? ? ? ?工作中，難免要處理各種文件，同一個項目有來自各個部門的文件和方案，即便同一個方案也會因為修改有很多版本。前段時間，負責一個項目，需要本組的同事小W再次修改。可是小W交上來的文件，我一看傻眼了，咦，這怎么還是上上次的基礎上修改的文件呢，明明應該在上次改完的基礎上修改啊。于是，我就跑到小W的座位上，跟他溝通這件事情。

【小W的桌面】

? ? ? ? 去了小W那里，小W尷尬地說了聲：“稍等~”，然后我就看到一整個電腦桌面，密密麻麻的各種word,excel,ppt，所有的都無秩序地放在一起。一分鐘的“火眼金睛”掃描，桌面貌似沒有。于是小W打開了D盤，某個文件夾，又是一堆各種文件，有的文件還是三四年前的。搜尋無果，于是又打開了F盤，終于看到了一個文件夾，名稱命名為那個項目。我以為終于可以找到那個文檔，解決問題了。結(jié)果發(fā)現(xiàn)并沒有，那個文件還是很早很早之前的版本。

? ? ? ? 好吧，如此混亂的文件歸檔方式，不僅影響效率，關鍵時候還找不到文件。

【我自己的桌面】

? ? ? 無奈，這個事情，只能自己解決了。我打開自己的電腦，清爽簡潔的桌面，只有十個常用軟件和文檔的快捷方式，其他啥都沒有。我迅速地打開“F盤-01工作-2017-福建XXX（2017.03.20-）-XX組-文件”，然后在其中找到某個日期他發(fā)給我的文件，所有別人發(fā)的文件我都保留了，并且在文件名上標上日期。這樣就能快速精準找到了。

? ? ?一般別人找我，需要什么資料或者文件，我都能很快地找到，然后發(fā)給人家。有時候出差在外，需要什么文件需要別人幫我從我的電腦發(fā)過來，也能很清晰地告訴別人，別人也能很快地找到。

? ? ? ?對于文件文檔的整理，是工作中的基本日常，但是也可以很明顯地看到每個人的工作效率和思維。文件整潔有序，不僅自己工作舒心，處理事情效率也會提高。而且更重要的是，關鍵時候，會讓你成為“不可替代的人”。

【Z姐的桌面】

? ? ? ? Z姐是我非常佩服的一個前輩，做事認真細致，考慮事情非常周到。最近，剛升職。也是因為項目的原因，讓我有幸和她搭檔。

? ? ? ?每次去找她，她總是很忙，打電話處理各種事情。她的桌面也挺滿的，但是非常有秩序。左邊是平常用的軟件快捷方式，中間桌面放的都是今天的臨時文件（處理完，就立馬歸入到相應的文件夾里面或者刪除），右邊有幾個文件夾快捷方式。桌面有個軟件提醒日程，幾點幾點，要跟誰溝通什么內(nèi)容文件。涉及到的東西她都會快速找到。她的電腦已經(jīng)成了一個數(shù)據(jù)庫，所有相關的文件都非常有秩序地整理了。不僅是她們部門的，是所有的項目的文件，她都整理了。她說：“基本所有項目，各個部門需要文件，都會找我，我都能快速給他們找到，一般在30秒內(nèi)。”當時聽到我都震驚了，還有這種操作？

? ? ? ? ?因為工作性質(zhì)，我們有時候需要好幾年前的項目的視頻或者文件，一般這個時候就要在群里吼，看組內(nèi)的前輩們可有，能不能找到全看緣分。而Z姐，她一個人，就把整個中心所有項目的文件都整理得整整齊齊，文件夾按照項目名稱首字母排名編碼。所以她經(jīng)常會接到各個組的幫助，讓她找某個項目的文件，而她能迅速地回應對方。所以大家對她的印象就是，非常干練，非常靠譜。而她也非常謙虛，她說：“好多人都以為我記性非常好，實際上我只是把文檔歸類的好，他們說的，我能第一時間找到而已。”

? ? ? ? ?養(yǎng)成好的文件管理能力，不僅是個人良好工作的開端，而且對以后職業(yè)成長具有良好的幫助。那么如何管理一堆文件呢？

? ? ? ? ?文件夾分類。可根據(jù)項目或者類型，將各種文件歸入相關的文件夾下面。比如，我會按照各個項目將文件分類，每次收到文件，都會放到對應的文件夾中。這是最基本的。當然，同一個項目中，文件還是有很多，這時候可以繼續(xù)細分，根據(jù)文件類型或者合作溝通的不同組別繼續(xù)劃分。

? ? ? ? 合理的命名文件名稱。除了分類，給文件夾或者文檔也很重要，這會方便日后查找。我常用的命名的準則是“項目首字母-項目名稱（項目起始日期-項目結(jié)束日期）-項目負責人名字”。下一級文件夾，我會按照時間階段，分成兩類，一類是“投標階段”，一類是“制作階段”。這樣不同時間節(jié)點的文件都能迅速歸檔。

? ? ? ?隨時整理文檔。一定要養(yǎng)成隨時整理文件的好習慣，不然文件一多了，都無從下手。每收到一個文件，就要腦海中立刻反映出來，將它放到什么位置。特別是好多時候用QQ或者微信傳輸?shù)奈募话惴旁谀J的位置，很多人收到就忽視了。下次找文件，找半天，找不到那個入口。所以一定要收到之后，打開文件夾，將文件剪切出來。

? ? ? ? 給文檔加日期。有的文件可能會遇到反復修改的情況，這種時候，一定要給各個文件名稱后面加上當時的日期。這樣，在后面查找對應時期就很方便了。這樣，你也能清楚地知道，有的方案自己居然前后改了二十多版。

? ? ? ? 一些常用的文件夾，可以設置桌面快捷方式。像Z姐，她所有整理后的文件夾，就在桌面右邊放了個快捷方式，當需要的時候，只需打開快捷方式，就能迅速查找了。

? ? ? ? ?以上，是我工作中的一些小經(jīng)驗，也許你有更好的方式，也歡迎您的分享。