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(以下為參考書目)
古典---《拆掉思維的墻》
李忠秋---《結構思考力》、《透過結構看世界》
(鬼子)八幡紕蘆史---《重要的事情說三點》
用結構化思維做清晰有力的工作匯報
30分鐘PPT演示完成后,10個同事睡著8個,還有兩個在玩手機。開會發言,巴拉巴拉說了五分鐘,發現周圍同事都在低頭看自己筆記本;好不容易遇到大Boss問自己工作情況,只有30S時間,自己沒說完領導就已經走了。
有些文章,只有1000字,發現也不想看完;自己寫的工作匯報,讓人讀后抓不住重點,不知所云。
那么要怎么解決這些問題呢?那就要做結構化思維。
(一個觀察)
就要開始做工作匯報了,但是卻雜亂無章?
我們先看看小明的年終總結(小明不是我,我叫劉清明,做消費電子的一位大叔):
2016年我成功舉辦了兩場全國性的市場活動;完成了職業生涯認證班的學業,2017年可以獲得證書;兒子轉學成功,并幫助他步入學業正軌;學習《結構思考力》獲得了“精英學員”稱號;獲取了社群學習、超級個體等新概念;幫助了600名學生入學;赤兔等平臺學習讓個人成長思路打開;幫助侄女留學成功,弟妹和父母成功獲得了加拿大簽證……
看完這樣一個年終總結以后,你有什么感受?
沒錯,一個字——“亂”。盡管說了很多年內完成的事情,但聽的人完全不知所云,一個也記不得。
沒有要點、雜亂無章的年終總結往往對他人沒有任何說服力—— 人的大腦只能接受“結構化信息”。
(一個概念)
何為結構?
結構可以說是萬物之本。在物質世界,大到太陽系銀河系是結構,小到顆粒塵埃分子原子質子夸克也是結構,世界太復雜,我們通過結構來簡化世界、認識世界(想一下,聽到剛才的文字,是不是腦袋里都是大大小小的球,球體內有個核心的這樣的模型?);在思維世界,人們也同樣通過結構來認識事物、認識其中的規律。
何為結構思考力呢?
結構思考力就是通過結構的方式來系統思考的能力。
舉個例子:如何把200ML的水裝入到100ML的杯子里?(不是腦筋急轉彎)
(停10S喝個水,大家思考一下。)
按照你的經驗,可能會想到裝兩個杯子、裝大杯子、喝掉一半等等……如果結構思考力強的人,就會嘗試著從“杯子”、“水”、“外部環境”三個方面分析,然后再展開去想可能的解決方案。
比如:
杯子太小:換大杯子、拿兩個杯子、換個像氣球一樣的杯子……
水會流動:凍成冰柱、用一個袋子裝起來……
外部環境:有引力是地球上,可以無引力--放到太空中去、放到無重力的實驗室中……
杯、水、外部環境三個方面就是看待這個問題的一個結構。
沒有結構時依賴經驗想答案,對錯不好說。有結構以后,可以非常自信地跟任何人說,這件事包含以下三個方面,每個方面有幾個解決方案,既清晰又全面,而這種思考問題的方式就是結構思考力。
結構思考力的核心理念源于麥肯錫的 “金字塔原理” ,1973年由麥肯錫國際管理咨詢公司的咨詢顧問芭芭拉?明托發明,為了更好地闡述寫作過程的組織原則,提倡按照讀者的閱讀習慣來改善寫作效果。經過40多年后人的優化、整理和應用,形成一套結構化思考和表達的方式。
你可以想象一棵向下生長的樹。縱向結構上每一組的觀點都必須是其下一個層次觀點的概括。橫向結構上,每組中的各個觀點互不重疊且有一定的邏輯順序。
這個圖看上去很像一座金字塔,所以也叫作金字塔原理。
金字塔構成了一個嚴謹的邏輯體系。通過這樣的方式做總結報告、工作匯報,就可以迅速抓住我們要的主旨,幫助聽眾沿著我們的思路去理解內容,表達和溝通都會清晰高效很多。
(一個策略)
怎么將自己的信息總結成金字塔呢?接下來提供4個核心原則。
結構思考力的四個核心原則:論(結論先行)、證(以下證上)、類(歸組分類)、比(邏輯推進)。
原則1:【論】結論先行,先說結果后說過程
因為從聽者的角度來講,都特別希望在接受信息的時候知道對方總結出的結論是什么、工作結果是什么,而且希望能最先聽到。
不過遺憾的是我們日常的表達習慣正好相反,比如一位多年不見面的老同學,見面聊了半個小時,結果前28分鐘都在回憶當年的校園生活,追憶青蔥歲月,最后兩分鐘臨走的時候說:“這次來主要想…借……點……錢……”
原則2:【證】以下證上,下面的數據證明上面的觀點
每個主論點都是下面的論點和數據的概括。每個論點也都被下面的事實所支持。
如果是一份優秀的報告,有時間會看看PPT內容,沒時間就直接看標題。因為下面的內容是支持主結論,而結論就是PPT標題。
看一本結構化好的書,一定要先看目錄,然后再決定需不需要精讀。
原則3:【類】歸類分組
分組時,你會發現有的關于工作,有的關于家庭,有的關于學習,這時你需要把這些內容進行分類,分類之后,表達會變得更加清晰。
這些類別最好是彼此不交叉的,文中的例子就說工作、學習、家庭生活就挺好。但是如果分為工作、學習、社交,就可能會有交叉。
原則4:【比】邏輯遞進,有一定的邏輯順序
有順序,能讓人更容易理解和記憶。常見的邏輯順序包括時間、重要程度、結構順序三種。平時表達時,就可以按照這些順序來說,比如S,M,A,R,T原則。
綜上,運用四個原則修改后的總結應該是:
“2016年我的人生多維度平衡發展:工作業績超額完成,獲得學習成長,孩子學業有成、家庭關系融洽。”
有了這樣一張結構圖以后,你可以在短時間內,把任何一件事說清楚、說全,只是深入度會有不同而已。
(時間允許)可以再舉個例子,有人要介紹“與顧客拉近距離的方式和技巧”,用PPT列了下面的幾條,可以先讀一下,看是否能GET?
上面的這些技巧都是好的,都必須要掌握,但是我們的受眾,也就是營業員,若不能給他們結構化的方式傳授,他們很難記住。OK,以下就是論證類比后給出的表達方式,看看是否容易理解了。
按時間順序分:迎客,接客,送客這三個部分(有點怪怪的感覺哈),在迎客階段“微笑直視、觀察傾聽;接客階段(還是怪怪的哈)專業建議、正面引導;送客階段”尊重意愿、持續服務“。
按結構順序分:與顧客拉近距離,可以從表情、動作、語言三個方面去做。
按重要性順序分:核心要求是修煉內功,應對技巧是主動出擊和防守反擊。
掌握了結構化思維模式,說話就可以用套路。“在XXXXXXXX基礎上,我將從XXXX, XXXXX 和 XXXX 三個方面說一下 XXXXXXXXXX ”
舉個栗子:開會輪到你發言,怎么說?
“在前面幾位同事針對新產品營銷問題討論的基礎上,我將從價格、渠道和促銷三個方面說一下我對這個問題的看法”。你看,這樣很像政府領導說話吧。同樣,工作匯報也用這樣的方式,顯得自己是職場老鳥了。
回到我們工作中。
比如說,在電梯里,被老板碰到了,問你:“最近忙啥啊?”。這時要抓緊機會,只有一句話時間,那就找一個和老板公司業績最相關的事情,直接說結論,比如:“最近在做觸摸芯片推廣,中興和華為馬上要采購了”即可;比如在樓梯遇到老板在抽煙,有1分鐘時間那就要說到第二層;開例會的時候,有3-5分鐘你可以說到第三層;你的個人專場,有30分鐘,則可以抓住一個故事展開來講。
總結一下
結構思考力是一種強調體系化的思維。它不僅是一個工作工具,更是一種思維模式。
核心原則可以用四個字概括,即論(結論先行)、證(以下證上)、類(歸組分類)、比(邏輯推進)。重要的事情說三遍,論證類比,記不住這四點,就記一點,就是結論先行。
其實我們平時說話寫文已經用到結構化思維了,但是沒有上升到理論,沒有刻意去訓練,通過這次共同學習,把結構化思維模式作為一種理論來指導我們平時的工作,提高工作效率。
給30S說不清楚一件事情,給到30分鐘也說不清楚的。學再多沒用,關鍵是讓我們行動起來。在知識付費的年代里,您的時間是最寶貴的。即然您已投入30分鐘來聽這個課,覺得有用就馬上用起來。從明早的第一封郵件開始,檢查一下是不是采用的結論先行的方法。
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