996是互聯(lián)網(wǎng)的日常，特別是在創(chuàng)業(yè)公司，一個(gè)人恨不得掰開(kāi)兩個(gè)人用的時(shí)候，學(xué)會(huì)利用效率工具管理自己有限的時(shí)間很重要。
一.工作背景與適用范圍
筆者在一家新媒體類的互聯(lián)網(wǎng)公司的技術(shù)部門從事產(chǎn)品經(jīng)理。公司規(guī)模在幾百人左右，坐標(biāo)：廣州、北京。兩地的辦公人員的協(xié)作基本要靠線上解決，而作為一家互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)業(yè)公司，開(kāi)發(fā)一套完備的OA系統(tǒng)根本就是浪費(fèi)錢的事情，以目前市面上的產(chǎn)品來(lái)說(shuō)，能滿足絕大多數(shù)需求。
二.如何選擇工具？習(xí)慣最重要
關(guān)于使用工具的選擇，對(duì)于團(tuán)隊(duì)而言，管理者只需要決定用哪款產(chǎn)品，在輔以行政命令，那么大多數(shù)而言都能順利的將效率工具迅速推行下去。因?yàn)?b>工具本身并無(wú)好壞，只是在于使用的人而已。
我以前做外包的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)一些國(guó)企里50多歲的老統(tǒng)計(jì)仍然保持著用計(jì)算機(jī)手算賬目的習(xí)慣，而稍微年輕一點(diǎn)的統(tǒng)計(jì)人員，則用EXCEL公式一拉直接出結(jié)果。兩者效率對(duì)比那是天地之差。那些老統(tǒng)計(jì)難道不會(huì)使用電腦嗎？當(dāng)然不是，上班時(shí)候QQ發(fā)得飛快一直在嘀嘀嘀，只是他在工作中思維定勢(shì)中固化了，幾十年的習(xí)慣讓他不習(xí)慣用新的工具。
當(dāng)然那是極端的例子。今年年初的時(shí)候我們公司以前最先啟用的辦公平臺(tái)是阿里的釘釘，大家都十分熟悉在釘釘上辦公了，后來(lái)因?yàn)楣镜耐顿Y關(guān)系等等復(fù)雜的原因改用了騰訊的企業(yè)微信。要知道今年年初的時(shí)候，企業(yè)微信在使用體驗(yàn)上被釘釘甩了幾條街的。但是因?yàn)樵?b>行政大環(huán)境的推行下，大家能慢慢習(xí)慣企業(yè)微信的交互，然后就這樣硬生生的從釘釘切換到了企業(yè)微信。
簡(jiǎn)而言之：身邊的人都在用什么，你就用什么，準(zhǔn)沒(méi)錯(cuò)！
三.工具推薦
作為一名互聯(lián)網(wǎng)人，這里的工具基本覆蓋了一些最常使用的效率工具。
我為什么挑這4點(diǎn)推薦呢？
移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，需要移動(dòng)辦公，你不可能審批一個(gè)發(fā)票報(bào)銷都還要打開(kāi)PC后臺(tái)進(jìn)行操作，那得耽誤多少工作，那么公司移動(dòng)化辦公很重要；作為開(kāi)發(fā)，很難沒(méi)聽(tīng)過(guò)或者沒(méi)用過(guò)禪道，分配任務(wù)，跟進(jìn)任務(wù)完成狀態(tài)基本都靠他，公司大了，管理者不可能跟進(jìn)每一個(gè)員工的任務(wù)完成狀態(tài)，那么團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具就很重要了。作為個(gè)體，每天有大大小小的待辦事項(xiàng)，有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)只是口頭把任務(wù)交代給你，那么用一個(gè)待辦事項(xiàng)記錄就能完美解決問(wèn)題。最后是備忘錄和文檔云儲(chǔ)存，資料文件存在U盤，會(huì)擔(dān)心U盤丟了文件泄密，若放在本地，換電腦工作又無(wú)從下手，放在云能最好解決問(wèn)題。
四.禪道
什么是禪道？
禪道是開(kāi)源的團(tuán)隊(duì)協(xié)作軟件，適用于開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)，特別是敏捷開(kāi)發(fā)流。像我們公司奉行的小步奔跑，快速迭代的策略，兩周一個(gè)大版本。開(kāi)發(fā)節(jié)奏快，必然會(huì)導(dǎo)致上線前BUG比較多，那么解決BUG按預(yù)定時(shí)間上線是整個(gè)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)必然要面臨的問(wèn)題。而開(kāi)發(fā)這一塊的工作又是相對(duì)依賴工作流進(jìn)行的。工作的流程簡(jiǎn)單可以概述為：1.產(chǎn)品經(jīng)理出需求2.UI設(shè)計(jì)師出設(shè)計(jì)稿3.服務(wù)器工程師出接口4.前端工程師寫界面并對(duì)接接口5.前后端聯(lián)調(diào)6.測(cè)試工程師測(cè)試
禪道最重要的作用是承載開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)的工作流，從一個(gè)需求的產(chǎn)生，經(jīng)過(guò)代碼的實(shí)現(xiàn)，最后測(cè)試完畢，功能上線，整一個(gè)鏈條通過(guò)禪道進(jìn)行管控，上下游的關(guān)系能因?yàn)檫@個(gè)系統(tǒng)減少不必要的溝通損失。
禪道如何承載開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)工作流？
這里簡(jiǎn)單介紹幾個(gè)禪道的概念：
產(chǎn)品：開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目其實(shí)就是一個(gè)產(chǎn)品，它最終會(huì)面向市場(chǎng)被用戶使用。
產(chǎn)品模塊：比如我們自己一起去SUV這個(gè)APP，車型庫(kù)是一個(gè)模塊，資訊是一個(gè)模塊，社區(qū)又是一個(gè)模塊。
需求：用戶有需求，我們才會(huì)去開(kāi)發(fā)相關(guān)的東西給用戶使用。
迭代：你在應(yīng)用商店升級(jí)APP會(huì)發(fā)現(xiàn)，有V1.0,V2.0，這就是一個(gè)個(gè)迭代，每個(gè)版本或多或少都會(huì)更新一些新功能或者修正一些BUG。
禪道常用功能
1.產(chǎn)品計(jì)劃
通常部門的老大可以把這個(gè)版本周期的開(kāi)發(fā)計(jì)劃寫在上面，那么每一個(gè)部門的人員都能清晰的知道這個(gè)周期內(nèi)大家要完成的需求功能是什么，有多少工作量，開(kāi)始時(shí)間截止時(shí)間如何。
當(dāng)這些時(shí)間節(jié)點(diǎn)都設(shè)置清楚，才能有保證良好的工作節(jié)奏。大家都對(duì)工作量有一定的把控，該加班加點(diǎn)完成的就加班加點(diǎn)，自覺(jué)是廣州互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)業(yè)人的最大特點(diǎn)。
2.提需求
在互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)發(fā)的圈子里，產(chǎn)品經(jīng)理是需求文檔的主要撰寫者，當(dāng)然了稍微大一點(diǎn)的公司，能提需求還有運(yùn)營(yíng)部門、客服部門、電商部門.........只不過(guò)他們的需求通常是一句話的概括，而我們產(chǎn)品經(jīng)理的需求文檔則是一份具有詳細(xì)內(nèi)容，列明功能需求、實(shí)現(xiàn)過(guò)程，可以被寫代碼的同學(xué)和做UI設(shè)計(jì)的同學(xué)使用的文檔。具體如何這里就不展開(kāi)論述了，以后有需要會(huì)單獨(dú)在寫一篇文章。
一般而言，產(chǎn)品經(jīng)理寫出來(lái)的需求文檔是要經(jīng)過(guò)產(chǎn)品經(jīng)理、UI設(shè)計(jì)師、代碼工程師、測(cè)試工程師開(kāi)會(huì)評(píng)審的，只有評(píng)審才能確認(rèn)這一個(gè)需求文檔的可行性如何，并且在大家的集思廣益中，總能尋找出更好的方案。
3.分解任務(wù)
一個(gè)需求并不是一個(gè)人就能完成的，所以需要把它分成一個(gè)又一個(gè)的任務(wù)，讓團(tuán)隊(duì)的成員每人負(fù)責(zé)一部分，通力合作完成開(kāi)發(fā)。在開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)里面，每個(gè)人手上都不止一項(xiàng)任務(wù)，那么按照事情的輕重緩急區(qū)分優(yōu)先級(jí)很重要。分配好優(yōu)先級(jí)，團(tuán)隊(duì)開(kāi)發(fā)節(jié)奏就能緊握。
4.提BUG
作為敏捷開(kāi)發(fā)，在代碼質(zhì)量和開(kāi)發(fā)速度尋求最優(yōu)的平衡點(diǎn)，那么勢(shì)必每個(gè)任務(wù)的完成都會(huì)伴隨大量的BUG的出現(xiàn)，盡管程序員都會(huì)認(rèn)為自己的代碼是完美無(wú)缺的。一般來(lái)說(shuō)，前端和后臺(tái)的同學(xué)將功能代碼提測(cè)以后，測(cè)試的同學(xué)會(huì)進(jìn)行功能性、邏輯性的測(cè)試，將出現(xiàn)BUG的地方截圖復(fù)現(xiàn)在上面提BUG這個(gè)模塊。一般而言，測(cè)試的同學(xué)能夠復(fù)現(xiàn)的BUG，代碼工程師都能將BUG解決。
需要注意的是因?yàn)锽UG的嚴(yán)重程度不同，比如嚴(yán)重程度低的：可能影響在用戶感知不到的功能上；而嚴(yán)重程度高的：可能是造成了數(shù)據(jù)的混亂或丟失，特別涉及到金錢方面，更有甚者服務(wù)直接掛掉。當(dāng)產(chǎn)品使用的人很多，像淘寶或者微信，如果服務(wù)掛掉，那么產(chǎn)生的影響是億萬(wàn)量級(jí)的。
5.完成任務(wù)
在工作中最爽的事情就是將任務(wù)完成。任務(wù)的狀態(tài)分為：開(kāi)始、完成、掛起等狀態(tài)。每個(gè)狀態(tài)的改變都將會(huì)直接或者間接的影響任務(wù)的上游或者下游的任務(wù)狀態(tài)。當(dāng)任務(wù)中每個(gè)成員都及時(shí)點(diǎn)開(kāi)始完成的話，整個(gè)團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目就能很好的被產(chǎn)品經(jīng)理把控。
一般而言，產(chǎn)品經(jīng)理把控項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)度會(huì)用的禪道兩個(gè)工具：燃盡圖和任務(wù)看板。
燃盡圖是在項(xiàng)目完成之前，對(duì)需要完成的工作的一種可視化表示。燃盡圖有一個(gè)Y軸（工作）和X軸（時(shí)間）。理想情況下，該圖表是一個(gè)向下的曲線，隨著剩余工作的完成，“燒盡”至零。
任務(wù)看板左邊是需求，一般我們以需求的優(yōu)先級(jí)進(jìn)行排序。任務(wù)看板的右邊是分解的各種任務(wù)，按任務(wù)工作狀態(tài)分別分隔成：未開(kāi)始、進(jìn)行中、已完成、已取消、已關(guān)閉。通過(guò)這個(gè)看板，產(chǎn)品經(jīng)理可以很好把控整個(gè)需求的前進(jìn)節(jié)奏，一旦哪個(gè)環(huán)節(jié)與預(yù)期時(shí)間相差太遠(yuǎn)，就可以及時(shí)找到對(duì)應(yīng)的團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行跟進(jìn)，看下是哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，將問(wèn)題予以解決。
五.企業(yè)微信
釘釘和企業(yè)微信本質(zhì)都是為了移動(dòng)化辦公而服務(wù)，筆者所在的公司完整的體驗(yàn)過(guò)這兩個(gè)產(chǎn)品，最終用的是企業(yè)微信，當(dāng)然這和產(chǎn)品用戶體驗(yàn)本身并無(wú)太大的關(guān)系。2017年初的時(shí)候，企業(yè)微信只有一個(gè)框架，到了2017年中的時(shí)候，基本企業(yè)微信體驗(yàn)已經(jīng)有很明顯的改進(jìn)了，甚至很多地方是以前用釘釘沒(méi)有的，具體的功能對(duì)比就不在本篇進(jìn)行闡述，兩者在功能上大同小異。下面說(shuō)一些常用的功能。
手機(jī)端-打卡
在手機(jī)端打卡的最大好處就是不用去到指紋機(jī)按指紋，特別廣州的寫字樓，大堂電梯經(jīng)常要排隊(duì)，有了這個(gè)功能，被堵在樓下的時(shí)候不用這么心慌，只要在公司的地理左邊范圍附近都能打卡。企業(yè)微信還有個(gè)特別貼心的功能就是打卡提醒，通常下班的時(shí)候經(jīng)常會(huì)忘記打卡，有的同學(xué)為了打卡還要設(shè)置一個(gè)鬧鐘專門提醒自己，有了這個(gè)系統(tǒng)提醒，很大程度能避免忘記打卡。
PC端、移動(dòng)端-公告
通常最重要的公告都是通過(guò)公告系統(tǒng)進(jìn)行下發(fā)的，傳統(tǒng)企業(yè)在發(fā)公告喜歡在微信里面@所有人，但是因?yàn)楣救藛T眾多，通常會(huì)一下子就將消息刷走，而有了公告系統(tǒng)，重要通知都會(huì)予以保留，無(wú)需再擔(dān)心通知被同學(xué)們遺漏。
手機(jī)端-審批
當(dāng)團(tuán)隊(duì)人數(shù)激增，流程管理就會(huì)變得很重要。傳統(tǒng)公司在企業(yè)流程管理中，審核的環(huán)節(jié)從最下一級(jí)到最上一級(jí)往往需要持續(xù)幾天，特別是當(dāng)其中一環(huán)節(jié)審判的人不在公司的時(shí)候，往往會(huì)拖很久，但是在互聯(lián)網(wǎng)這種訊息萬(wàn)變的行業(yè)，審批這種小事一定不能影響項(xiàng)目的正常進(jìn)行，不然可能會(huì)錯(cuò)失一些很重要的突發(fā)性熱點(diǎn)。
以報(bào)銷為例，只需要寫清楚報(bào)銷的類型、時(shí)間、金額，必要的話再加上一些費(fèi)用項(xiàng)的詳細(xì)名目，最后將發(fā)票拍照，所有信息一目了然，那么審批人自然能快速的通過(guò)。并且審判的信息是有提醒通知的，這樣就相當(dāng)于每一環(huán)節(jié)都不會(huì)卡殼。
六.todoist
Todoist是一款GTD軟件，所謂的GTD，就是時(shí)間管理。那么門檻最低的時(shí)間管理，就是將接下來(lái)要做的事情以清單的形式記錄下來(lái)，并一一去消滅它們。
Todoist 支持超過(guò) 15 個(gè)不同平臺(tái)的APP應(yīng)用和瀏覽器插件, 無(wú)論你使用 iOS、Android 手機(jī)或平板電腦，還是 Windows、Mac 系統(tǒng)都提供有客戶端下載，在 Chrome、FireFox 等瀏覽器上也提供了插件，并且也提供了網(wǎng)頁(yè)版訪問(wèn)。甚至，它還支持 Apple Watch 以及 Android Wear 設(shè)備。因此無(wú)論身在何處，手持何種設(shè)備，您的任務(wù)清單總是能觸手可及。
這里特別想說(shuō)的一點(diǎn)，Todoist核心功能是免費(fèi)使用的，但是高級(jí)版是付費(fèi)的。同樣使用過(guò)高級(jí)版幾個(gè)月，筆者和筆者朋友都得出一個(gè)結(jié)論：就是高級(jí)版的功能絕大多數(shù)用戶都不會(huì)接觸到。因此普通版就能滿足大多數(shù)人的需求了。
左上是對(duì)待辦事項(xiàng)任務(wù)時(shí)間的一個(gè)快速篩選，比如像收件箱：就是所有時(shí)間范圍的任務(wù)（包含不設(shè)置開(kāi)始截止時(shí)間的任務(wù)），左下則是通過(guò)項(xiàng)目、標(biāo)簽等維度對(duì)任務(wù)進(jìn)行快速選擇。整個(gè)右邊是任務(wù)顯示區(qū)域，會(huì)根據(jù)日期進(jìn)行分塊，其中過(guò)期任務(wù)會(huì)出現(xiàn)在最頂部，未來(lái)的任務(wù)會(huì)出現(xiàn)在底部。點(diǎn)擊任務(wù)名稱前的小圓圈就是完成任務(wù)，也是最爽的操作。
添加任務(wù)時(shí)候，輸入框是任務(wù)具體內(nèi)容，一般寫一些你能理解的話就可以了，簡(jiǎn)明扼要。日程安排是開(kāi)始截止時(shí)間，不填就是屬于常規(guī)任務(wù)，什么時(shí)候完成都行。下方有一排小工具：比如為任務(wù)分配項(xiàng)目、標(biāo)簽，或設(shè)置優(yōu)先級(jí)和郵件提醒，一般而言都不需要用到。
karma值是todoist一個(gè)特色功能，通過(guò)每天不斷的將自己制定的任務(wù)完成，那么系統(tǒng)會(huì)獎(jiǎng)勵(lì)你karma。筆者之前一直沒(méi)有留意到這個(gè)軟件右上角這個(gè)東西是干嘛的，直到偶然有一天另外一個(gè)用todoist的朋友跟我說(shuō)起.........所以筆者沒(méi)有去詳細(xì)研究這個(gè)karma值是怎么加出來(lái)，給大家參考一下這個(gè)數(shù)值。使用時(shí)間：1年；使用頻率：頻繁；任務(wù)拆解：粗放。另外建議大家不要去刷這個(gè)數(shù)值，畢竟能不能有效
這里分享一下筆者的使用習(xí)慣，對(duì)于我而言，todoist是記錄相對(duì)個(gè)人的任務(wù)。一般可以把生活上的待辦事項(xiàng)和工作上的待辦事項(xiàng)混合在一起使用。比如生活上：完成keep減肥進(jìn)階版練習(xí)、信用卡還款。工作上：領(lǐng)導(dǎo)口頭交代的任務(wù)、各部門提的需求、禪道上屬于自己的任務(wù)、開(kāi)發(fā)上發(fā)現(xiàn)的bug。因?yàn)槎U道的使用，工作中的主線任務(wù)不會(huì)過(guò)多的去記錄，一般會(huì)記錄一些瑣屑的任務(wù)，畢竟不記錄下來(lái)就很容易遺忘。
七. 有道云筆記
有道云筆記
網(wǎng)上筆記類的應(yīng)用很多，最出名的就是印象筆記和有道云筆記了，這里就簡(jiǎn)單提一下，不做深入探討。有道云筆記是最近使用的，因?yàn)橄訔壒P記本重，在家辦公的時(shí)候直接用有道云筆記就可以快速的編輯之前在線存儲(chǔ)的文檔了。同時(shí)它也可以作為一個(gè)文檔整理的工具，對(duì)文檔進(jìn)行類型、內(nèi)容的劃分。
有道云筆記最左邊是選擇文件夾、文件夾可以按層級(jí)新建，第二欄是選文件夾里面的文檔，選擇完畢以后右邊會(huì)顯示文章標(biāo)題的編輯和具體內(nèi)容的編輯。
特別注意：有道云筆記會(huì)每隔幾秒自動(dòng)保存你文件上的改動(dòng)，因此需要保證你保存內(nèi)容的準(zhǔn)確性，當(dāng)然你如果不小心保存錯(cuò)了也沒(méi)關(guān)系，有兩種解決方案：1、沒(méi)有離開(kāi)界面的話善用后退功能，快捷鍵Ctrl+Z；2、如果已經(jīng)離開(kāi)界面并且重新打開(kāi)了有道云筆記，可以使用回退歷史版本的功能。
有道云協(xié)作
這里另外介紹一個(gè)有道云筆記同平臺(tái)的另外一個(gè)功能，目前很少使用，但以前讀書的時(shí)候經(jīng)常使用，就是有道云協(xié)作，往大了說(shuō)也是團(tuán)隊(duì)用來(lái)協(xié)同辦公的軟件。可以團(tuán)隊(duì)分配任務(wù)、文檔協(xié)同編輯、資料共享。不過(guò)我們以前用的最多的就是一群產(chǎn)品經(jīng)理用來(lái)共享產(chǎn)品資料。
總結(jié)
這里推薦的工具只是眾多工具中的一部分，我用的順手不一定大家用的順手，選擇適合自己需求的才是最好的。另外，就算擁有眾多工具，不堅(jiān)持下來(lái)使用，將它作為一個(gè)習(xí)慣那也是白搭。筆者親測(cè)，在工作中養(yǎng)成使用效率工具的習(xí)慣，你會(huì)愛(ài)上自己的工作效率的。
