EXCEL小白的進(jìn)階之路

從16年3月申請的小號，到現(xiàn)在發(fā)表的微文，屈指可數(shù)，糾結(jié)于想要好的內(nèi)容，好的頁面排版，然而糾結(jié)著糾結(jié)著也就沒了下文，亦或是由于各種坑爹的借口“忙啊，加班啊，累啊”斷了寫文章的念頭，說到底還是執(zhí)行、專注、毅力不夠！看著少年阿段的文章似乎又將我拉回“應(yīng)該開始寫作”的想法，對哦！“不是應(yīng)該，而是要”的想法，寫文到底是為了什么！自己或是別人，為了記錄或是分析！浩蕩的2017年，經(jīng)歷了啥哦！一半已過，時間給我留下了什么，亦或是在我的時間維度里我為它增貼了什么！

最近這3個月來真正感受到了自己的渺小，原來還有這么多不知道！不知道！不知道！我做了啥哦！少了，暗戳戳的開始了Excel的小白進(jìn)階之路！跟著我來一起學(xué)，get小技能吧！年末我該成為大咖了吧！明年我該做點不一樣的事了吧！（師從盧大神，這個100天我想很值！有需要的可東京搜索“EXCEL不加班系列書籍”）暫且當(dāng)小說看著吧！看得有點吃力，教材書不錯，推薦買！

第1章 7天養(yǎng)成一個好習(xí)慣

養(yǎng)成一個好習(xí)慣不是兩三天就可以的，而是長期堅持的結(jié)果，最快也要7天才可以養(yǎng)成一個好習(xí)慣。這里先不說什么是好習(xí)慣，而是從它的對立面壞習(xí)慣說起。在Excel中有哪些習(xí)慣是不好的呢？了解這些反面教材，我們引以為戒，從今以后不犯這些低級錯誤。不犯錯，就是最好的習(xí)慣。

Day1拒絕合并單元格

盧子：Excel中有這么一個功能叫“合并后居中”，很多人都經(jīng)常使用這個功能。木木，你是不是也經(jīng)常使用？

木木：對啊，這么好用的功能干嘛不用，如圖 1?1所示，表格使用這個功能看起來好看多了！

圖1?1使用合并單元格的效果

盧子：確實挺好看的，不錯，贊一個。但是，你試過對合并后的單元格進(jìn)行篩選嗎？比如篩選品類為梨子的所有對應(yīng)值。

木木：這個還真沒有，我試試看。如圖 1?2所示，居然只顯示第一個對應(yīng)值，怎么回事呢？

圖1?2只顯示第一個對應(yīng)值

盧子：這種合并居中顯示適合在紙中記錄，而我們現(xiàn)在使用的是Excel。傳統(tǒng)手工這樣輸入我們能夠自己識別，而在Excel中卻識別不出來。我們不能用傳統(tǒng)的思維來制作表格。如圖 1?3所示，選擇梨子這個單元格，單擊“合并后居中”按鈕。因為已經(jīng)合并單元格了，再單擊“合并后居中”按鈕就相當(dāng)于取消合并單元格。

圖1?3取消合并單元格操作

如圖 1?4所示，取消合并單元格后，就只有第一個有值，其他都是空白的。也就是說在進(jìn)行篩選操作的時候，實際上只能識別第一個單元格為符合條件，而其他都不滿足，所以篩選不到。

圖1?4取消合并單元格后效果

木木：原來這樣啊。

盧子：如果后期要對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，建議還是盡量不使用合并單元格，這樣能避免一些不必要的麻煩?，F(xiàn)在給你布置一道作業(yè)，如何實現(xiàn)篩選所有符合梨子的對應(yīng)項目？

木木：感覺好難的樣子，回去我好好考慮。

不到半個鐘時間，木木就做出來了，讓盧子很驚訝！

盧子：木木，你好棒啊，這么難的問題，你居然會了。

木木：偷偷地告訴你，我是百度到的，自己不會做。

盧子：善于借助搜索引擎，是一個很好的習(xí)慣，現(xiàn)在是網(wǎng)絡(luò)時代，要利用好身邊的一切資源。那你說一下具體怎么操作吧？

木木：這個操作步驟實在太高大上，容我一步步道來。

Step 01 如圖 1?5所示，選擇區(qū)域A2:A16，單擊“合并后居中”按鈕，也就是先取消合并單元格。

圖1?5選擇區(qū)域取消合并單元格

Step 02 如圖 1?6所示，按F5鍵調(diào)出“定位”對話框，單擊“定位條件”。

圖1?6調(diào)出定位對話框

Step 03如圖 1?7所示，選擇“空值”，單擊“確定”按鈕。

圖1?7定位空值

Step 04 如圖 1?8所示，輸入公式=上一單元格，即=A2。

圖1?8填充公式

Step 05 關(guān)鍵一步，不能直接按回車，否則就前功盡棄了?？辞宄耍鐖D 1?9所示，按組合鍵Ctrl+Enter結(jié)束，瞬間就將所有內(nèi)容填充完畢。

圖1?9填充公式操作

現(xiàn)在要篩選什么品類，直接篩選就行，非常方便。

盧子：現(xiàn)學(xué)現(xiàn)用，好厲害。

木木：不過我不知道這里為什么要輸入=A2，原理是什么呢？只是糊里糊涂跟著操作。

盧子：這里涉及到兩個知識點：

①相對引用的作用：在A3輸入=A2，在A4就自動變成=A3，在A6就自動變成=A5，也就是說不管到哪一個單元格，始終等于上一個單元格的值。這個在后面函數(shù)部分我會跟你詳細(xì)解釋。

②定位空值的作用：只是填充沒有值的單元格，而有值的單元格就始終保持不變。

木木：這下明白了，既懂了方法又懂原理。

知識擴(kuò)展：

填充合并單元格的內(nèi)容后，區(qū)域中是包含有公式的，如果能夠?qū)⒐阶兂芍档男问綍?。選擇區(qū)域A2:A16復(fù)制，右擊選擇粘貼成值，也就是“123”，如圖 1?10將公式復(fù)制粘貼成值所示。

圖1?10將公式復(fù)制粘貼成值

課后練習(xí)：

如圖 1?11所示，正常情況下我們都是需要合并單元格才能居中，如何在不合并單元格的情況下實現(xiàn)居中呢？

圖1?11不使用合并單元格的居中

Day2名詞縮寫帶來的麻煩

盧子：如圖 1?12使用簡寫所示，這是2個會計論壇的每天發(fā)帖明細(xì)表，有的時候為了偷懶，我們會將會計科普論壇寫成會計網(wǎng)，將會計視野論壇寫成視野。木木，你是不是這樣干過？

圖1?12使用簡寫

木木：你怎么知道？這樣每天少寫很多字，多好。

盧子：這樣說也合情合理，能偷懶的情況下，誰不想偷懶。一向以懶人著稱的我，很多時候連寫都不想寫，直接復(fù)制粘貼上去。如果現(xiàn)在讓你分別統(tǒng)計2個論壇的發(fā)帖數(shù)，你有什么辦法統(tǒng)計嗎？

木木：就這幾天的發(fā)帖數(shù)，我敲幾下計算器就搞定了，不發(fā)愁！

盧子：如果現(xiàn)在的數(shù)據(jù)是10000行呢？你是不是準(zhǔn)備敲到明天？

木木：是啊。

盧子：說句實話，這些我曾經(jīng)也干過，就是因為當(dāng)初不夠懶，說多了都是淚。當(dāng)一個人懶到了極點，必然會想辦法讓自己效率更高，讓自己更加輕松。

木木：那現(xiàn)在是不是有更好的辦法解決？

盧子：因為名詞進(jìn)行縮寫，所以不能直接匯總。但我們可以制作一個下拉菜單，通過下拉菜單選擇論壇，這樣可以實現(xiàn)快速輸入，同時保證一致性。名詞統(tǒng)一后，就可以借助數(shù)據(jù)透視表輕松實現(xiàn)匯總。

Step 01 將論壇的全名輸入在E列，如圖 1?13輸入論壇全名所示。

圖1?13輸入論壇全名

Step 02 如圖 1?14設(shè)置下拉列表所示，選擇區(qū)域B2:B17，切換到“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“數(shù)據(jù)驗證”圖標(biāo)。在“允許”的下拉列表框中選擇“序列”選項，在“來源”文本框引用=$E$2:$E$3（E列的區(qū)域，直接用鼠標(biāo)選擇即可），最后單擊“確定”按鈕。

圖1?14設(shè)置下拉列表

Step 03 如圖 1?15下拉菜單示意圖所示，現(xiàn)在要選擇論壇名，只需通過下拉菜單進(jìn)行選擇即可，方便快捷。

圖1?15下拉菜單示意圖

木木：這樣確實方便好多，以后再也不用手工輸入。

盧子：這里再簡單介紹如何用數(shù)據(jù)透視表匯總每個論壇的發(fā)帖數(shù)。

Step 01如圖 1?16創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表所示，單擊數(shù)據(jù)源任何單元格如A1，切換到“插入”選項卡，單擊“數(shù)據(jù)透視表”圖標(biāo)，默認(rèn)情況下會自動幫你選擇好區(qū)域，保持默認(rèn)不變，單擊“確定”按鈕。

圖1?16創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

Step 02 如圖 1?17勾選字段所示，彈出“數(shù)據(jù)透視表”字段對話框，只需同時勾選論壇跟發(fā)帖數(shù)，就可以快速統(tǒng)計每個論壇的發(fā)帖數(shù)，不到1分鐘時間就完成別人1天的工作量。

圖1?17勾選字段

木木：哇！這個功能好牛逼。

盧子：數(shù)據(jù)透視表是Excel最強(qiáng)大的功能，等你以后熟練了基本操作以后再教你更全面的用法。

知識擴(kuò)展：

在設(shè)置下拉菜單的時候，來源采用引用單元格區(qū)域，這樣就造成多余了一列。其實來源也可以直接手寫，然后用英文狀態(tài)的逗號隔開，如圖 1?18直接寫來源所示。

圖1?18直接寫來源

設(shè)置了下拉菜單，如果你用手工輸入的話，輸入名詞縮寫，會提示警告對話框，不讓你輸入，如圖 1?19所示。

圖1?19警告對話框

雖然不讓輸入其他值，但對于以前已經(jīng)輸入的值是無效的。以前輸入的縮寫可以用“圈釋無效數(shù)據(jù)”這個功能將這些圈釋出來，最后再重新更改成標(biāo)準(zhǔn)的，如圖 1?20所示。

圖1?20圈釋無效數(shù)據(jù)

課后練習(xí)：

如圖 1?21所示，論壇不在同一個工作表的情況下，如何制作一級下拉菜單？

圖1?21跨工作表制作下拉菜單

Day3統(tǒng)一日期格式

盧子：中國文化博大精深，光表示日期就有一大堆方法：2015年1月30日、1月30日、1-30、1/30、1.30、20150130……

木木，你平常喜歡用哪一種形式的日期呢？

木木：我比較喜歡用2015-1-30這種形式的日期。

盧子：原來木木一直保持著良好的習(xí)慣，都輸入規(guī)范的日期。如圖 1?22所示，如果是標(biāo)準(zhǔn)日期跟不標(biāo)準(zhǔn)日期混合在一起，你如何將2.1這種不標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)呢？

圖1?22標(biāo)準(zhǔn)日期跟不標(biāo)準(zhǔn)日期的混合

木木：這個我會。如圖 1?23所示，選擇A列，按組合鍵Ctrl+H，調(diào)出“查找和替換”對話框，將.替換成-，單擊“全部替換”即可。

圖1?23替換

如圖 1?24所示，一下子就轉(zhuǎn)變成標(biāo)準(zhǔn)日期了。

圖1?24替換后效果

盧子：看來以后不能小看木木了，“查找和替換”功能掌握得挺好的。其實除了替換，還可以用分列完成。跟替換功能比較起來，會顯得麻煩一點，不過這里作為另外一種辦法，參考下。

Step 01 如圖 1?25所示，選擇區(qū)域A2:A6，切換到“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“分列”圖標(biāo)，保持默認(rèn)不變，連續(xù)2次單擊“下一步”按鈕。

圖1?25文本分列第1步

Step 02如圖 1?26所示，選擇“日期”格式，單擊“完成”按鈕，就可以轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)日期。

圖1?26文本分列第2步

木木：你多教一種方法，我就多學(xué)習(xí)一種，賺到了。

知識擴(kuò)展：

分列是一個很強(qiáng)大的功能，可以將數(shù)值跟文本格式互相轉(zhuǎn)換、按分隔符分列、按固定字符分列等。

01按分隔符（*）分列

如圖 1?27所示，尺寸的數(shù)據(jù)都是用*隔開，有沒有辦法提取長、寬？

圖1?27提取長、寬

Step 01 如圖 1?28所示，選擇單元格A2:A10，單擊“數(shù)據(jù)”選項卡→“分列”按鈕，在彈出的“文本分列向?qū)А睂υ捒虮３帜J(rèn)不變，單擊“下一步”。

圖1?28文本分列第1步

Step 02如圖 1?29所示，“分割符號”在其他文本框輸入*，單擊“下一步”

圖1?29文本分列第2步

Step 03如圖 1?30所示，目標(biāo)區(qū)域為B2單元格，單擊“完成”。

圖1?30文本分列第3步

02按固定字符將姓名分離

如圖 1?31所示，怎么姓名分成姓跟名，并顯示在兩列呢？

圖1?31姓名清單

Step 01選擇單元格A2:A12，將姓名復(fù)制到B列。

Step 02單擊“數(shù)據(jù)”選項卡→“分列”按鈕，在彈出的“文本分列向?qū)А睂υ捒颍x擇“固定寬度”，單擊“下一步”。

Step 03用鼠標(biāo)單擊第一個漢字處，單擊“確定”按鈕。

姓名就完成分列，如圖 1?32所示。

圖1?32按固定字符分列

課后練習(xí)：

如圖 1?33所示，如何從身份證將出生日期分離出來？

圖1?33提取出生日期

Day4數(shù)據(jù)與單位分離

盧子：如圖 1?34所示，這是Excel效率手冊銷售明細(xì)表，在記錄的時候為了讓別人看清單位，所以在最后面添加一個本字。木木，你見過這種嗎？

圖1?34數(shù)量包含單位

木木：當(dāng)然見過啦，我們做財務(wù)的，很多時候都是這樣，在金額后面添加單位元，比如2000元這種。

盧子：這種看起來雖然沒什么問題，但實際上卻是個大問題。這種數(shù)據(jù)是不能直接求和的，你可以試試？

木木：我試試看。

Step 01 如圖 1?35所示，將鼠標(biāo)放在B7這個單元格，單擊“自動求和”圖標(biāo)。

圖1?35自動求和

Step 02 如圖 1?36所示，用鼠標(biāo)選擇求和區(qū)域B2:B6。

圖1?36選取區(qū)域

Step 03 如圖 1?37所示，回車后，總數(shù)量為0。

圖1?37數(shù)據(jù)不能求和

木木：還真是這樣，這是怎么回事？

盧子：添加了單位的數(shù)字，就不叫數(shù)字了，叫文本。文本是不能求和的，直接當(dāng)0處理。也就是說數(shù)字跟單位要分離才可以，這個分離木木應(yīng)該很熟練吧，你來操作一遍。

木木：好啊。

如圖 1?38所示，借助組合鍵Ctrl+H調(diào)出“查找和替換”對話框，將本替換成空，單擊“全部替換”按鈕。

圖1?38替換本字

如圖 1?39所示，將單位替換掉，現(xiàn)在就乖乖自動求和了。

圖1?39數(shù)量可以求和

盧子：如圖 1?40所示，一格一屬性，不同東西的不要放在同一個單元格。單位都統(tǒng)一的話，可以直接放在表頭。

圖1?40一格一屬性1

如圖 1?41所示，單位不統(tǒng)一的話，可以添加一列。

圖1?41一格一屬性2

小小的改變，卻能給你統(tǒng)計帶來極大的便利。

知識擴(kuò)展：

如果一定要顯示單位“本”，可以通過自定義單元格格式來實現(xiàn)。自定義單元格格式不會改變單元格本身的性質(zhì)，只是欺騙我們的眼睛而已。

如圖 1?42所示，選擇區(qū)域B2:B6，按組合鍵Ctrl+1調(diào)出“設(shè)置單元格格式”對話框，單擊“自定義”，輸入類型為：0"本"，單擊“確定”按鈕。

圖1?42自定義單元格格式

自定義單元格格式后，雖然單元格多了一個“元”字，但照樣可以求和。

課后練習(xí)：

如圖 1?43所示，輸入數(shù)字的時候，自動顯示包裝N部。

圖1?43自定義包裝N部

Day5不使用無意義的空格

盧子：如圖 1?44所示，這是剛剛的Excel效率手冊的銷售明細(xì)表改進(jìn)后的效果，在姓名這里，我們需要將姓名對齊。很多人都是用輸入空格的方法，讓姓名對齊的，木木你是否也是這樣做的？

圖1?44輸入多余的空格

木木：是啊，你怎么知道的，我以前經(jīng)常這樣做。難道有其他方法嗎？

盧子：方法還真有一個，將對齊方式設(shè)置為分散對齊即可。

Step 01 如圖 1?45所示，借助組合鍵Ctrl+H，調(diào)出“查找和替換”對話框，查找內(nèi)容輸入一個空格，單擊“全部替換”按鈕。

圖1?45替換掉空格

Step 02 如圖 1?46所示，選擇區(qū)域A2:A6，單擊“對齊方式”設(shè)置，“水平對齊”方式選擇“分散對齊”，單擊“確定”按鈕。

圖1?46設(shè)置分散對齊

如圖 1?47所示，設(shè)置完成后，姓名就自動對齊。

圖1?47分散對齊效果

這樣設(shè)置可以不用錄制空格，大大提高了效率，同時也就避免了空格錄入多一個或者少一個的情況。

木木：這方法好棒，學(xué)習(xí)了。

知識擴(kuò)展：

如圖 1?48所示，用手工添加空格的方法有時難免會多添加一個空格或少添加一個空格，這樣會被Excel認(rèn)為是不同姓名，導(dǎo)致統(tǒng)計出錯。

圖1?48統(tǒng)計出錯

課后練習(xí)：

如圖 1?49所示，金額為了更好看，進(jìn)行了縮進(jìn)，除了敲空格，你知道該如何做嗎？

圖1?49金額縮進(jìn)

Day6保護(hù)工作表中的公式不被修改

盧子：如圖 1?50所示，這是一份員工信息表，如果要發(fā)送給別人，但里面的黃色填充部分設(shè)置了公式不想讓別人修改。木木，如果是你，你會怎么做呢？

圖1?50員工信息表

木木：直接跟他們說，這里有公式，不能修改，否則會出錯啦！

盧子：靠人為提醒始終不是辦法，如果要發(fā)送的人多，不可能全部提醒，即使提醒了別人也不一定會記住。

木木：那還能怎么辦？

盧子：其實Excel中有一個功能叫：保護(hù)工作表，也就相當(dāng)于給工作表加一把鎖，要打開這把鎖必須有鑰匙才行，而這把鑰匙就是密碼。這個密碼只有你才有，別人沒有。通過保護(hù)，別人想改也改不了。

木木：居然有這么神奇的功能，現(xiàn)在就想看看具體如何操作的？

盧子：這個操作步驟比前面的那些功能稍微繁瑣一點，我一步步說給你聽。

Step 01 如圖 1?51所示，單擊“全選”按鈕，按組合鍵Ctrl+1調(diào)出“設(shè)置單元格格式”對話框，切換到“保護(hù)”選項卡，取消勾選“鎖定”和“隱藏”前面的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。

圖1?51取消鎖定

Step 02 如圖 1?52所示，選擇區(qū)域C2:D14，按組合鍵Ctrl+1調(diào)出“設(shè)置單元格格式”對話框，切換到“保護(hù)”選項卡，勾選“鎖定”和“隱藏”前面的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。

圖1?52勾選鎖定跟隱藏

Step 03 如圖 1?53所示，切換到“審閱”選項卡，單擊“保護(hù)工作表”圖標(biāo)，設(shè)置密碼為123456（設(shè)置自己能夠記住的號碼），單擊“確定”按鈕。

圖1?53設(shè)置工作表保護(hù)

Step 04 如圖 1?54所示，再輸入一遍密碼，單擊“確定”按鈕。

圖1?54確認(rèn)密碼

大功告成，如圖 1?55所示，現(xiàn)在只要修改公式區(qū)域，就會自動警告，讓你無法修改。

圖1?55警告提示

木木：好像聽懂了，不過我得回去熟練下才行，要不記不住！

知識擴(kuò)展：

如果以后自己要修改公式，可以撤銷密碼。如圖 1?56所示，單擊“撤銷保護(hù)工作表”，輸入密碼123456，即可。

圖1?56撤銷工作表保護(hù)

課后練習(xí)：

如圖 1?57所示，對表格進(jìn)行保護(hù)，除了可以進(jìn)行圖片編輯以外，其他功能都禁止使用。

圖1?57保護(hù)后能對圖片進(jìn)行處理

Day7數(shù)據(jù)備份以及另存為PDF很重要

盧子：木木，最近Excel學(xué)得怎么樣了？

木木：你教的那些我全部都會啦，哈哈。

盧子：其實這些都是細(xì)節(jié)問題，稍微提一下就會了。對了，平常你收到別人的Excel文檔的時候，你是直接編輯還是？

木木：打開Excel后就直接編輯啊，難不成還要做什么處理？

盧子：對于一些不重要的表格，這樣直接編輯沒有問題。但對于一些表格模板或者重要的表格，最好實現(xiàn)備份，如圖 1?58所示，利用副本進(jìn)行編輯，不要在原稿上進(jìn)行修改，以免造成一些意想不到的麻煩。

圖1?58建立副本

木木：會有什么麻煩呢？

盧子：比如你現(xiàn)在對表格進(jìn)行了一系列操作以后，要想重新復(fù)原到最初的表格基本上是辦不到。如果只是用副本操作，不管怎么操作，原來的文檔都還在，如果以后需要最初的表格，你依然可以用到。

木木：你考慮的真周到，學(xué)習(xí)了。

知識擴(kuò)展：

還有一種情況就是：報告做好了，一份留底，一份傳給供應(yīng)商。為了讓報告不被修改，以前都是直接打印出來，然后再用打印件傳真過去給供應(yīng)商。現(xiàn)在提倡綠色辦公，節(jié)約用紙，有沒有辦法能直接發(fā)送文檔過去，別人無法修改內(nèi)容？

其實可以將Excel轉(zhuǎn)換成PDF，這樣別人就不能輕易更改你的內(nèi)容。如圖 1?59所示，文件“另存為”，選擇儲存位置，保存類型選擇PDF，單擊“保存”按鈕。

圖1?59另存為PDF

今日無練習(xí)，7天的好習(xí)慣已經(jīng)講完，你有收獲嗎？

第2章 事半功倍的數(shù)據(jù)批量處理絕招

好習(xí)慣養(yǎng)成了，接下來就得學(xué)會快速錄入數(shù)據(jù)，這樣才能更好的提高工作效率。

Day8序列數(shù)字生成大法

盧子：木木，如圖 2?1所示，這里有一份客戶的清單，需要逐個輸入序號，你知道怎么做嗎？

圖2?1客戶清單

木木：這個我會，很容易。

如圖 2?2所示，在A2單元格中輸入1，鼠標(biāo)放在A2單元格右下方，出現(xiàn)“+”字形，按住Ctrl鍵，拖動鼠標(biāo)下拉到A15就可以生成1-14的序號。

圖2?2下拉生成序號

盧子：不錯。鼠標(biāo)下拉這種適合生成的序號比較少的，而序號多的話用這種也不太合適。如圖 2?3圖所示，這時可以將鼠標(biāo)放在A2單元格右下方，出現(xiàn)“+”字形，雙擊單元格，選擇“填充序列”就可以自動填充序號。

圖2?3填充序列

木木：對哦，如果有1萬個序號，要下拉好久，還是你的方法快捷。

知識擴(kuò)展：

如果輸入的序列為文本型數(shù)字的話，操作會略有差異。

如圖 2?4所示，輸入第一個序號后，直接下拉就可以。

圖2?4直接下拉

如圖 2?5所示，輸入第一個序號后，采用雙擊填充。

圖2?5雙擊填充

課后練習(xí)：

如圖 2?6所示，如何生成偶數(shù)等差序列？

圖2?6偶數(shù)等差序列

Day9你所不知道的日期填充秘密

木木：盧子，求救。如圖 2?7所示，我在給人員排班的時候，希望按工作日來填充日期，但直接下拉的話沒有排除掉周末，怎么辦？

圖2?7人員排班表

盧子：如果你細(xì)心觀察的話，如圖 2?8所示，你會發(fā)現(xiàn)下拉的時候有一個“自動填充選項”，單擊這個“自動填充選項”里面出現(xiàn)了各種各樣的填充方式，選擇“以工作日填充”。

圖2?8以工作日填充

如圖 2?9所示，我們也可以試試“以月填充”跟“以年填充”的效果。

圖2?9以月跟年填充

木木：原來如此，謝謝盧子。

知識擴(kuò)展：

日期填充還能返回上個月的最后一天。

Step 01 如圖 2?10所示，輸入第一個日期選擇“以月填充”。

圖2?10以月填充

Step 02如圖 2?11所示，往左邊拖拉，選擇“以天數(shù)填充”。

圖2?11以天數(shù)填充

課后練習(xí)：

如圖 2?12所示，利用填充日期的功能，填充返回上一個月。

圖2?12返回上個月

Day10神奇的快速填充

Excel中除了填充序列、日期填充，還有一個最NB的填充。正名叫快速填充，別名叫閃電填充。

神奇的快速填充，到底有多神奇呢？

1、從身份證號提取出生日期，如圖 2?13所示。

圖2?13提取出生日期

如圖 2?14所示，單元格事先設(shè)置為文本或者輸入一個'，輸入第一個出生日期，下拉選擇快速填充。

圖2?14快速填充

2、從文本和數(shù)字混合中提取數(shù)字，如圖 2?15所示。

圖2?15提取數(shù)字

輸入第一個數(shù)字，按快捷鍵Ctrl+E，如圖 2?16所示。

圖2?16Ctrl+E的使用1

3、從電子郵箱中提取名字，如圖 2?17所示。

圖2?17提取名字

輸入第一個名字，按快捷鍵Ctrl+E，如圖 2?18所示。

圖2?18Ctrl+E的使用2

4、合并姓名，如圖 2?19所示。

圖2?19合并姓名

輸入第一個姓名，按快捷鍵Ctrl+E，如圖 2?20所示。

圖2?20Ctrl+E的使用3

5、合并姓名和手機(jī)號碼，如圖 2?21所示。

圖2?21合并姓名和手機(jī)號碼

輸入第一個姓名和手機(jī)號的所有內(nèi)容，按快捷鍵Ctrl+E，如圖 2?22所示。

圖2?22Ctrl+E的使用4

課后練習(xí)：

從調(diào)色配方中提取中間配色，如圖 2?23所示。

圖2?23提取中間配色

Day11高大上的時間錄入方法

普通錄入

1、手動輸入技巧

我們手工錄入當(dāng)年日期時可以不用輸入年份，如輸入4-25，會自動補(bǔ)全當(dāng)年年份變成2017-4-25。將單元格格式設(shè)置為短日期或者自定義為：yyyy-m-d，如圖 2?24所示。

圖2?24短日期

2、快捷鍵錄入法

按住鍵盤上的Ctrl，再按鍵盤上的分號（；），這時單元格上直接顯示當(dāng)前的日期，如圖 2?25所示。

圖2?25顯示當(dāng)前日期

按住鍵盤上的Ctrl，再按住Shift，再按上分號（；），這時將自動顯示當(dāng)前的時間，如圖 2?26所示。

圖2?26顯示當(dāng)前的時間

3、函數(shù)錄入法

TODAY函數(shù)，返回當(dāng)前的日期。當(dāng)您需要在工作表上顯示當(dāng)前日期而不管您是何時打開工作簿時，TODAY 函數(shù)會很有用，如圖 2?27所示。

圖2?27TODAY函數(shù)

NOW函數(shù)，返回當(dāng)前的時間。在您需要在工作表上顯示當(dāng)前日期和時間，或者基于當(dāng)前日期和時間計算某一值，并且每次打開工作表該值都更新時，NOW 函數(shù)會很有用，如圖 2?28所示。

圖2?28NOW函數(shù)

知識擴(kuò)展：

高大上錄入

我們經(jīng)常要在Excel 表格里錄入日期（年月日）＋時間（0:00:00）

有沒有一種方法可以直接點到那一格就自動彈出一個選擇框，直接在框里選擇日期和時間（顯示格式：2017-6-11 9:10:01），如圖 2?29所示。

圖2?29選擇當(dāng)前日期+時間

當(dāng)前時間自動顯示在那個選擇框里，修改后點確定后直接錄入到表格里。

Step 01 將單元格格式設(shè)置為：yyyy-m-d h:mm:ss，如圖 2?30所示。

圖2?30自定義單元格

Step 02 在E1輸入NOW函數(shù)。

=NOW()

Step 03 制作下拉菜單。選擇單元格區(qū)域C2:C7，切換到“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“數(shù)據(jù)驗證”圖標(biāo)，在允許下拉文本框選擇“序列”，來源引用用鼠標(biāo)引用E1的位置，單擊“確定”按鈕，如圖 2?31所示。

圖2?31下拉菜單

課后練習(xí)：

如圖 2?32所示，將A列的日期跟B列的時間合并起來，顯示在C列。

圖2?32將日期和時間合并

Day12錄入長字符串的技巧

盧子：木木，如圖 2?33所示，假如現(xiàn)在增加一列內(nèi)容，錄入身份證號碼，你知道怎么操作嗎？

圖2?33如何錄入身份證

木木：這個我會，如圖 2?34所示，身份證號碼跟其他不一樣，超過15位數(shù)字，如果直接輸入會出錯，15位后面全部變成0。

圖2?34超過15位數(shù)字后面全變成0

如圖 2?35所示，在輸入的時候，只需在身份證前面輸入“'”即可。

圖2?35輸入’

盧子：這個也是一種方法，我平常更習(xí)慣將單元格設(shè)置為“文本” 格式。如圖2?36所示，選擇區(qū)域C2:C15，將單元格格式改成“文本”。

圖2?36設(shè)置文本格式

這種有一個好處就是，一勞永逸。只需設(shè)置一次單元格格式，以后只需輸入身份證號碼即可。

知識擴(kuò)展：

如圖 2?37所示，在Excel中直接輸入12位的數(shù)字，居然變成這樣9.57536E+11，這個究竟是什么鬼？

圖2?379.57536E+11

這是科學(xué)計數(shù)法，超過11位的數(shù)字，在默認(rèn)情況下會顯示科學(xué)計數(shù)法。因為金額一般都沒有那么多位數(shù)，12位的金額是多少，我書讀得少不會算，你知道嗎？

在遇到這種超過11位的字符，可以先輸入'再輸入一串?dāng)?shù)字，或者用設(shè)置為文本格式更方便。

除了這種，還有就是0開頭的數(shù)字，也必須要設(shè)置為文本格式，否則0會自動消失，如圖 2?38所示。

圖2?38消失的0

最后一種是分?jǐn)?shù)，也需要設(shè)置為文本格式，否則輸入后就會出錯，如輸入3/16，就變成3月16日。默認(rèn)情況下以/和-作為分隔符都是當(dāng)做日期處理，如圖 2?39所示。

圖2?39分?jǐn)?shù)變?nèi)掌?/p>

課后練習(xí)：

如圖 2?40所示，如何將網(wǎng)頁上面的身份證號碼復(fù)制到Excel中？

圖2?40身份證號碼

Day13批量為城市添加省份

盧子：如圖 2?41所示，這是廣東省各城市人員對應(yīng)表，木木，如果是你，你怎么輸入這些城市呢？

圖2?41廣東省各城市人員對應(yīng)表

木木：直接輸入啊，如：廣東潮州，難不成還有其他辦法？

盧子：直接輸入當(dāng)然可以，但實際上沒必要這么做。因為前面2個字都是“廣東”，這個可以通過自定義單元格格式得到，也就是說只需要輸入潮州這樣的就可以。

如圖 2?42所示，選擇區(qū)域B2:B16，利用組合鍵Ctrl+1，彈出“設(shè)置單元格格式”對話框。切換到“數(shù)字”選項卡，然后選擇“自定義”選項，在類型框中輸入代碼："廣東"@，單擊“確定”按鈕。

圖2?42自定義單元格格式

木木：這個代碼是什么意思？

盧子：@代表所有文本，"廣東"@也就是在所有文本前面添加廣東2個字。

木木：那什么代表所有數(shù)字呢？

盧子：數(shù)字用：G/通用格式，如果是整數(shù)的話可以直接用0表示。比如要輸入每個人的年齡，就可以用下面的自定義代碼：

G/通用格式"歲"

0"歲"

如圖 2?43所示，現(xiàn)在只需輸入數(shù)字，就會自動在后面添加歲字。

圖2?43自定義后輸入的效果

木木：又學(xué)了一招，效率又提高一點點了。

Step 02 選擇區(qū)域，切換到“公式”選項卡，單擊“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”，取消勾選“最左列”，單擊“確定”按鈕，如圖 2?66所示。

圖2?66根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建定義的名稱

Step 03 選擇區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”選項卡→“數(shù)據(jù)驗證”，在允許文本框選擇“序列”，來源文本框輸入下面的公式，單擊“確定”按鈕，這時會彈出一個對話框，直接忽略即可，如圖 2?67所示。

=INDIRECT(A2)

圖2?67設(shè)置函數(shù)

經(jīng)過3個小步驟，就可以進(jìn)行關(guān)聯(lián)選擇，如圖 2?68所示。

圖2?68二級下拉菜單效果

知識擴(kuò)展：

我們在制作表格的時候，還有一種很特殊的下拉菜單選擇法，不過不是借助序列這個功能，而是結(jié)合已經(jīng)輸入的內(nèi)容加快捷鍵Alt+↓實現(xiàn)的，如圖 2?69所示。

圖2?69特殊下拉菜單

課后練習(xí)：

隨著時間的推移，經(jīng)典的書籍會越來越多，如何自動將新增加的經(jīng)典書籍增加到一級下拉菜單里。比如增加了Excel不加班這本書，如圖 2?70所示。

圖2?70自動更新一級下拉菜單

Day16 快速輸入特殊符號

盧子：木木，你在輸入√或者×這些符號的時候是怎么輸入的呢？

木木：按住Alt+小鍵盤的數(shù)字，√就是41420。

盧子：對于一向使用筆記本的我而言，靠這種方法輸入非常麻煩，還有就是不容易記住這些數(shù)字。如圖 2?71所示，我一般都是借助搜狗拼音輸入法，來輸入這些特殊字符，輸入dui就能得到√，輸入cuo就能得到×。

圖2?71搜狗輸入法輸入特殊字符

使用搜狗拼音輸入法，還可以輸入平方米（㎡），立方米（m3）等，大大減輕了記憶的負(fù)擔(dān)。

木木：這個更好，贊一個！

盧子：搜狗拼音輸入法中還有“特殊符號”這個功能，借助這個功能可以輸入大多數(shù)特殊字符。

如圖 2?72所示，搜狗拼音輸入法中還有“特殊符號”這個功能，借助這個功能可以輸入大多數(shù)特殊字符。

圖2?72特殊符號

知識擴(kuò)展：

Excel輸入帶框√×新技能：如果數(shù)字大于等于0就輸入帶框的√，小于0就輸入帶框的×。正常這種很難做到，但其實通過設(shè)置字體為Wingdings 2，R就是帶框的√，Q就是帶框的×，這種方法是不是挺不錯?。?！如圖 2?73所示。

=IF(A2>=0,"R","Q")

圖2?73錄入帶框√×