項目整合管理:從“多快好省”中,尋找最佳的平衡點

? ? ? 生活里很多事情皆是項目,比如你搬一次家、策劃一場婚禮、組織一次活動,實現自己人生里大大小小的愿望和目標,其實都是一次項目管理的過程。項目管理是一種系統的思維模式,在哪里都可以用到。比如我們要組織一次集體活動的時候,其實無形當中也是將它當做項目來做:誰是活動的負責人,哪些人需要參與活動、時間怎么安排、都有什么樣的活動任務、活動的預算多少、溝通機制是什么樣子等等,似乎這一切都像極了項目管理的思想和套路。雖然我們并沒有明確地區分5大過程和10大知識領域,但也在不經意間,將這些過程緊密銜接,這些過程相互制約也相互影響,不管表現出來的結果如何,但用這樣的方法去執行卻是特別的高效。雖然所有的項目管理過程在某種程度上都可以看成是一個整體,有經驗的項目管理人員都知道,管理項目其實并無統一的方法,為了取得預期的項目績效,項目管理人員會以不同的優先級和重要程度在具體項目中實施PMBOK中的各個過程,項目整合管理的需求就凸現出來,顯得尤為重要。

? ? ? ? 那什么是項目整合管理呢?整合管理是項目管理10大知識領域中的第一個領域,項目整合管理需要選擇資源分配方案、平衡相互競爭的目標和方案,以及管理項目管理知識領域之間的依賴關系。項目整合管理,為了滿足各方需求而進行統籌、協調以達到預期項目目標的過程,注重項目管理的綜合性和全局性。主要內容是在相互沖突的目標或可選擇的目標中權衡得失、進行折衷。簡單來講,所有項目的整合管理都有一個共同點,就是將哪些零散的要素組合在一起,并形成有價值、有效率的一個有機整體,最終獲得“整體的最優”

關注核心的四要素里,尋找最佳的平衡點

? ? ? ? 傳統項目管理最核心的4要素,可以說是項目的范圍、時間、成本和質量。項目管理三角形的三個頂點分別是范圍、時間和成本,中間是質量。一般情況下,在項目實施時,項目的質量高于一切,質量是首要目標,任何時候都不應該以降低質量作為代價和折衷,因此,在項目管理三角形中把質量放在中間,說明質量雖然會受到其他三個因素的影響,但是質量本身不應該作為一個可供調節的因素來使用。不同的項目干系人對項目的實施有不同的期望和要求,面對這種差異,項目經理不能只滿足一方的要求而忽略另一方的要求。因此,需要在不同的目標之間進行統籌、協調和權衡,最終尋求一種最佳的平衡。

? ? ? ? 所以,理論上講,一方面,如果不降低質量要求,在項目實施周期被壓縮時,就需要增加項目資源或裁剪和減少項目范圍;另一方面,為了節約項目成本(資源),可以通過縮小項目范圍或延長項目實施時間來實現;但如果需求變化,導致項目范圍的擴大,就需要相應地增加項目成本(資源)或延長項目時間。然而實際情況卻常常是,作為項目實施的一方,卻不一定會將質量作為首要的目標,可能會將項目成本或者項目范圍作為首要關注目標。

? ? ? ? 但在創新項目核心四要素的管理中,其中的質量目標因素是自變量x,因為目標可控可調,項目為了要快速實現目標,想要快速上線投入生產,項目質量不用做到100分、70分也可以。所以,它是可以根據項目核心干系人、項目發起者、股東等的愿望和主觀意識能夠動態做調整。因為很多情景下,快速占領市場比做一個完美的項目產品出來更重要,更具有商業的價值。而這樣的時候,項目范圍、時間、成本另外三個目標因素是成了應變量。但是,不同創新項目應變量目標要素的優先序列是不同的,創新項目整合管理的關鍵點是,確定出這四個要素的合理配置關系。

1、項目質量目標是自變量,當它擴大和縮小時會導致另外三個要素發生變化,故范圍、成本、時間是應變量;

2、范圍、成本、時間在不同的項目當中具有不一樣的權重和優先級;

掌握且平衡項目管理各過程的相互作用

? ? ? ?項目管理的42個過程按照邏輯關系可分為啟動、規劃、執行、監控、收尾5大過程組。這些過程借助各種工具和技術來應用“整合、范圍、時間、成本、質量、人力資源、溝通、風險、采購、干系人“等10大知識領域的技能和能力以確保項目自始至終順利執行。每個過程都有各自的輸入、和相應的輸出,過程組極少是孤立的或一次性事件,而是在整個項目周期相互重疊和交織。一個過程的輸出通常成為另一個過程的輸入。整合管理中所描述的這些過程是最基本的管理知識。整合管理主要包括:項目計劃開發、項目計劃實施、項目綜合變更控制這三個過程。這些過程彼此相互影響,同時與其它領域中的過程也互相制約和影響。

全局觀、戰略性、前瞻性的思維模式

? ? ? 要做好項目整合管理,要求項目經理具備全局觀,統籌戰略、前瞻性的系統思維模式。項目經理不能孤立的看待項目的任何一個過程及其要素。要將項目當做是一個相互聯系、相互影響和制約的有機整體、看做是一個完整的系統。這個系統涉及很多要素:項目范圍、起止時間、項目預算、項目風險、干系人溝通、項目資源等等。當然,不同行業、不同企業的項目特征不同,項目經理的權限、職責、擁有的項目資源都不盡相同。比如,有的企業項目經理不負責項目成本,而有的項目經理根本沒有人事權和財務權,用誰,不用誰,都不能完全自己說了算。

高效地整合、配置項目資源

? ? ?影響項目成敗的核心要素是明確的。但支撐項目的資源永遠都是有限的。項目資源是項目執行的承載,對資源有效配置是項目得以順利執行的保障,對于項目經理來說,最難以掌控的主要是人力資源和項目資金的分配。但無論處在什么樣的企業,無論權限大小,項目經理都是項目有關各方協調配合的橋梁和紐帶,處在上級與下級各方的核心地位。從項目的資源分配工作便可以看出。項目組織雖然是臨時性的,但是項目資源是屬于企業的。項目經理要對資源分配得當和高效,必須要和相關業務部門的工作聯系起來。

? ? ? ?首先,項目經理需要了解企業項目的資源類型。只有在對資源狀況了如指掌的情況下,才能整合好項目資源,做到:“資源耗用最少、資源使用結構合理、資源在項目過程中均衡投入”。項目組是一個團隊,需要各種各樣的角色,并非所有優質人才都會集中到一個項目組里,就一定能做好項目。其次,在具有不同利益的各項目干系人之間進行整合和權衡,如客戶、設計方、實施方等;再次,在項目所需要的不同專業工作之間的整合,如各種開發技術工作的支撐和配合。最后,在項目管理的各過程之間進行整合,比如在明確項目范圍情況下,進度管理與成本管理需要綜合考慮,同時進度管理與成本管理都需要考慮風險;而后續項目范圍的變更需要與相對應的成本、進度變更綜合考慮等等。

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