創業經常開會,內部需求討論,產品規劃,外部合作伙伴交流溝通等等,特別高頻。
記得在上一家公司,基本就是會議驅動的工作,要么是在公司開會,要么是在跟客戶溝通。創業更是,很多不確定,很多變量,所以自然也就會議不少,甚至周末,晚上都是會議,一步步通過會議把不確定變成確定。
既然開會(不涉及頭腦風暴)這么重要,但又有幾個人了解開會的正確姿勢呢?有的把開會當成了吵架的場所,有的當成了看手機的場所,有的則當成了在會議室辦公,大量的會議不歡而散。
如何高效的開會,是一個很重要的事情,錯誤的開會姿勢,就會出現誤人,誤事,誤己。
我的理解,開會= 一群人 聚在一起 共同解答 問題 的過程。
而正確的開會則是如何更高效更質量的解答這個問題。如何正確的開會,我個人的理解是:
把開會當成一個產品來做。
如果是一個產品,那么開會的定義就變成了:
開會= 一群人 聚在一起 共同解答 指定問題 的過程。
從產品角度來看,解答問題,變成了指定問題。因為從產品角度看, 一個產品開始能夠解決一個問題需求就不錯啦。
所以作為產品經理(召集人)就需要:
先明確正確的開會目的,然后才是正確的開會過程。
把開會的人當成你的開發資源,通過開會這個方法把你的指定問題找到更好的答案。
明白了這個,作為產品經理(召集人)就當做產品一樣,先明確開會這個產品的定義,然后基于需求,管理資源(與會人)并用一起開會的方法聚焦解決這指定的需求。
先明確開會的目的,一個唯一的需求:
討論xxx人 在xxx場景下的xxx問題
開會前,召集者必須要提前想清楚,開會要解決什么人群什么場景的什么問題,以及問題所涉及到的相關人員。
例如解決公司員工在加班場景下的補助?解決A產品上線前的TOP bug的解決計劃。(注意問題盡量可量化,越大概念認知不一樣的就越多,越無法達成共同討論的目的,就變成了頭腦風暴,頭腦風暴這里不涉及)
并針對這個問題需求提前準備相關信息,作為開會產品經理需要準備把給團隊對齊的信息準備好,基于討論問題的上下關聯信息,平行擴展信息準備好,最好是先把自己的建議方案先做出來,便于會議中依此為基礎,展開討論和優化。
記好,如果自己不能把會議當成重要的事情準備,其他人絕對不會比你更重視。畢竟你是主角。
總之會前準備就是明確方向,建議方法。很多人寄希望于通過開會把自己的問題解決了,這是不現實的,在別人的信息輸入不如你多的情況下,就更不要想別人做出比你好的建議方案。只能是聽大多數人的討論,聽少數人的建議,自己做決策。
所以,一定不做無準備的會議,否則會出現一堆人信息輸入為0,自然異想天開,各自發揮了,更多時候大家問題都不明確,就開始異想天開曬點子,彼此頻道不同,自然自己什么都沒有收獲,會議這個產品就搞砸了。
然后是正確的開會:對齊,聚焦,高效。
明白了開會這個產品需求和輸入,接下來開會過程就是開發滿足這個需求的產品了。
首先就是對齊:跟到場的與會人員同步信息,聚焦開會的目的和相關的信息輸入,讓團隊知道開會的目的。
接下來就是開會這個產品的開發了, 聚焦問題主干:個人感覺過程中最重要的就是聚焦,基于會議目的討論的主干管理,開會產品經理(召集人)一定要把做好主干做好管理,確保團隊成員討論問題盡量不要偏離問題本身,每個參會人員都在聚焦思考問題,聚焦表達對問題的理解和建議,針對指定問題,開發更好的答案。
這個過程,很容易出現沒必要的思辨甚至撕逼,而偏離了需求本身。容易出現討論A問題跳到B問題, 容易討論A問題跳到A問題的小細節支節上,主干是產品經理要管理的必要工作。確保討論問題不要動不動就跑到葉子上,或者其他枝干上,同時還要設定激勵的收益函數,創造好的討論環境。例如主動點贊,耐心傾聽,確保大家愿意主動發言,積極建議。
要有結論:一次開會,一個需求,必須要要有結論,例如,最用共識的方法,責任人,解決時間。即使是階段結論,也要為下次再討論作為輸入。能夠解決一個問題,就很不錯了。我個人的經驗是開小會,開高效的會。時間不宜太長,人容易疲憊。我創業經常開小會站著開,效率更高,每天的十分鐘例會都是站著開,大家更聚焦。
沒錯,開會可以用產品的姿勢來完成。
先明確正確的開會的目的,然后才是正確的開會過程。
每日思考,不求絕對,但求養成思考的習慣。