上一篇講到，隨心所欲的使用Excel，會導致產生一堆混亂的表格，嚴重影響數據準確性和工作效率。接下來介紹如何避免此類情況，規范使用Excel，提高工作效率。

如果將日常使用的表格做一個分類，可以分為四類：原始數據表、規范化數據表、計算分析表、結果報表。

原始數據表有三種來源，系統導出的數據表、手工錄入的數據表、接收到的匯總表。

系統導出的數據表，一般都比較規范，通常可以直接用于下一步計算，或者僅需進行簡單的處理。

手工錄入的數據表，比如人工每天記錄的信息、人工收集的數據等，需要對表格建立模板，并且限制錄入，遵循一定的要求和規范進行錄入和存放，方便后期取數。

接收到的匯總表，從制表人的角度來說，屬于第四種“結果報表”，從接收人的角度，很多時候數據原始數據，接收人在收到表格后，經常會進一步處理，計算、匯總后再生成新的報表。

規范化數據表是指直接用于數據分析的基礎數據表，一般對原始數據表按照一定的標準和規范進行處理后的表格。規范化的表格通常是一維表結構，日常使用中手工錄入的數據表和匯總表，通常是二維表結構，從二維表轉換成一維表，就是規范化。

規范化的數據源表，可以大大簡化下一步的公式和代碼，并且當原始數據發生變化時，僅需更改少量的函數和代碼，同時也有利于檢查和復核數據。

計算分析表是統計分析的過程，根據分析目的和需求，從上一步的規范化數據表中取數并進行計算，為下一步制作分析圖表準備。

因為有了規范化的數據表，此時并不需要使用太多Excel技巧，數據透視表和常用函數可以完全大部分計算工作。

結果報表，表哥表姐加班加點就是為了得到這一份表。通常有兩種形式，一種是固定格式的匯總報表，只需將上一步的統計分析結果填入指定位置。另一種是只有分析需求，需要按照分析的思路和結果，進行圖表的設計和制作。

原始數據表是規范使用Excel的起點，通常產生一堆混亂的表格，就是因為沒有對原始數據表進行有效、規范的管理。很多人習慣性直接在原始數據表上進行計算、匯總，并生成報表，然后保存起來，如果下次需要制作其它報表，又會打開來，添加新數據、進行修改、計算，再次生成新的報表。如此操作多次后，表格變得混亂不堪。

做好四類表格的規范管理，可以避免出現數據表混亂的情況，同時可以簡化查找數據、匯總數據的過程，提高工作效率和準確性。

下一篇介紹規范化的數據表應該怎么做。