同。

工料合同（ T&M）。工料合同是兼具成本補償合同和總價合同的某些特點的混合型合 同。在不能很快編寫出準確工作說明書的情況下，經常使用工料合同來增加人員、聘 請專家和尋求其他外部支持。這類合同與成本補償合同的相似之處在于，它們都是開口合同，合同價因成本增加而變化。

工具和技術：

1）自制或外購分析（應考慮直接成本和間接成本）

在進行外購分析時，也要考慮可用的合同類型，采用何種合同類型，取決于想要如何在買賣雙方間分擔風險。

2）專家判斷

3）市場調研

4）會議

輸出：

1）采購管理計劃

說明項目團隊將如何從執行組織外部獲取貨物和服務，以及如何管理從編制采購文件到合同收尾的各個采購過程。

包括：擬采用的合同類型、標準化的采購文件（如果需要）等等

2）采購工作說明書

依據項目范圍基準，為每次采購編制工作說明書，對將要包含在相關合同中的那一部分項目范圍進行定義。

在采購過程中，應根據需要對采購SOW進行修訂和改進，直到成為所簽協議的一部分。

3）采購文件（用于征求潛在賣方的建議書）

采購文件的復雜和詳細程度應與采購的價值和風險水平相一致。

4）供方選擇標準（供方選擇標準通常是采購文件的一部分。制定這些標準是為了對賣方建議書進行評級或打分。標準可以是客觀或主觀的。）

可能的供方選擇標準：

對需求的理解、總成本或生命周期成本、技術能力、風險、管理辦法、技術方案、擔保、財務實力、生產能力和興趣、企業規模和類型、賣方以往的業績、證明文件、知識產權、所有權

5）自制或外購決策（決定自制，那么可能要在采購計劃中規定組織內部的流程和協議。如果決定外購，那么要在采購計劃中規定與產品或服務供應商簽訂協議的流程。）

6）變更請求（規劃采購期間的其他決策，也可能導致變更請求）

7）項目文件更新

需求文件、風險登記冊、需求跟蹤矩陣

2、實施采購

獲取賣方應答、選擇賣方并授權合同的過程。

在實施采購中，項目團隊將會收到投標書或建議書，并根據事先擬定好的選擇標準，選擇一個或多個有資格履行工作且可接受的賣方。

輸入：

1）采購管理計劃

2）采購文件

3）供方選擇標準

4）賣方建議書

5）項目文件

6）自制或外購決策

7）采購工作說明書（采購工作說明書規定了明確的工作目標、項目需求和所需結果，供應商們可據此做出量化應答。采購工作說明書是采購過程中的一個關鍵要素，可以根據需要進行修改，直至達成最終協議。）

8）組織過程資產

工具和技術：

1）投標人會議（投標人會議（又稱承包商會議、供貨商會議或投標前會議）就是在投標書或建議書提交之前，在買方和所有潛在賣方之間召開的會議。會議的目的是保證所有潛在賣方對采購要求都有清楚且一致的理解，保證沒有任何投標人會得到特別優待。）

2）建議書評價技術

3）獨立估算（如果兩者之間存在明顯差異，則可能表明采購工作說明書存在缺陷或不明確，以及/或者潛在賣方誤解了或未能完全響應采購工作說明書。）

4）專家判斷

5） 廣告（擴充現有的潛在客戶名單）

6）分析技術

分析技術有助于組織了解供應商提供最終成果的能力，確定符合預算要求的采購成本，以及避免因變更而造成成本超支，從而確保需求能夠并得以滿足。通過審查供應商以往的表現，項目團隊可以發現風險較多、需要密切監督的領域，以確保項目的成功。

7）采購談判

采購談判是指在合同簽署之前，對合同的結構、要求及其他條款加以澄清，以取得一致意見。

輸出：

1）選定的賣方

2）協議（協議也可稱做諒解、合同、分包合同或訂購單。對雙方具有約束力的法律協議，是一種可訴諸法院的法律關系。）

3）資源日歷

4）變更請求

5）項目管理計劃更新

6）項目文件更新

3、控制采購

控制采購是管理采購關系、監督合同執行情況，并根據需要實施變更和采取糾正措施的過程。

本過程的主要作用是， 確保買賣雙方履行法律協議，滿足采購需求。對于有多個供應商的較大項目，合同管理的一個重要方面就是管理各個供應商之間的界面。

在控制采購過程中，需要把適當的項目管理過程應用于合同關系，并把這些過程的輸出整合進項目的整體管理中。如果項目有多個賣方，涉及多個產品、服務或成果，這種整合就經常需要在多個層次上進行。需要應用的項目管理過程包括（但不限于）：

（1）指導與管理項目工作。授權賣方在適當時間開始工作。

（2）控制質量。 檢查和核實賣方產品是否符合要求。

（3）實施整體變更控制。確保合理審批變更，以及干系人員都了解變更的情況。

（4）控制風險。確保減輕風險。支付金額要與已完成工作緊密聯系起來。

隨時對協議進行修改。這種修改通常都要書面記錄下來。

輸入：

1）項目管理計劃

2）采購文件

3）協議

4）批準的變更請求

5）工作績效報告（技術文檔、工作績效信息（賣方的））

6）工作績效數據

工具和技術：

1）合同變更控制系統

合同變更控制系統應當與整體變更控制系統整合起來。

2）采購績效審查（依據合同來審查賣方在規定的成本和進度內完成項目范圍和達到質量要求的情況，可能是項目狀態審查的一個部分。）

3）檢查與審計

4）報告績效

根據協議要求，評估賣方提供的工作績效數據和工作績效報告，形成工作績效信息，并向管理層報告。5）支付系統

先由被授權的項目團隊成員證明賣方的工作令人滿意，再通過買方的應付賬款系統向賣方付款。

6）索賠管理（如果買賣雙方不能就變更補償達成一致意見，甚至對變更是否已經發生都存在分歧，那么被請求的變更就成為有爭議的變更或潛在的推定變更。有爭議的變更也稱為索賠、爭議或訴求。）

7）記錄管理系統（項目經理采用記錄管理系統來管理合同、采購文檔和相關記錄。）

輸出：

1）工作績效信息

工作績效信息為發現當前或潛在問題提供依據，來支持后續索賠或開展新的采購。

2）變更請求

3）項目管理計劃更新

采購管理計劃、進度基準、成本基準

4）項目文件更新

5）組織過程資產更新

往來函件、支付計劃和請求、賣方績效評估文件。

賣方績效評估文件由買方編制，記錄賣方繼續執行現有合同工作的能力，說明是否允許賣方承接未來項目的工作，或對賣方執行項目工作的績效進行評級。

4、結束采購

結束采購是完結單次項目采購的過程。 本過程的主要作用是， 把合同和相關文件歸檔以備將來參考。在多階段項目中，合同條款可能僅適用于項目的某個特定階段。這種情況下，結束采購過程就只能結束該項目階段的采購。采購結束后，未決爭議可能需要進入訴訟程序。

合同提前終止是結束采購的一個特例。

輸入：

1）項目管理計劃

2）采購文件

工具和技術：

1）采購審計：

2）采購談判；

3）記錄管理系統

輸出：

1）結束的采購

買方（通常是其授權的采購管理員）向賣方發出關于合同已經完成的正式書面通知。

2）組織過程資產更新

采購檔案、可交付成果驗收、經驗教訓文檔。