中交第二公路工程局有限公司（原交通部第二公路工程局，以下簡稱中交二公局）成立于1964年，是國務院國資委管理的具有公路工程施工總承包特級資質、從事多元化經營的大型國有施工企業，下轄40余個子公司或研究機構。

成立50年來，依靠深厚的行業積累和持續的技術創新，中交二公局創造了多項世界第一和中國第一，代表了中國路橋建筑的最高水平。其中，設計圖紙、項目總結、工程合同等文件記載了中交二公局的歷史知識經驗和發展歷程，是企業創新和發展的基礎，也是中交二公局最重要的數字資產。但是如何管理與傳承這些企業核心數據資產，卻是一個不小的挑戰。

中交二公局的文件管理難題

文件存儲散亂，管理沒有規范

中交二公局的工程項目遍布全球，一個項目的工程時間可能要橫跨數年，由來自各個部門的管理和技術人員參與，產生的“項目文件”不計其數。在同一個項目組內，不同人的存儲習慣各不相同。例如：有人會將文件夾名稱按照文件屬性設置為：設計圖紙、技術參數、施工進程等；而另一個人則會按照時間劃分文件夾類別：2016.1、2016.2等。對于文件的創建者，按照個人喜好來建立文件夾是最常見的方式。但是對于管理者，則加劇了項目管理難度。當管理者在“設計圖紙”與“2016.1”兩個名稱迥異的文件夾之間徘徊時，工作效率被極大降低了。

文件缺乏積累，知識白白流失

當項目完工、資料歸檔時，管理者無法從這些資料中去分辨哪些是重要的，哪些是臨時的，很容易就會造成數據的丟失和遺漏。

這些文件資料基本上是分散存儲在員工各自的電腦里。當項目完工，項目組也就解散了。關于這個項目的設計圖紙、技術資料、施工記錄等文件，也許會被管理者集中收集歸檔，也許就被遺忘在員工的個人電腦里。即使這些資料保存了下來，也只是存儲在各個分公司的獨立服務器中，很難被整個公司的人員學習與分享。

流程繁瑣冗雜，增加學習成本

企業的傳承與發展，一方面來自各種知識的積累，而更重要的是分享和學習。

各個分公司雖然同屬于中交二公局，但是每一個下屬單位、部門、項目的文件數據卻是相互獨立的。局總部無法匯總全局的資料信息，實時掌握各個項目的進展狀態；各個項目人員想要從全局的先進資料中獲取幫助也十分不便。

假如總局下屬一公司的項目人員在進行一個工程項目時，想要查看二公司已有的施工經驗、技術資料，要經過“項目-->一公司-->局總部-->二公司”的層層申請和審批，過程十分緩慢復雜。

因此，規范的文件管理——尤其是項目文件管理，已經成為了中交二公局迫在眉睫的改革目標。

開始云（www.kass.com.cn）的解決方案

集中存儲，統一管理

首先，根據中交二公局的組織結構、用戶角色劃分等需求，以項目為單位，建立相應的文件存儲目錄，讓每個文件都能放置在系統指定的位置。每一個項目文件夾中，全面包含了圖紙、合同、報表等文件，并且根據文件類別設置相應的文件分類。從多個維度管理文件的存儲與分類，不僅方便了管理者有序管理全公司的各種文件，也為用戶的查找和使用提供了便利。

同時，建立以開始云KASS企業內容管理系統為基礎的統一的文件存儲平臺。KASS企業內容管理系統部署于總部統一的服務器，各分公司、部門、項目的人員均可通過網頁瀏覽器不限地域的統一上傳至KASS企業內容管理系統，避免文件的丟失和遺漏。KASS企業內容管理系統能夠將企業知識的來源點無差別的延伸到中交二公局的所有人員，讓每一個人都成為公司的知識輸送點和接收點，都能享受到知識分享的樂趣。

多維管理，優化搜索

8000+的系統用戶，數以TB記的文件資料，搜索必然是極其重要的一環。開始云KASS企業內容管理系統提供了多維度的文件檢索功能，用戶不僅可以在統一的文件夾樹中找到相應文件，也可以根據文件所屬的“合同”“圖紙”“賬目”等分類屬性來快速定位相關文件，有效的解決了“去哪找”“如何找”“速度慢”的難題。用戶只要記得文件的文件名、創建者、修改者、創建時間、修改時間、文件類型、模糊關鍵字等任一相關信息，就能夠快速、準確的定位到所需文件，提升文件的搜索效率。

簡化流程，提高效率

開始云KASS企業內容管理系統簡化了中交二公局內部跨分公司、跨項目時的文件借閱等流程。當用戶想要查閱相關資料時，無需再通過OA發起層層審批、使用QQ、郵件等方式來傳遞資料。用戶可以直接在KASS企業內容管理系統中發起審批，所有流程均是以“文件”為核心的，省去種種冗雜環節與操作，提高審批效率。企業的各種資料文件可以快速的在各個分公司、項目組和人員之間流轉，讓企業知識能夠發揮最大的價值。