初入體制內不久，前幾天跟領導一起出差，去之前非常忐忑，出差不比日常在辦公室工作，要考慮的事情實在太多了，各種資料有沒有帶全，路線規劃合理不合理，路上需要花費多長時間包括高峰期預計堵車時間，去了之后會不會比較沒眼色讓領導心里介意。尤其是最后一點，對于情商比較低并且沒什么經驗的我來說，簡直是一個非常大的挑戰，而且還沒辦法提前做好準備，畢竟要在一起呆一整天，吃喝住行開會工作都在一起，各種小事大事都可能發生，也許沒及時給領導加個水都會讓領導覺得這人太沒眼力見了。

剛剛入職的人，真的面臨著太多困難甚至挑戰，剛從一個坑里爬出來就又掉到另一個坑里。每次跌坑里的時候就特別想有一個老司機可以帶帶自己。但是職場里哪有那么多熱心腸的同事無私帶你呢？大家都有一堆的工作要處理，忙都要忙死了，沒時間搭理新人的小白問題。這時候就非常需要一本能夠指導自己、解答迷惑的書了，尤其是簡單粗暴直接、不高深、不晦澀并且非常實用的書，對職場新人真的非常有幫助。

《秘書工作手記——辦公室老江湖的職場心法》就是這樣一本簡潔實用的書。作者是像玉的石頭，原名李珣，在北京某高校辦公室工作多年，先后在綜合、文書、秘書、督查等崗位流轉，對辦公室的各項工作非常有自己的心得體會、經驗見解。《秘書工作手記》這本書可以說是他的各種體會體驗的精華所在。

全書一共七章，從七個不同方面入手講解，基本涵蓋了辦公室工作的方方面面，其實不只針對辦公室工作，對很多業務科室也非常有用。下面我們從每一章的重點內容來給大家介紹一下這本書。

第一章? 如何得到領導和同事的認可

對大多數人來說，這一章是最為有用的一章，內容也是最多的。這一章講述了怎么向領導匯報、如何更好地領會理解領導指示、與領導出差的注意事項、怎么說話更讓人舒服、什么樣的即興發言效果更好、被領導罵了怎么辦等等非常細致的事項。

我們分別大致整理一下要點：

1.給領導匯報：

首先要保證件件有回音，事事有著落。領導安排的工作，一定要讓領導及時知道你做了沒有，做了哪些工作，完成了哪些步驟。千萬不要領導安排了工作之后你自己在那吭哧吭哧做的非常努力認真，就是不給領導匯報，這樣領導只會認為你沒有做工作。及時匯報工作進展，讓領導知道你做了、知道工作進展，也能讓領導能夠更好地把控大局。一定要多匯報，大事小事該匯報的就匯報，大事寫書面匯報，小事口頭或者發個短信微信匯報，總之就是讓領導及時知道工作信息，記住，“你匯報的次數永遠小于領導對你的期望。”

2.如何做好匯報：

正如開篇所說的個人例子，大多數新人其實并不知道該怎么給領導做好匯報，本書就如何做好匯報提出了幾點建議，非常可行且有必要：首先要記得先說結果，領導永遠更關注結果如何，而不是過程怎樣，你費了多大力氣做好這件事并不重要，重要的是結果能不能讓人滿意；其次，記得準備書面材料，如前所述，書面材料更正式更有邏輯性，紙質版材料也能給領導留下做個存檔以備后續工作需要；第三點，分清詳略，在機關工作，各種檢查、督導、會議都不會少，每次要匯報的內容也很多，分清主次與詳略，該詳說的詳說，該略說的略說，既不漏掉要點，也不浪費時間；第四點是邏輯清楚，千萬別把所有的匯報內容羅列在一起，密密麻麻的誰都不愛看，分類分條列述，第一第二第三，清晰明了又簡潔干凈；最后一點是記得拿出方案和辦法，這一點非常重要，很多人只是單純的匯報各種結果，但是并不能聯系本單位實際工作，不能反思工作中的不足，不能思考改進方法，純粹的機械化作業這一點也是很多新人的屬性，寫匯報材料的時候考慮一下這次會議強調的這幾點我們有沒有做到，哪些工作還沒做到位，我們還需要做什么，把這些加到匯報材料里面去吧，不要擔心自己想的太過膚淺表面，有自己的思考最重要，領導也會看到你的工作態度的，如果方案不好，領導會再做指示，放心大膽的寫吧。

3.正確理解領導的指示：

該問就問，別自作聰明，也別不好意思，當時不問，等反饋結果時候很可能會出大問題；隨身帶著筆和小本子，有時候領導會安排很多項工作，每一項工作又有很多注意點，所謂“好記性不如爛筆頭”，別太高估自己的記憶力，還是用筆記錄一下吧；領導的指示有時候并不等于意圖，這時候就要靠我們自己去把握領導的意思了，比如經常我們手頭一堆工作，領導又有新任務交代，可能領導會說：“算了，你這工作有點多，把相關的資料準備一下給我就好了。”其實領導是想讓你根據資料準備個工作報告工作總結什么的，你如果能抽時間整理出來，比單純地把資料給領導效果要好的多。

4.與領導出差要準備什么：

輕裝上陣，畢竟是出去工作的，別帶太多累贅的東西，尤其是女生，千萬別拖個24寸甚至28寸的行李箱，里面裝的全是衣服鞋子護膚品；準備好各種材料、講話稿、單位通訊錄，最好是紙質版和電子版都帶著，以防萬一紙質版丟了或者有需要改動的地方；帶著名片（自己的和領導的）、一些常用藥、現金；提前做好功課，了解領導的喜好習慣，比如飲食口味比較清淡還是比較重、有沒有晨練習慣之類的，提前做好規劃；別太憊懶了，勤快一點，有點眼色，該倒水就倒水，該給領導遞名片就遞名片。

5.會說話：

多說一些敬語，比如“請”“您”，說話客氣一點，謝謝了麻煩了打擾了，幾個字的事，能讓別人心里更舒服；該夸人就夸人，多注意別人的優點和長處；一些話要學會說，比如“明白了，我馬上就辦”，凸顯了你的行動力，“您是專家，您的幫助太重要了”，尋求別人幫助的時候簡單的恭維一下，讓別人幫你也幫的舒服一點，“要不這樣您看行不行”，委婉的拒絕，同時提出自己的想法，“您稍等，我有點拿不準，我去確認一下”，不確定的事情千萬別亂說，先查查資料問問同事，確定了再回復給對方，效率和準確性相抗衡的時候，還是準確性更重要一些。

6.即興發言：

突然被領導拎出來發言怎么辦？心里沒底，說話結結巴巴前言不搭后語，先別說別人怎么看你，自己都會覺得自己太沒用了，臉皮薄、自尊心強的人更可能會心里壓抑好幾天。所以還是要學一下怎么做才能讓即興發言順暢有亮點吸引人。可以從下面的“四有”入手：有準備，領導和同事講話時候認真聽著，做做筆記，思考一下，尤其是觸動你的點，一定要記錄并思考；有態度，這一段基本是套詞，但是說出來一方面能填充時間，給自己提供時間來思考接下來要說的內容，另一方面也能讓聽得人開心，愉悅他人且方便自己，非常值得一試，套詞很簡單，感謝+自謙+認同即可，“感謝領導給我這個機會，感謝同事們之前的發言，給了我很多啟發，我對這個問題的認識不是很深入，簡單說一下，說的不對還請大家包涵，前面大家說的都很深刻，聽了之后我深受啟發，尤其是XX同志提出的XX，十分到位”，類似于這一類的套話，先感謝一下大家，然后說自己的發言屬于拋磚引玉，再次表示大家的想法非常好，對我很有啟發，這樣就足夠了；有說法，就是旗幟性、標題性的東西，比如說“五位一體”“四個全面”之類的，可能臨場一時想不到，也沒關系，邏輯清晰、表述明白、方便記錄也可以；有爆點，爆點因人而異，有人可以利用幽默塑造爆點，有人可以因為煽情塑造爆點，有人可以通過尖銳問題塑造爆點，可以根據自己的特點尋找好爆點。

6.被領導罵了怎么辦：

先放平心態吧，領導罵你絕對不會是因為私人原因，不要總想著領導看你不順眼之類的，被罵僅僅是因為你工作沒做到位；被領導罵的時候別當場聲辯，尤其是有很多人在場的時候，千萬別大聲分辯，領導不要面子啊？被罵的原因不急的話可以過后解釋一下，需要當場解釋并且確實不是自己的問題的話，可以只悄悄跟領導說一下。被罵之后也要好好吸取教訓，克服對領導的恐懼心理，遇事多跟領導溝通，多接觸領導，避免同類型的問題再次出現。出現一次是不知道，出現兩次是沒注意，出現三次的話，領導只會覺得你工作能力不足或者工作態度有問題。

第二章? 如何培養辦公室工作素養

這一章相對來說內容比較少，比較重要的幾點是：工作拼到最后就是拼身體，關注一下你的領導，基本上都有定期鍛煉的習慣，身體素質也都比較好，而且領導們經常要熬夜早起地辦公、各地飛來飛去地出差開會，精神狀態卻都保持的很好；注意著裝，不要穿的太隨性太休閑，尤其是職場新人，可能還保持著學生時代的著裝習慣，對于工作場合來說其實并不是特別適合，工作中經常會臨時通知你去開個會見個領導，穿的太隨意給人的感覺就很不專業；工作外包，術業有專攻，一個文科專業的人被領導吩咐做個宣傳視頻，那還是把這個工作外包出去吧，找專業的團隊做好了。

第三章? 溝通的技巧

這一章的重點是機德反映人品。所說的機德反映人品，“機”是“手機”的“機”，接打電話、收發短信還有微信聊天、朋友圈的經營等等，都有注意要點，我們一個個來看。

1.接打電話：

電話一定要接，尤其是非工作時間，很多人為了避免被領導拎去加班，都恨不得把手機開飛行模式，或者看到是領導同事打來的電話干脆就不接，反正他們聯系不到我我就不用去加班了。這種做法其實并不好，耽誤了工作，也讓領導心里記了你一筆。有時候真的錯過了電話，看到了就回過去；實在不方便接聽的時候就回一條短信過去說明情況。

接打電話的時候最好能叫對方聽到你的笑意和和氣，不要暴躁不要不耐煩不要有氣無力。可以嘗試一下下面的五點建議。首先音調要高一些、語速急促一些，試一下升調地說“喂，你好！”與降調的說“喂，你好。”，給人的感覺是完全不一樣的；要打招呼，給別人打電話一定要先說一下我是XX單位的XX，不要一上來就說正事，別人都不知道你是誰，只會一頭霧水摸不著頭腦；不要玩變臉，有時候無精打采的接了個電話，結果一聽對面是領導，立馬改變語氣，精神抖擻起來了，這樣的所謂變臉盡量要避免；多用書面語講電話，這一點主要是說我們說話要客氣，多用“麻煩您了”之類的敬語，效果會更好；依依不舍的收尾，講完電話總有人會立馬掛電話，而且掛電話的聲音震耳欲聾，恨不得對方知道你非常討厭這通電話，想也知道這種做法很不禮貌，講完正事，道了再見，略等一下，等別人掛電話，或者稍等之后自己輕輕地掛斷電話，簡簡單單的一個舉動可以避免別人的成見。

2.收發短信：

記得回復別人的短信，不要收到短信就完了，微信也同樣，很多人都有一種“意念回復”的能力，收到別人的信息，我用意念回復你這件事我知道了，但是沒有人有“意念收到”的能力啊，你的意念腦電波別人沒收到那就是沒用，所以收到了短信記得及時回復。

別忘了加上稱呼和署名，稱呼別亂加，一般可以用職務稱呼，比如高處長、李局長，實在不知道該怎么稱呼的就統一用老師，王老師、劉老師。最后加上署名，免得你發了信息別人不知道你是誰，尤其是群發消息，更要加上署名，有時候還要根據實際情況加上工作單位。

標點符號也有大用處。試想一下，領導發了短信過來：小趙，你把上次的季度工作總結發我微信。你回復不帶句號的“好的”與帶著句號的“好的。”效果就是不一樣的，帶著句號的“好的。”給人的感覺更嚴謹一些。再對比一下，帶著句號的“好的。”與帶著感嘆號的“好的！”又不一樣了，帶感嘆號讓人一下子就能感受到你這個人朝氣蓬勃，工作有干勁有活力。接著再對比一下帶著感嘆號的“好的！”與感嘆后加了符號笑臉的“好的！：D”，頓時覺得后者這個回復真是妙啊，不僅有活力，還有親和力，瞬間覺得和領導間的距離拉近了不少。

有幾種場合相對來說更適合發短信而不是打電話。給領導報告情況時，更適合發短信。畢竟領導經常要開會，很多時候不方便接電話，而且打電話報告工作容易混亂，不如寫短信更方便自己厘清思路，也能讓領導留存信息；非工作時間溝通工作時，更適合發短信。誰也不愿意在休息的時候接到電話談論工作，由己及人，非工作時間就發條短信吧；反復提醒對方時，更適合發短信。明天要開會，前幾天已經通知過了，但是擔心他們忘了，再打電話嗎？沒準人家會嫌你煩，這么點事一次次打電話提醒，那就直接發條短信吧，如果那人還是忘了參會，領導罵你通知不到位的時候及時把短信亮出來，也是證明自己工作認真負責的好證據啊；恭維求人煽情時，更適合發短信。不管是恭維還是煽情，都是比較容易矯情的話，說出口可能自己都難為情，發個短信就好多了，語言組織的稍微文藝一點也沒問題。

3.微信的使用：

首先，最重要的一點，微信上找人不要說“在嗎？”，很招人煩，有事直接說事就好。然后就是要經營好自己的朋友圈，多發一些勵志的、感恩的、讀書學習的、加班加點的照片和文字，讓人一看就覺得你是一個樂觀積極、努力向上的好孩子。沒事多給朋友同事點點贊，也可以算是一種沉默的溝通方式了。

作者還提出了一種觀點：微信的頭像最好用本人照片，昵稱最好用自己的實名。我對這一點并不十分認同，當然實名加真實照片對于工作上確實更方便一點，但是不這樣做其實也沒什么太大影響。我翻了一下我們的工作群，大小領導們都用的昵稱和非真實頭像。

第四章? 如何寫好公文

在機關工作的人少不得要寫各種各樣的稿子，要做單位的筆桿子也不是一件容易的事。怎么才能讓公文更出彩呢？先把格式調好吧。公文有固定的格式，標題二號宋體，正文三號仿宋，小標題黑體等等，都是一個套路的，記住即可。先有格式框架再有內容，格式正確讓人第一眼看上去就覺得專業，這就跟中學語文考試作文的卷面分一樣。格式之后，要做亮標題，這一點可能對于經常要寫發言稿、宣傳稿的朋友比較有幫助，出彩的標題有這五類：旁征博引類、生動比喻類、數字概括類、簡短有力類、設問設答類，顧名思義，都是比較好理解的。關于正文的寫法，作者也列舉了幾種方法：豐富細節，多舉事例，觸及矛盾點，提出可行的舉措，行文要有自己的個性。和議論文以及公考申論寫作基本上是一個套路的，這里也不再贅述。最后，千萬別忘了檢查一下有沒有錯別字。

第五章安排宴請與第六章組織會議寫的比較水，講的也都是基本點，亮點非常少，這里不再多做介紹。

第七章? 如何高效辦公

這一章中有幾點建議還是很有借鑒意義的，大家可以用在實際工作當中。

其一是給文件詳細命名，越詳細越好，可以按照3W命名法進行：when（時間）＋who（人物）＋what（事項）。時間最好用固定格式，比如2017年7月23日可以標注為170723；人物最好寫全稱＋職務，比如王局長就不如王小明局長好。這樣命名是為了今后搜索文件時候能夠更方便更快捷地找到自己需要的文件。

其二是各種名片可以通過app掃描后存到手機中，避免了名片過多不好保存或者不好尋找的難題。名片掃描app有很多，大家可以自行搜索下載。作者書中推薦的是“經緯名片通”。

其三是郵件簽名欄備注好信息。郵箱有簽名欄的設置，可以在簽名欄中備注好自己的工作單位、姓名、手機號、微信號、郵箱等，方便收到郵件的人遇到問題及時聯系。

以上是《秘書工作手記——辦公室老江湖的職場心法》這本書的主要內容，這本書從方方面面講述了辦公室工作中需要注意、需要了解的知識，很多都是作者跳了坑之后反思出來的，對于職場新人還是很有幫助的，尤其是本書的前一部分，非常有借鑒意義，相對而言，后半部分則略顯平淡。整體來評價的話，這本書可以說是非常實用直接粗暴的新人工作指南，各行各業的人都會從中找到對自己工作有幫助的部分，而且難能可貴的是，這本書寫的非常淺顯明了，對比大多數頗顯晦澀、只可意會不可言傳的職場書籍，《秘書工作手記》這本書要友好的多。值得一讀。

PS：

最后依然要放上思維導圖，但是只有第一章的，其實每一章我都做了導圖，但是開始用的xmind，打開速度太慢，換了幕布，結果幕布的導圖無法導出。好在第一章是全書重點，且其他章節總結的比導圖還要清晰，尚能欣慰一點。

導圖太大，傳上來比較糊，歡迎關注我的公眾號“有用讀書”，后臺回復“石頭”獲得原圖。