好像地球人民都愛開會，對作為服務組織的協會來說，開會更是其工作的重要組成部分。開會誰不會呀，從小到大：班會、家長會、聯誼會、研討會、招聘大會.......參加的大大小小的會議簡直多了去了?？墒情_會卻真的沒有那么簡單。

（電話鈴響......）
小洛：您好，這里是XXX行業協會。
電話：我是XXX的XX，邀請你們秘書長參加XXXX會議。
小洛：哦，請問具體的時間、地點。（同時記下XXX的XX、XXXX會議）
電話：時間是12月20日下周三，下午的2點整，在X酒店XX廳。
小洛：（快速記錄）好的，請問會議是貴司組織的嗎？本次會議的主要議題是什么？
電話：是我們組織的，主要是討論海關進出口報關的流程和常見問題。
小洛：好的，我們可以邀請我們的會員企業免費參加嗎？有沒有人數限制？
電話：歡迎企業代表參加，每家企業1-2位吧，會場座位有限。
小洛：謝謝。另外請問我們秘書長參加本次活動要做什么準備嗎？
電話：如果能做個簡短的發言就最好了。
小洛：好的，謝謝您，我會向秘書長報告的，請問您的聯系方式？方便和您聯系。

如上述情景，被邀請開會是協會工作經常會遇到的。那么在接到會議邀約時，應注意：時間、地點、什么會議、誰組織的、邀請誰參加、會議議題是什么、需要準備什么，都是要問道的信息。在確認上述信息后，就可以向領導匯報了：

您好，秘書長。XXX的XX電話來邀請您參加他們組織的XXXX會議，時間是12月20日下周三，下午的2點整，在X酒店XX廳，主要是討論海關進出口報關的流程和常見問題，并希望您能做個簡短的發言。我們可以邀請咱們的會員企業一起免費參加，每個企業1-2位代表。

秘書長：小洛，咱們準備開個XX座談會，你負責準備一下吧。
小洛：好的秘書長，請問會議的具體時間和地點定好了嗎？
秘書長：就下周一上午吧，就在協會辦公室吧。
小洛：好的秘書長，您看下周一上午9：30開始可以嗎？
秘書長：可以。
小洛：在您看需要邀請那些企業呢？
秘書長：你去擬個10企業左右的名單吧，這次座談會是談XX問題的解決方案，找做這些產品的企業就行。
小洛：好的，需要邀請副總以上級別的企業領導嗎？
秘書長：最好是副總以上了，如果是很熟悉這塊兒的市場經理也可以。
小洛：好的秘書長，需要提前準備會議資料嗎？
秘書長：資料我晚點兒發給你，打印一下。
小洛：好的，另外請問座談會需要開全天還是半天？要準備茶歇嗎？
秘書長：半天就行，準備點茶水、咖啡吧。

行業協會幾乎每個月都會組織小型座談會，其形式比較簡單，同樣需要確認：時間、地點、什么會議、邀請誰參加、會議議題是什么、需要準備什么。確認了上述信息，就可以向會員企業發出邀請了。但為方便工作，請制作一份報名回執，報名回執應包含參會人姓名、公司、職位、聯系電話、郵箱等：

您好，我是XX協會的小洛。協會將于12月18日上午召開XX座談會，特邀請貴司市場經理或副總及以上領導參加本次會議。詳情如下：

會議名稱：XX座談會
時間：12月18日（下周一）上午9：30
地點：協會會議室（XX區XXX路XXX大廈6樓11室）
主要議題：針對XX問題解決方案的討論。

請于本周四下班前填寫并回傳附件報名回執。
若有問題請隨時聯系，謝謝。

此外如果是舉辦評審會或其他需要邀請專家的會議，還應確定需邀請的專家人數、聯系方式、是否要安排接送、外地專家的食宿、專家費等問題。