“怎么現在工作越來越多，怎么干也干不完？”、“今天領導要找份文件，我明明記得放在文件檔里了，拼了命找也找不見，讓領導大發脾氣?！?、“本來計劃好好的，要做5件事，可第二天又被市上抽去整理檔案，愁死了！”

常聽身邊同事、閨蜜跟我這樣抱怨。原本打算在今天完成的工作，卻花了超出預估的時間，也許是因為效率低，也許是因為被臨時、緊急的事沖掉，也許是因為時間分配不合理，反正種種原因導致計劃流產或縮水，然后惡性循環，最后非加班不可。

我每天都要遇到這種情況，因為組織部工作繁多，急難險重的任務說來就來，我頭一天的計劃被打亂那是家常便飯。比如上周四，我頭天計劃第二天要做完10件事（我自己的工作其實不止這些，組織部的干部都是一個頂仨），但周四那天一名干部病了，領導又臨時安排我接替他的工作，因為他當天也有一項緊急工作要下班前上報，所以一整天我就幫他填報表、匯數據，搞了一天。要是按原來，我那10項工作就泡湯了，只好推到第二天。但周四那天，我不但下班前替同事上報了數據，自己那10項工作也完成了8項，還有2項第二天一早完成了，既沒有加班，也沒有擠占周五的工作安排。這都是因為我按照三步工作流程，讓時間為我掌控，所以做到從容不迫地完成任務。

一、做個待辦清單，排出輕重緩急。

比如我在前一天下班前列出了第二天工作的待辦清單：

1、計算、上報下個月的工資、津貼

2、給復印機、打印機換硒鼓、加墨粉

3、交話費、社保、公積金

4、寫一篇信息

5、傳閱文件

6、做員工每月考勤

7、報上季度工作總結

8、到財政局給合作商家付款

9、布置第二天會議現場

10、買辦公用品

接下來，根據每項工作的期限和重要程度，按輕重緩急排好順序和完成時間分類排序，再把臨時任務加進去，以防萬一。（※是當天要辦完的，后面的序號是重新排的先后順序）

1、計算、上報下個月的工資、津貼（20分鐘）※①

2、給復印機、打印機換硒鼓、加墨粉（10分鐘）※⑥

3、交話費、社保、公積金（15分鐘）⑨

4、寫一篇信息（30分鐘） 最后一天※②

5、傳閱文件（每次3分鐘，一天多次）※⑧

6、做員工每月考勤（2分鐘）※③

7、報上季度工作總結（15分鐘）※④

8、到財政局給合作商家付款（10分鐘）⑤

9、布置第二天會議現場（30分鐘）※⑦

10、買辦公用品（2分鐘）⑩

11、臨時接到的任務（根據實際任務再定完成時間）

如此一來，就可以做到心中有數，還要提前想好哪幾項任務是可以一并完成，如到財政局可以把第1、第3、第8項工作完成。第10、第2項可以打個電話讓協議單位來維修、送貨等等，反正統籌好時間，并且給臨時任務留下時間，等到第二天工作就按照計劃行事。如果沒有疾風大浪，說明是幸運的一天，你可以有條不紊完成你的計劃，下班按時順利收工?？涩F實常常很骨感，你可能剛泡好茶，準備開始第一項工作，這時一個電話，或者領導的指示就把計劃攪亂，怎么辦呢？

比如我正在進行第一項工作時，不巧接到臨時任務，根據它的重要性、難度和緊急性把它插到8個任務當中，作為插班生，接著進行我的計劃，這樣就不會感到突如其來了。

如果臨時任務難度大，占用時間多，我就將原任務中不緊要的挪到明天再干，如果還不行，就把需要靜下心來計算和寫信息的任務放在中午大家休息的時候完成，中午加班總比晚上加班好，總之，不管是計劃內任務還是臨時計劃外的，都要遵循先緊急后重要的原則，需要集中精力的事情放在安靜時間段，零碎的任務穿插完成，做好排兵布陣，心中一盤棋，效率那是噌噌的提高了。

二、 整理兩個桌面，讓工作環境清爽整潔

“怎么剛整理干凈的桌面沒過多久又變得亂七八糟？”相信不少人都會這樣抱怨。

桌面就像自己大腦的縮影。工作再努力，桌面要是亂七八糟，別人很容易質疑自己的工作能力。有一天，領導到我辦公室來，讓我幫他把優盤里的照片發到一個郵箱里，他當時站在我身后，看我操作，當時，凌亂不堪的桌上擺著成堆的橫七豎八的文件，筆、橡皮、曲別針都躺在桌子上，抽屜縫里冒出的塑料繩和數據線像在控訴我的胡塞亂放。電腦桌面上也一樣，各類文件夾、文檔、數據包撒滿桌面，我一邊拷照片，一邊想著領導那犀利的眼神在我兩個桌面巡視，臉都發燙，領導會認為我是一個什么樣的人??！心里想以后每天一定把桌面收拾干凈，可不久又回歸老樣子了。

1、規劃每個東西應該歸位的地方。不要怕麻煩，不然后面找起來更麻煩。

2、把當天要辦的文件或材料放在桌上，其他放在柜子里，前提是柜子也要整理好。

3、借用他人的物品，臨時查閱完的文件，都要及時歸還，物歸原主，能少一樣是一樣。

4、將各種文件歸類，放進檔案盒，按時間或內容貼好標簽，以方便隨時取閱。

最好養成隨辦隨收的習慣，或者下班前將兩個桌面東西整理好，也可以不定期清理電腦桌面，只要不讓自己老師在找東西上浪費時間，就答到目的了。

三、做好每天小結，靈感不期而至

寫小結還是從女兒那里得到啟發，不用寫多少，也不必注意結構、修辭什么令人頭疼的條框，直接寫出來，目的是今后能幫到你。小結里可以把常做的事排一排，比如每月都報的工資、考勤，每年的預算、決算報表，包括紙質版的都放在哪個文件夾或檔案盒里，各類軟件的用戶名、密碼也記下來，以免每次都找，完成一項臨時任務，自己學到了什么，是什么流程等等，只要是你覺得對你有用的，都可以寫，心情寫不寫隨意，干貨，一定是干貨！

我一個好朋友，在機關待了20多年，她就有一個小本子，就放在隨手可至的桌子上，上面記錄著她全天的工作重點、點滴體會和常見問題的解決辦法，甚至有一天她告訴我，她現在知道為什么那款復印機老是維修的一個部位，可能一個曲別針卡到里面了，這還是翻看前年的本子時記錄下的癥結。當打開復印機蓋子，取出別針時，她把那個本子親了又親。