在國內,只要你是個網民,大多都會有一個QQ號,大多數對話都以“在嗎?”、“在不?”和“在不在?”開始,也都習以為常。同時,國內大多數企業也都沒有專門的即時通訊軟件,QQ仍然是最常見的通訊工具。
但是我今天想說的是:“不要問在不在,有事兒請直說”。
工作場合,我最不喜歡的行為之一就是問“在不在?”、“在嗎?”,一般遇到這種情況,直接忽視掉,不止一個同事表達過類似的觀點,尤其是工作比較繁忙的時候,一旦你問“在不在”,就代表了你的問題/事情不重要,可以拖延,在手頭還有其他事情的情況下,你的優先級自然在最后面,假如你的事情真的又重要又緊急,要不直接過來找我,要不打電話,總有更好的更快捷的方法解決問題。
工作環境不同于私人交流場合,快速完成工作,解決問題才是目的。這種問法最大的問題在于:擠牙膏式的對話,沒有信息量。
也許會有玻璃心認為這么問是出于禮貌,想確認一下對方在不在,但實際上這樣做毫無意義,假如我不在,我肯定不能立馬回復;假如我在,但是在忙于其他事情,你又不一次說清楚問題,只問我在不在,我還得打開你的聊天窗口,回復一個:“在,怎么了/什么事?”,然后你再蹦出一句,我再詢問一句,這樣反復拉鋸式的對話,毫無信息量,純粹是浪費時間。
出現這種情況的原因是,問“在不在”的人沒有意識到,在自己不能一次性提供更多信息量的情況下,對方是無法快速做出判斷的,解決你的問題要花費更多的時間和精力,陷入毫無意義的擠牙膏式的對話,以運維為例舉個例子感受一下:
A:你好,在嗎?
B:在,怎么了?(五分鐘已經過去了)
A:我電腦有問題
B:有什么問題?
A:電腦的office不能用
B:怎么不能用?是打不開還是保存不了還是哪個功能有問題?(不知道具體是什么問題,只能猜)
。。。
是不是看的尿急?是的,日常工作中有大量的類似情況,帶來高居不下的溝通成本,假如換個思路:
A:你好,我早上來公司開機后雙擊一個excel文件,結果不能正常打開,顯示這個(提供了一個截圖),這個文件很重要,中午要用,麻煩您什么時候有時間,我把電腦送過去,看到請回復,非常感謝~
B:我現在就有空,請送到我的工位。(看了截圖之后已經猜出來是什么原因了,已經準備好了相關的修復工具)
下面這個就是個很好的詢問,不要問在不在,簡單的問好,把問題一次性描述清楚,包括問題的時間、背景、影響、可能的原因或觸發條件、提供更多的信息(如截圖)等,這樣對方就能迅速定為問題原因及解決方法。
當然,現實工作中出現的問題不可能只是一個電腦故障這么簡單,背景可能非常復雜,但思路是一致的:不問在不在,直接說問題,提供更多的信息,在對方的輔助引導下,快速定位問題,如果很緊急,直接找人/打電話而不是通過即時通訊工具。
至于那種整天問“在不在”的人,我早已在內心將他/她拉入黑名單,只要你一問,我就默認你的事情不重要,想必以你這種溝通效率,上司也不會把特別重要的工作交給你吧?
你說呢?