基本框架
- 背景
- 什么是OmmiFocus
- 我如何使用OmniFocus
- 總結
背景
每周的周一是一周中最忙碌的一天，因為:
- 要跟研發團隊開會，溝通整個研發進度，以及一周的工作安排
- 上周遺留的問題，以及周末可能存在的問題，都堆積在了一起要處理
- 需要跟進上周多個項目存在的問題，以及進度
是否有一個工具，能夠記錄每個項目的細節，方便跟團隊成員溝通每個項目的進度，討論現在的問題，解決的方案，以及后續的進度，最終要達成的目標。讓整個團隊知道，每個項目，項目是什么，從哪里來，現在在哪里，最終要到哪里去。這種工作思路，就是Intel、Google等大公司推崇的OKR的工作法，即目標與關鍵結果，整個過程包括：確定目標，執行任務，評估關鍵結果。
自從入手Macbook Air，安裝了OmniFocus后，讓所有的任務和項目，都能夠清晰地記錄在案，在整理過程中明確項目的狀態、任務的屬性。以下記錄OmniFocus工具的使用體會，同時記錄GTD方法論的一些思考。
為什么要使用工具管理項目和任務
人的記憶力、注意力、精力都是非常有限的。人所能記住的事物，一次不能超過7個。比如要超過7個人的團隊，溝通超過7個項目，那是完全沒法想象的事情。所以需要有工具可以有條理地記錄各種任務，從收集任務、整理任務、組織任務、跟蹤任務以及檢查任務進度，最終完成任務，從每個環節上管理任務。
光憑著最強大腦也不足及將各種瑣碎的任務記錄在心，并更能隨時調用。
我需要什么樣的工具，我對項目管理的一些想法
一個項目，首先要弄清楚，拷問人性的幾大問題：
- 要做的項目是什么？
- 從哪里來，就是弄清楚需求，從根源上把握需求
- 到哪里去，從需求到實際落地，中間會有一段很曲折的故事
而弄清楚以上的問題后，就該考慮How，如何將項目落地，這又涉及： - 項目計劃
- 項目執行
- 項目總結
- 項目的復盤
那在這個落地的過程中，我就需要一套工具，可以：
- 能夠記錄項目的整個計劃以及進度
- 能夠記錄項目每個任務的細節
- 能夠每天都可以查閱當日執行的各個任務
- 隨時可以記錄臨時的任務
除了正規化的項目之外，很多想法或者todo List都是臨時安排的，也可能是自己臨時想到一個idea，需要后面來做。同樣需要用工具去記錄和管理這些零散的想法。
OmniFocus是什么工具
OmniFocus工具就是一套非常棒的GTD工具，基本滿足了我日常工作管理的需求。OmniFocus工具分為幾大塊：
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收件箱（任務，想法，靈感）可以收集各種想法、任務，每條任務可以設置所屬的項目、標簽、截止時間、標注，包括是否循環等等屬性。相當于一個各種細分任務的匯聚池，根據實際的要求，再切換到某個項目，添上某個標簽。所以，我通常是用來記錄臨時的任務，這也是我認為所有GTD方法最重要的一部分，所有任務的源頭。比如，臨時安排明天的一個會議，我會在收件箱，記錄一個任務：
- 會議內容
- 參會人員（標簽）
- 備注（地點，要準備的內容）
- 截止時間
如果這個會議成為某個實際項目的會議，我會在創建一個項目，將該任務分配給創建的項目。在這一塊是最不講沒有順序，最自由，最可以無拘無束地記錄想法和任務的。收集只是第一步，如果沒有任何整理的話，只能成為垃圾箱。
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項目（目標、計劃）將收件箱記錄的各種任務構建成一個有明確目標的項目，這個是OKR方法中第一個重要的內容，Object。項目或者說目標（決心要完成的事情）都是由一個個任務組成的。比如，以我寫作練習為例，定的目標，一個月碼字3W。
- 每天要求1K
- 發博客3篇
- 創作一個故事
- 給妻子和兒子寫第二封信
寫作練習的目標，設定截止時間本月底。我會用標簽備注自我精進，總覺得標簽可以有妙用，只是暫時先這么標注著。 每天輸出1K字是一個長期的過程，我會設置成一個周期循環的任務，設定每天完成的時間。發博客3篇，需要定期檢查的，所以我設置1周檢測一次。目標、時間、執行，最后就看結果了。
標簽
標簽是一個相當方便的工具，我可以隨心所欲地給項目、任務添上各種數據，比如，我可以添上任務所指派的人，任務的運行狀態，還可以標注本周要做的，本月要做，本季度要做的，等等。主要目的是為了方便通過標簽來檢索。已標注
我現在主要用來針對重要而且緊急的任務進行標注。讓我可以時刻將注意力放到這些任務上。預測預測可以方便地看清楚本周、本月要做的事情，在制定、實施和查看任務進度時，明確自己所在的位置。
檢查
檢查是羅列項目設置的重要時間節點上對應的任務。用于檢查進展如何，是否存在延期的情況，是否需要更新計劃？也可以用來省視自己設定的目標。
總結
當然，OmniFocus工具不能以事情輕重緩急四象限的方式呈現所有的任務，不過我可以通過標簽屬性來確定。工具只是手段，搞事情搞定的思維習慣才是最重要的。
總的來說，OmniFocus工具大大提升了我的工作效率，讓各種任務能夠輕松地記錄和管理起來。而GTD作為一種時間管理的方法，核心的思想，就是記錄、整理、執行、檢查這四步在循環式地推動自己把事情做完。
很開心，我又做完了一件事情。從OmniFocus中已完成的看到今天完成的任務和目標，很有成就感。
