秘書如何與部門人員相處

胡利民

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秘書平時接觸較多者還有領導分管部門的工作人員，日常工作中要跟這些部門人員開展豐富多彩、內容繁多的業務對接。部門人員對秘書一般也很客氣。秘書跟他們同樣要建立良好關系，并要注意把握以下方面：

一是鞏固溝通窗口。各部門辦公室負責所在單位對外溝通銜接、上情下達、材料安排、人員派遣、綜合協調等事務，是各部門對外溝通窗口，也是部門內部工作統籌銜接中轉站，對外都有代表部門總窗口的電話、傳真號碼。秘書與各部門聯系主渠道就是辦公室，對部門有任何工作通知、事務安排一般都通過辦公室具體落實，平時要有意識強化與各有關部門辦公室的聯系密度，增進雙方感情，增加工作溝通潤滑度。

二是加強業余溝通。業務溝通十分重要，工作之余溝通同樣十分重要。雖然大家都在各自崗位上履職盡責，業務上配合通常不會有問題，但要大家都能高高興興圍繞你轉、或者一個電話出去迅速獲得大家的配合相應，就要建立較為密切的感情關系。業余溝通領域很多，可以通過羽毛球、籃球、圍棋、象棋、戶外運動等途徑，在切磋技藝之余增進感情、深化了解、培育友誼。在各種工作場合，我們可主動與相關部門人員有意交流，努力拉近大家之間距離，特別是對重點業務部門主要負責人或者業務骨干，更要建立親密無間的感情關系。關鍵時刻，我們要材料、寫稿子、排工作、摸情況都得依靠這些關鍵崗位的兄弟們鼎力相助。

三是加強業務溝通。部門工作主要圍繞分管領導轉，需要及時準確掌握領導要求。秘書往往對階段性工作重點、領導當前關注重點、下一步需要推進的重點工作等信息先知先覺。這些信息往往是部門調整工作重點、確定當前事項的重要依據。按照正常程序，等到部門接到通知時基本已經處于倒計時工作階段，處理時間往往較急。遇到這種情況，秘書可以通過非正式渠道與相關部門負責人或者業務處室提前溝通，提醒有關部門及早做好準備。特別是涉及準備材料或者籌備工作較為繁雜會議等事項，更是需要提前準備時間。

四是給予悉心幫助。由于所處工作崗位、掌握信息量及業務素質不同，秘書與部門處室負責人相比在專項業務熟悉程度上要稍遜一籌，但在業務視野、政策掌握、領導意圖、辦文辦會辦事等方面占有較多優勢。部門業務處室負責人在上報材料、會議籌備、活動謀劃、綜合協調、文字處理等方面往往需要秘書幫助。我們如果發現部門業務處室負責人遇到困難和問題，要熱情主動銜接、迅速補臺，及時化解補救；如果時間緊急情況下更要主動伸出援手幫助化解排除。

五是避免頤指氣使。秘書在領導身邊工作，一言一行往往被人以為是傳達領導意圖，特別容易引起部門處室負責人關注。秘書要約束言行，跟部門業務處室負責人溝通銜接工作要語氣和緩、直奔主題、層次清晰、尊重客氣，需要對方提供協助時更要注意方式方法，盡量讓對方心悅誠服配合落實，在對方遇到困難或者提出相應支持性問題時，如果客觀上確實需要施以援手，就要動用資源給予對方幫助，不能讓人家覺得你就會指手畫腳、頤指氣使、不干實事，損壞你的光輝形象，不利于工作落實和協同配合。

六是堅持謙虛謹慎。部門業務處室負責人基本都在一線崗位歷練而成，熟悉相關專業領域的國家政策法規、操作程序、形勢環境、基層情況、熱點難點及發展方向，在業務領域跟秘書相比擁有無可爭議的知情權、話語權，是名副其實的業務專家。秘書雖然掌握業務領域面較為寬廣，但軟肋在于不專不深入，因此在涉及相關具體業務領域時要先有自知之明，懂得積極主動請教問題、討教辦法，不能不懂裝懂，也不能諱疾忌醫。任何部門業務處室負責人都不會對你的討教置之不理，絕大多數都會竭盡所能幫你指點迷津。唐朝大詩人韓愈同志說：“師者,所以傳道授業解惑也。”有誰不愿作為人師，展示知識淵博及助人為樂的大度呢？