遠(yuǎn)程協(xié)作辦公在國外的很多公司也都采用，國內(nèi)也有，對于企業(yè)和團(tuán)隊成員來說會面臨諸多問題：

對于企業(yè)管理者來說，會面臨以下幾個問題：

團(tuán)隊在遠(yuǎn)程協(xié)作導(dǎo)致管理效率下降；
如何選擇適合內(nèi)部和外部的協(xié)作工具；
員工在家辦公質(zhì)量無法保證；
工作協(xié)作溝通難，怎么高效開會；

對于團(tuán)隊成員來說，也會面臨很多問題：

工作沒氛圍，一工作就難受；
拖延癥，效率不高；
休息時間和工作時間區(qū)分混亂，設(shè)置影響家庭和諧；
線上協(xié)作辦公雖然打破了辦公地點的限制，也對管理和員工都提出了更高的要求，需要一套系統(tǒng)的公司管理和自我管理流程。

基于這樣的背景，飛揚教練整理了一些針對線上辦公的解決方案，希望幫助對大家盡快適應(yīng)新的變化。

方案主要從三個角色出發(fā)：

第一部分：

高層管理——定規(guī)則，做計劃，拆戰(zhàn)略、強(qiáng)溝通

第二部分：

中層管理——拆任務(wù)，做協(xié)調(diào)，看進(jìn)度

第三部分：

團(tuán)隊成員——管時間，做執(zhí)行，常匯報，有氛圍

第一部分

高層管理——定規(guī)則，做計劃，拆戰(zhàn)略、強(qiáng)溝通

遠(yuǎn)程協(xié)作辦公對公司組織管理上是一個挑戰(zhàn)，但是現(xiàn)場現(xiàn)場辦公的原則是一致的。管理層首先要達(dá)成共識，做好制度、目標(biāo)制定、任務(wù)拆分這些方向性的工作。

管理者不能簡單的依靠團(tuán)隊成員的自學(xué)或者自覺自律來進(jìn)行高效的遠(yuǎn)程協(xié)作，保障公司正常運作需要提前做一些評估工作，整個公司這期間的效率都依賴第一步的管理層判斷，選擇很重要，評估非常必要。

評估工作包括三個方面：

① 業(yè)務(wù)影響評估

哪些工作內(nèi)容和業(yè)務(wù)可以通過遠(yuǎn)程協(xié)同來解決？
你的業(yè)務(wù)目標(biāo)有多少可以通過遠(yuǎn)程協(xié)同來實現(xiàn)？
對于無法遠(yuǎn)程協(xié)同來完成的業(yè)務(wù)你的備用方案是什么？

②工具成熟度評估

你現(xiàn)在使用的工具滿足所有的協(xié)作需求？
你和團(tuán)隊使用的工具是零散的組合還是統(tǒng)一的平臺？
你們使用的工具是否能保證數(shù)據(jù)和信息安全？
你打算如何與IT部門一起解決那些無法滿足的協(xié)作需求？

③技能成熟度評估

如果工具的問題已經(jīng)解決，你和你的團(tuán)隊是否已經(jīng)具備了很好的遠(yuǎn)程協(xié)作技巧，尤其是文檔共享、協(xié)同編輯、遠(yuǎn)程會議等基本技能？
你和你的團(tuán)隊是否需要接受進(jìn)一步的培訓(xùn)來快速強(qiáng)化遠(yuǎn)程協(xié)作技能？
你可以通過哪些渠道快速的獲取相關(guān)的知識技能并傳遞給團(tuán)隊？

評估的過程還需要同時看下什么工具適用團(tuán)隊現(xiàn)有的協(xié)作。這里我們先發(fā)個清單，具體的會單獨展開。

線上辦公工具清單

一、在線協(xié)作文檔工具

在線協(xié)作文檔可以快速的收集整理不同人員的內(nèi)容，免去以往收集匯總復(fù)制黏貼的步驟，同時也可以將做好的內(nèi)容通過鏈接分享出去，簡單高效快捷。

1. 石墨文檔-多人實時協(xié)作Office https://shimo.im/
2. 騰訊文檔-支持多人在線編輯Word、Excel和PPT文檔
https://docs.qq.com/
3. 金山文檔? https://www.kdocs.cn/welcome
4. Google 文檔在線創(chuàng)建和編輯文檔 http://www.google.cn/intl/zh-cn_all/docs/

二、白板工具

白板工具，頭腦風(fēng)暴、整理思維導(dǎo)圖，可以在線協(xié)作。

1. 比幕魚- 簡單易用的在線白板 https://bimuyu.tech/
2. GitMind - 在線免費思維導(dǎo)圖軟件 https://gitmind.cn/

三、在線視頻會議工具

在線視頻會議這個就不用多說了，簡單來說就是線上版的開會。

1.釘釘視頻會議https://tms.dingtalk.com/markets/dingtalk/shipinghuiyi
2. 騰訊會議
https://meeting.qq.com/
3. Zoom
https://zoom.com.cn/
4. TalkLine視頻會議 https://www.talkline.cn/
5. 小魚易連云視頻會議 https://www.xylink.com/
6. 華為云WeLink https://www.huaweicloud.com/product/welink.html

四、靈感創(chuàng)意、零碎資料收集整理工具

靈感零碎資料收集整理工具，創(chuàng)意文案智能搜索工具

1. 有道云筆記
http://note.youdao.com/
2. 印象筆記
https://www.yinxiang.com/
3. 為知筆記
https://www.wiz.cn/zh-cn
4. 幕布 - 極簡大綱筆記 https://mubu.com/
5. ADGuider- 智能AI案例創(chuàng)意文案庫搜索工具 https://www.adguider.com
6. 語雀 - 專業(yè)的云端知識庫 https://www.yuque.com/

五、溝通協(xié)同

遠(yuǎn)程溝通協(xié)調(diào)、項目管理等

1. 企業(yè)微信
https://work.weixin.qq.com/
2. 釘釘
https://www.dingtalk.com/
3. 倍洽 BearyChat
https://bearychat.com/
4. Teambition團(tuán)隊協(xié)作工具創(chuàng)導(dǎo)者
https://www.teambition.com/
5. 明道云
https://www.mingdao.com/
6. Worktile軟件開發(fā)、項目管理及協(xié)作工具
https://worktile.com/
7. Tower提升協(xié)作效率，打造高效團(tuán)隊
https://tower.im/
8. 飛書
https://www.feishu.cn/
9. TAPD騰訊敏捷產(chǎn)品研發(fā)平臺
https://www.tapd.cn/
10.Trello
https://trello.com/

遠(yuǎn)程協(xié)作的部分確定之后，需要的就是高效的流程，在高層部分主要是怎么管理各職能部門和拆分目標(biāo)。

高層的遠(yuǎn)程協(xié)作流程

①定規(guī)則

到崗離崗的時間；
工作響應(yīng)時間；
統(tǒng)一的通訊機(jī)制；
信息流通模式，包括誰來發(fā)起、誰來監(jiān)督，誰來驗收；
記錄緊急聯(lián)系人等等。

②做計劃

根據(jù)公司戰(zhàn)略確定計劃的優(yōu)先級，確定可以進(jìn)行遠(yuǎn)程工作的具體崗位人員；
分析人力資源是否存在缺口并進(jìn)行臨時調(diào)配。

③拆戰(zhàn)略

定義公司的核心問題，制定一個明確的，可拆解的目標(biāo)，是關(guān)鍵中的關(guān)鍵；
并且落實到具體的部門或者中層管理者上。

④強(qiáng)溝通

高效會議，隨時糾正方向，統(tǒng)一目標(biāo)很重要；
每日早晚會制度，每周項目進(jìn)度討論會制度。

⑤每日早晚會制度

除對齊目標(biāo)外，會議的作用在于營造強(qiáng)烈的工作氛圍，讓成員意識到當(dāng)前的時間是工作時間；
每日會議每位成員回顧目標(biāo)，并反饋當(dāng)前的完成情況和明日計劃，同時要記錄在相應(yīng)的協(xié)作文檔中。

⑥項目進(jìn)度討論會

會議邀請，發(fā)出開會使用的全部資料；
參會者提前預(yù)覽并提出問題；
視頻會議現(xiàn)場開；
形成會議紀(jì)要和to-do-list；
及時跟進(jìn)和確認(rèn)產(chǎn)出。

信息集中處理，減少工作群的碎片化溝通，慎重討論效果對提高團(tuán)隊效率也是一項重要的操作，可以制定共同遵守的會議規(guī)則。

很多公司都是幾百人、上千人的大公司，部門也幾十人，普遍反饋，復(fù)工以來，天天都是開不完的會，特別是老板的會特別多。提高效率的幾個小技巧：

（1）小會&短會
盡量多開小會(7人以下的會議)和短會(30分鐘以內(nèi)的會議)，少開大會長會。
（2）會前準(zhǔn)備
開會前會議組織者發(fā)出會議日程，讓每個與會人員都了解自己在會議中的角色和目標(biāo)。
（3）推進(jìn)計劃
開會后一定要及時地總結(jié)和跟進(jìn)，尤其是行動計劃。當(dāng)然，原則就是保證每個人都能充分和高效的參與，做到彼此尊重對方的時間和努力。
（4）儀式感
開工儀式是進(jìn)入工作狀態(tài)的一個很好的舉措。可以發(fā)出開工紅包。向全員發(fā)送開工郵件，且說明公司的情況，并且針對疫情有一定的說明。了解員工假期情況，同時宣布一下協(xié)同的紀(jì)律。

這對遠(yuǎn)程協(xié)作工作會有很大幫助。這個也適用每天、每周、每次收假。

第二部分

中層管理——拆任務(wù)，做協(xié)調(diào)，看進(jìn)度

中層鏈接管理和執(zhí)行之間，對目標(biāo)做可行性的任務(wù)拆解并安排到具體個人，是目標(biāo)提出到實現(xiàn)之間的橋梁，要做好協(xié)調(diào)、跟進(jìn)度、指導(dǎo)執(zhí)行的工作。

線上遠(yuǎn)程協(xié)作對溝通、協(xié)調(diào)、跟進(jìn)度提出了更高的要求，就要活要做細(xì)，任務(wù)要安排明白。

中層的遠(yuǎn)程協(xié)作流程

①拆任務(wù)

根據(jù)高層管理的戰(zhàn)略目標(biāo)，進(jìn)行任務(wù)拆解，定義部門或者小組核心問題，定義核心指標(biāo)，并且把指標(biāo)分解為每個人的具體工作。

②做協(xié)調(diào)

在遠(yuǎn)程的條件下，溝通肯定不如見面，所以需要中層管理時刻關(guān)注員工，營造員工的歸屬感，關(guān)注員工的狀態(tài)、心情；
同時確定員工的授權(quán)范圍，什么事情可以獨立自主，什么事情需要確認(rèn)；
避免因為授權(quán)不清晰，導(dǎo)致任務(wù)出現(xiàn)問題或者打擊員工的積極性。

③看進(jìn)度

制定并優(yōu)化遠(yuǎn)程協(xié)作工作流程，不要讓員工來個性化的調(diào)整工作流程，且需要讓員工記錄每個工作任務(wù)的消耗時間；
另外需要加強(qiáng)對流程瓶頸的員工進(jìn)行輔導(dǎo)，比如很多工作，一到這個員工這里就卡住，或者就拖延，那么一定是要加強(qiáng)對這個員工的單獨輔導(dǎo)的。

要避免踩以下幾個“坑”

①任務(wù)和人不匹配

合適的人做正確的事才能事半功倍，否則純屬浪費時間，造成企業(yè)內(nèi)耗。

②協(xié)作順序混亂

理清思路，項目才能有序進(jìn)行，否則出現(xiàn)任務(wù)斷檔和任務(wù)擁擠的情況。

③安排任務(wù)后，等成果

固定時間對齊進(jìn)度，做好及時調(diào)整，才能保障任務(wù)的高效及時完成；
主動溝通，“等”、“靠”、“要”都是拖慢工作效率的大坑，提前協(xié)商固定溝通時間，才能讓工作效率有提升。

④等溝通

任務(wù)要提前安排，每個人都有“時差”，甚至作息習(xí)慣和家庭習(xí)慣不同都會導(dǎo)致溝通“時差”的存在。

第三部分

團(tuán)隊成員——管時間，做執(zhí)行，常匯報，有氛圍

對于團(tuán)隊成員來說，如同正常上班一樣，即使遠(yuǎn)程協(xié)作辦公，工作中也要對齊目標(biāo)和任務(wù)清單。可以參考SMART原則：

Specific具體
Measurable可衡量
Attainable可達(dá)到
Relevant與大的業(yè)務(wù)目標(biāo)有相關(guān)性
Time-Bound有明確截止日期

清晰地了解遠(yuǎn)程工作期間——“每日工作”！

期望值和需要承擔(dān)的工作任務(wù)，做好確認(rèn)工作，以備后續(xù)的總結(jié)回顧。

每日工作包含做到以下幾點：

①管時間

作為員工一定需要和上級確認(rèn)工作優(yōu)先級，把工作分解為具體的動作、任務(wù)，記錄各任務(wù)工作時長，并匯報。

區(qū)分工作時間和休息時間

（1）工作時間
在家辦公不僅考驗執(zhí)行力，同樣也考驗自己的時間管理能力。
區(qū)分這兩個時間，則是為了防止讓自己出現(xiàn)一會兒洗手間、一會吃零食、一會兒客廳溜達(dá)的情況，提高效率。
（2）休息時間
只有清晰地區(qū)分好工作時間和休息時間，遠(yuǎn)程工作，才會既有效率，又能勞逸結(jié)合，這對公司的管理水平和個人的自我管理水平都是一個很大的提升。

②做執(zhí)行

創(chuàng)造適合在家工作的場景，對抗干擾，提升自己的效率。

區(qū)分辦公區(qū)和休息區(qū)

當(dāng)辦公環(huán)境內(nèi)有一張床，再加上有手機(jī)，基本上拖延癥也就來了，將休息區(qū)和辦公區(qū)分開可以緩解很大程度上的拖延癥；

③常匯報

保持規(guī)律的總結(jié)匯報，不要超出授權(quán)范圍自作主張，每日例會，主動介紹、回顧當(dāng)天工作。匯報內(nèi)容要包含以下內(nèi)容：

? 這段時間做了什么
? 取得了什么成果
? 碰到了什么困難
? 需要的幫助和支持
? 下一個階段的計劃

匯報不僅是督促工作進(jìn)度，也是將自己遇到的困難及時主動地總結(jié)匯報，快速獲得幫助的一種的方式。

④有氛圍

自覺結(jié)束假期模式，做好自我心理建設(shè)，先緩解節(jié)后綜合癥，再快速適應(yīng)遠(yuǎn)程協(xié)作辦公，提高效率。

1、準(zhǔn)時起床，穿戴整齊
像正常上班一樣，為自己的辦公營造儀式感。
2、和家人達(dá)成共識
每個人都需要工作，更需要家人的支持。因此，在正式開啟遠(yuǎn)程協(xié)同辦公的時候，一定要和家人說清楚，現(xiàn)在是在正式工作期間，和在單位上一樣，獲取家人的理解。

這同樣適用于管理者的自我管理。

Tips

此外，當(dāng)我們把自己的注意力都集中在企業(yè)如何保障業(yè)務(wù)上時，很容易忽視團(tuán)隊的關(guān)懷。他們會擔(dān)心自己會不會失業(yè)、公司以后的計劃會不會調(diào)整、薪資待遇會不會變化、復(fù)工后的工作環(huán)境是否安全有保障等等問題。

可能因為距離、因為契機(jī)他們不會表達(dá)這些擔(dān)憂，只會在心理焦慮。

團(tuán)隊的穩(wěn)定也是生產(chǎn)力，尤其很多企業(yè)的團(tuán)隊成員都來自全國各地五湖四海，不同地區(qū)的情況不同，針對當(dāng)前遇到的特殊情況，對于員工的心理建設(shè)工作要同樣重視，做好員工關(guān)懷，才能保障更加高效的工作。

企業(yè)管理者可以從一下幾點著手，做好員工關(guān)懷的工作：

（1）物資準(zhǔn)備
為復(fù)工做好相應(yīng)的物資準(zhǔn)備工作，減輕成員對復(fù)工后的擔(dān)憂心理。
（2）健康管理
遠(yuǎn)程協(xié)作期間，建立相應(yīng)的健康匯報制度，通過對成員的健康表示關(guān)心，讓成員建立信心。
（3）共享規(guī)劃
將公司工作目標(biāo)、計劃和未來方向與員工充分溝通，坦誠溝通，讓他們清晰地知道下一步的工作安排和可能會遇到的變化。

雖然是遠(yuǎn)程協(xié)作，團(tuán)隊的情緒和士氣也是影響協(xié)作效率和質(zhì)量的重要因素，我們不能忽視。