《別告訴我你會(huì)記筆記》的作者美崎榮一郎說(shuō) ：
他在工作中一定會(huì)遵守“PDCA”這一流程。無(wú)論做什么工作，只要按照這四個(gè)步驟進(jìn)行，就能提高工作效率。
所謂PDCA，就是指Plan（計(jì)劃）、Do（實(shí)施）、Check（檢查）、Action（改善）這四個(gè)步驟。很多人能夠做到計(jì)劃和實(shí)施，但很少 有人能堅(jiān)持做到檢查和改善，而偏偏檢查和改善才是提高工作效率的一個(gè)關(guān)鍵。
工作進(jìn)展不順利時(shí)， 問(wèn)題的癥結(jié)在哪里，下一次該如何改善？工作進(jìn)展順利時(shí)，成功的原因何在？
做過(guò)的事要將其結(jié)果記錄下來(lái)。這份記錄會(huì)將你寶貴的經(jīng)驗(yàn)積累下來(lái) ，而且積累的是專屬于你的經(jīng)驗(yàn)。從書(shū)本上學(xué)到的知識(shí)或者別人傳授的知識(shí)當(dāng)然很重要，但自己親身經(jīng)歷而獲取和總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)更為寶貴 。這就是我們將自己的經(jīng)歷轉(zhuǎn)化為“經(jīng)驗(yàn)”的過(guò)程。如果能夠妥善保存這些記錄與總結(jié)，并能夠運(yùn)用到以后的工作中去，絕對(duì)可以提高工作效率。記錄這些寶貴經(jīng)驗(yàn)的載體正是筆記本。
接下來(lái)，我們就來(lái)說(shuō)一下在職場(chǎng)中我們可以怎樣用筆記本心法在項(xiàng)目策劃，創(chuàng)意搜集，會(huì)議紀(jì)要，時(shí)間管理和學(xué)習(xí)管理方面逐步擺脫費(fèi)力卻無(wú)累積的狀態(tài)，一點(diǎn)一點(diǎn)向達(dá)人靠近。
今天的主題是，策劃項(xiàng)目該怎么做。大綱如下：
在做策劃案時(shí)，筆記本的使用，可以分為以下三個(gè)階段：
① 設(shè)想階段：一開(kāi)始在筆記本上寫(xiě)下設(shè)想計(jì)劃
② 實(shí)施階段：在同一頁(yè)空白處寫(xiě)下實(shí)施的具體內(nèi)容
③ 收尾階段：在同一頁(yè)的空白處寫(xiě)下收尾階段的工作總結(jié)或其他想法
如果按時(shí)間順序做筆記，筆記本上就會(huì)寫(xiě)滿各種工作內(nèi)容。時(shí)間一長(zhǎng)，同一項(xiàng)目的要點(diǎn)就可能分散在不同的頁(yè)面上。同一個(gè)策劃案的內(nèi)容（工作任務(wù)），若是沒(méi)有記錄在一起，日后翻閱時(shí)會(huì)相當(dāng)不便，也很難把握整體工作進(jìn)度。所以我們一定要學(xué)習(xí)在每一個(gè)項(xiàng)目的最開(kāi)始制作如下圖的項(xiàng)目框架，以幫助我們?cè)谡w上把握項(xiàng)目進(jìn)程，不至于在項(xiàng)目過(guò)程中專注于細(xì)節(jié)時(shí)忘記了項(xiàng)目的整體狀況。
在項(xiàng)目框架的后面一頁(yè)就應(yīng)該集中項(xiàng)目資料了，此時(shí)最好不要將信息分散，集中在一起能讓你更有效地把握細(xì)節(jié)。
后期關(guān)于該策劃案的資料也可以貼在筆記本上，也可以打孔后和該項(xiàng)目的資料合放在一起。以后有其他信息需要補(bǔ)充就在周圍空白處添加。如果要記錄相關(guān)內(nèi)容的電子郵件，可以打印出來(lái)，貼到筆記本上，并以這頁(yè)紙為基礎(chǔ)，適當(dāng)補(bǔ)充。這樣，資料內(nèi)容就很完整，日后查看時(shí)也很方便。
所以，我們最好使用活頁(yè)版本的航母筆記本。這樣你可以在記筆記時(shí)少了很多心理負(fù)擔(dān)，因?yàn)榭梢员容^自由地修改、添加補(bǔ)充內(nèi)容和調(diào)整筆記結(jié)構(gòu)。比如，我的航母筆記本是：A4大小，活頁(yè)，4孔，可以將自己打印和整理的資料直接打孔放在一起，這樣操作起來(lái)最方便。
使用不同的筆分別記錄，日后翻閱時(shí)，就能立刻辨別所寫(xiě)內(nèi)容是設(shè)想，實(shí)施還是收尾階段的。比如，用黑色筆記錄設(shè)想內(nèi)容，用藍(lán)色筆記錄實(shí)施內(nèi)容，用紅色筆記錄收尾階段，以后也如此分類記錄，再翻閱時(shí)自然一目了然。
事先區(qū)分清楚，再翻閱時(shí)，也許這個(gè)策劃案收尾階段的工作就能被用做下一個(gè)策劃案設(shè)想階段的參考。如果沒(méi)有進(jìn)行區(qū)分，每次接下一個(gè)新的策劃案，都必須重新構(gòu)思，如此一來(lái)，根本無(wú)法積累工作經(jīng)驗(yàn)。
假設(shè)你手頭有一個(gè)新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的策劃案要處理，當(dāng)你與策劃團(tuán)隊(duì)開(kāi)會(huì)商討時(shí)，一定要攜帶航母筆記本出席。
3.1 設(shè)想階段：
在設(shè)想階段，在出席會(huì)議前，一般都會(huì)將設(shè)想的內(nèi)容寫(xiě)在筆記本上。將電腦打印出來(lái)的資料直接放在筆記本里的情況較多。自己準(zhǔn)備一份，也可以事先打印出來(lái)的發(fā)給團(tuán)隊(duì)成員的參考資料。
開(kāi)會(huì)時(shí)，用黑色筆將需要討論確定的商品的簡(jiǎn)要說(shuō)明、上市日期、日程安排、銷售目標(biāo)等信息添加在打印資料的旁邊。
開(kāi)會(huì)時(shí)，想到任何點(diǎn)子，都要用藍(lán)色筆記下。關(guān)于策劃案費(fèi)用，如果需要向上級(jí)確認(rèn)或征求合作公司A先生的意見(jiàn)，請(qǐng)用藍(lán)色筆標(biāo)出，與設(shè)想階段的內(nèi)容區(qū)別開(kāi)來(lái)。
3.2 實(shí)施階段：
在實(shí)施階段有什么想到的事情，都可以先記錄在記事筆記本上，然后再貼到航母筆記本上去。
對(duì)于必須立即執(zhí)行的任務(wù)，應(yīng)該立刻將其內(nèi)容逐條記錄在記事筆記本上，因?yàn)橛浭鹿P記本可以隨身攜帶，而且可以經(jīng)常翻閱，這可以幫助你記憶。
任務(wù)完成后，從記事筆記本上撕下該頁(yè)內(nèi)容，貼在航母筆記本上，并將該任務(wù)的執(zhí)行內(nèi)容、注意事項(xiàng)一并記在航母筆記本上，以累積經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)。
3.3 收尾階段：
在收尾階段，需要將實(shí)施階段中的注意事項(xiàng)與結(jié)果用紅色筆記錄下來(lái)。比如，這項(xiàng)策劃案的實(shí)際開(kāi)發(fā)費(fèi)用比預(yù)估成本要高，或是在任務(wù)執(zhí)行期間，團(tuán)隊(duì)溝通不暢，抑或該商品上市后可能遇到的問(wèn)題等，這些關(guān)于工作結(jié)果與應(yīng)該注意的重要事項(xiàng)，都可以補(bǔ)充記錄。
記錄下執(zhí)行每一項(xiàng)任務(wù)所需要的時(shí)間也很重要。比如，原本預(yù)計(jì)策劃案的完成時(shí)間是一個(gè)小時(shí)，結(jié)果卻花了3個(gè)小時(shí)，將這個(gè)現(xiàn)象記錄下來(lái)，下一次執(zhí)行任務(wù)時(shí)，就能提醒自己努力的目標(biāo)是把策劃案的完成時(shí)間縮短為一個(gè)小時(shí)?；蛘呦乱淮伟才耪w進(jìn)度流程時(shí)，通過(guò)原有記錄發(fā)現(xiàn)策劃案制作時(shí)間比預(yù)估的時(shí)間要長(zhǎng)，就可以事先提醒自己，在設(shè)想階段安排出合理的時(shí)間。
在實(shí)際操作過(guò)程中，要將三個(gè)階段嚴(yán)格區(qū)分開(kāi)來(lái)是不太可能的，大致分為三個(gè)板塊就可以了。重點(diǎn)是要更換筆的顏色，將過(guò)程如實(shí)地記錄在筆記本上。
如果你遵循了以上的原則，在每一次項(xiàng)目的結(jié)束之后你都可以按照設(shè)想，實(shí)施和收尾三個(gè)部分重新整理自己的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，再和最初設(shè)想階段時(shí)記錄的三階段內(nèi)容放在一起進(jìn)行對(duì)比。你會(huì)更清楚這一次的項(xiàng)目結(jié)束時(shí)候的你，與項(xiàng)目開(kāi)始前的你相對(duì)比，究竟學(xué)到了什么，累積了什么。當(dāng)然如果你對(duì)眼前的項(xiàng)目并沒(méi)有走心，也可以很容易地看出，一個(gè)項(xiàng)目下來(lái)，你并沒(méi)有什么變化。
4.1 Reminder截止日期便利貼
日期便利貼的粘貼位置是筆記本的右側(cè)，并且要露出頁(yè)面一些。如此一來(lái)，只要一翻筆記，就會(huì)看到貼在右邊的日期便利貼，自然而然也就會(huì)提醒自己必須在截止日期前完成任務(wù)。
比如，新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)策劃案中應(yīng)該做的各類事情以及時(shí)間要求都已明確時(shí)，我會(huì)記錄在筆記本中相關(guān)內(nèi)容的那一頁(yè)紙上，貼上一張寫(xiě)著截止日期的日期便利貼。任務(wù)完成后，將日期便利貼撕下作廢。
當(dāng)然我個(gè)人覺(jué)得制作一張項(xiàng)目進(jìn)度表格，放在整個(gè)項(xiàng)目筆記的最初幾頁(yè)來(lái)提醒自己把握整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度，同時(shí)結(jié)合便利貼的提醒功能，是更有效的方式。至于項(xiàng)目進(jìn)度表要怎么做？百度一下吧。
4.2 ?內(nèi)容檢索便利貼
如果這個(gè)策劃案規(guī)模很大，需要經(jīng)常參考筆記本上記錄的內(nèi)容和粘貼的資料時(shí)，就貼一張檢索便利貼在航母筆記本的上方。
檢索便利貼也要露出筆記本頁(yè)面一點(diǎn)。這樣方便翻閱到需要參考的那一頁(yè)。如果日后還需要繼續(xù)參考這次的策劃案，那么即使筆記本使用完畢，也不要撕下檢索便利貼，而是繼續(xù)貼在筆記本頁(yè)面上方保管起來(lái)，為日后查找提供方便。
這本書(shū)的作者美崎榮一郎在書(shū)的最初就有說(shuō)：
“我每年都會(huì)將我做筆記的方法升級(jí)。踏入社會(huì)以后，要想在工作上成為骨干，做筆記是一項(xiàng)最基本的技能，公司是不會(huì)教你的。你應(yīng)該自己學(xué)習(xí)，而且應(yīng)該下大力氣去學(xué)。要想漲工資，必須為公司創(chuàng)造更多的價(jià)值；要想休假，必須提高工作效率。不管你踏入社會(huì)多少年，都要不斷磨煉和提高自己做筆記這一項(xiàng)基本工作技能。”
好好想一想，究竟為什么你工作這么久，卻沒(méi)能累積出那么豐厚的經(jīng)驗(yàn)?zāi)兀?/p>
