減少—那些年的虛度光陰|高效PDCA術

文/什剎海


做自己時間的主人

試想下那些年我們自己所經歷過的青春歲月,暫且不去過多托大描述,先從自身小習慣說起,

心血來潮,忽然發現肉嘟嘟小肚腩進行的早起鍛煉計劃,堅持了三天果斷放棄,結果不動還好,一動反而胖三斤。

興致勃勃,新大陸般聚焦簡書寫作可以知識變現,日更2000字,卻也只是五天結業,毫無進展。

面對當下窘迫生活,尋尋覓覓找到財商秘訣習練法則,原本1年的記賬習慣養成,1個月便棄之高閣,不去問津,財務自由終究還只是一個夢境罷了

綜上所述,莫非一個人默默地進步養成的習慣就真的那么難,難道無法做成每一件事不成?

答案當然不是如此,凡事都沒有必須怎樣,看待問題最先需要尋求方法的解決。

那么如何才能找到有效解決問題的方法步驟就顯得極為重要

有人可能會說這是自控力的表現,堅持不住就要從自身去找原因,根據自身的實際情況去做出改具體的改善。

他說的不錯,但又如何找出原因,如何做出切實可行的答案呢?

帶著這些疑問,我選擇向【日】富田和成先生的一本新書“當面”請教學習如何

終結“低等勤奮陷阱”,減少每一步的“虛耗、浪費”等,實現真正的高效率


《高效PDCA工作術》

接下來請先閱讀下面的第一段書中原文——

片段1

那么,個人運轉PDCA又會是怎樣一種情形呢?

個人的場合,如果養成習慣,做到每周一次對過去的行動做一番總結,必定能夠取得相當客觀的成果。但遺憾的是,能夠養成如此良好習慣的人并不多見。

多數人則是一年一次,在公司領導面前籠統地對過去一年的經歷做一番回顧,空洞地談一談未來一年的抱負并以此了結。

在這一點上,我自從走上社會以來,一天也沒有停止過對自己的行為的反思。

無論工作多忙,晚上喝酒回來多晚,回到家后我都要抽出時間反思一天的行動,將結果記錄在紙上。每到周末,我很少安排外出活動,總是把自己關在房間或者咖啡館里,以半周、周、月、季度、半年乃至全年為周期制訂出行動計劃并且進行反思,這已經成為我生活中的一個組成部分。

關于個人運轉的PDCA主題,可以是銷售目標也可以是為報考商學院做準備,對此不同的時期會有不同的內容,只要是下決心想要達成的目標,都可以運轉起PDCA循環。

通過閱讀原文我們可以得到以下結論:

1.每周一次對過去的行動做一番總結,必定能夠取得相當客觀的成果。關鍵點為每周1次的反思頻率

2.盡可能的減少外出活動并找到適合自己的安靜空間用來制定行動計劃和進行復盤反思。

3.只要下決心想要達成的目標,都可以通過PDCA循環運轉來獲得。

那么開篇提到的早起/寫作/記賬習慣的養成目標是否適合于PDCA?循環運轉解決呢?

非但如此,估計還有人會說:“原來你說的就是PDCA啊,這我比你清楚啊,不就是計劃(plan)、執行(do)、檢查(check)、行動(Action)么,在我們公司只有管控質量的才會用,而且非常簡單,能實際解決問題么?”

至于能不能,先不要妄下定論,看完書中的第二個片段以后便知分曉。

片段2

PDCA循環,原本是統計學者以改善產品質量為目的設計出的一種管理手段。在現實中,PDCA對于企業的業務經營,項目管理同樣發揮出巨大的作用。

但說是這么說,現在的多數年輕人則認為“自己有沒有負責一個團隊,PDCA與現在的自己無關”。

PDCA適用于 所有課題對象。

搞好上下級關系;合理利用每一分鐘時間;擴展自己的人脈關系;提升個人展示技巧;提高對外交涉能力;更好地服務于家庭生活;學會怎樣交女友;培養興趣愛好。PDCA無時不顯示出巨大的威力。

正因為如此,PDCA成為年輕人?必不可少的的幫手。

心中有了目標,力爭以最短的時間最快的速度實現目標,這其中,PDCA成為我們前進中強大動力。無論是公司業務還是個人生活,PDCA無時不有無處不在。

掌握了PDCA便是找到了捷徑。年輕時養成轉動PDCA的良好習慣,無論多么遠大的目標,最終都可以圓滿實現。

其中原因就在于,不斷成長的PDCA自身也在日趨完善。

我在轉動PDCA的初期,PDCA的對象還僅僅限于證券推銷員的“新客戶開發”。雖然只是“新客戶開發”,其手段方法卻是多種多樣。對這些方法進行分析,從中?挑選出一兩種最佳的解決方案,仍然離不開“PDCA”的幫助。要想因此取得成果,無疑還需要反復地實踐。通過不斷提高運行精度和運轉速度,最終達到“技能的增長”*“增長速度的提高”這一集合增長的效果。

相信看完片段二后,自己內心已經有了答案,正如作者前文所提到的那句話:“PDCA無處不在”。只要你處處留心,時時留意,便可以通過“PDCA”的高效循環方法來解決自身的難題和困惑,正如有本書的名字一般《人生需要不斷精進》。

那么看到這里,你可能會有些興奮,發現了適合自己人生精進的方法,也可能相對比較冷靜理性的在思考,寫了這么多PDCA的好處,也能了解到它適合所有的課題,這里也許你會有疑問啦?

什么是課題呢?

所謂的課題,舉個栗子——明年1月15日要去爬泰山啦,這里的課題就是包括路徑的選擇,也包括鍛煉體的耐力、籌劃登山經費以及準備必要的裝備等等。

那么接下來自己又該如何精進呢?有沒有具體的步驟和方法呢?

有,那具體又是什么呢?

首先看出傳統意義上的PDCA,就是:制定計劃,具體實施,成果驗證,重新調整。一個循環結束后的成果產出,成為下一個循環的改善方案。


PDCA

舉個栗子,也就是說:

目標—6月份養成早起鍛煉的習慣,

第一步制定計劃,比如每天7點鐘開始跑步0.5小時,堅持1個月

第二步按照制定的計劃開始跑步

第三步一個月下來,我實際跑了多少天,當天跑步有沒有堅持跑0.5小時?做好記錄

第四步,仔細一琢磨,這不對啊,0.5小時太長,早起7點車又多,不方便跑步等等,

那么怎么辦呢?也好辦,我來改善下吧,把前十天的時間改為15分鐘,然后6:30開始跑步,再進行下一輪的驗證,諸如此類,按部就班。

不知道大家看了會怎么想,反正筆者是覺得,這樣做起來簡單明了,清晰可見,很顯然,正如圖片中所描述的一樣,便于我們大家去理解何謂“PDCA循環”。

但話又說回來,

運轉PDCA的結果會是怎樣的呢?

各個階段的任務又是哪些?

如何制定目標才算合理?

如何制定計劃,實施,行動檢查才算有效呢?

看到以上問題后,讀者是不是也會有同感,就是呀!看著簡單,但具體到底到底怎么操作呢?

先來看第一步Plan(計劃)

片段3

在計劃階段,首先需要確定所要達到的目標。目標不確定,任何事情都無從談起。而且,這一目標必須制定得盡可能的詳細具體,

制訂的目標不允許含混不清,例如“早日攀登上較高的山峰”等。要明確制訂出目標的具體內容,例如:“一年之后的近體那站在面前那座山峰的頂端”。那是因為目標制訂得越具體,目標與當前所處位置之間的距離就越明確。距離明確了,未來一年中應當付出的努力,即必須解決的問題,或者應當采取的路徑就會越清晰。

看到這里你是否已經掌握了制定目標計劃的本領了呢,先讓我們一起來回顧一下吧。

1.明確達成的目標,比如:我要減肥瘦身

2.明確制訂出目標的具體內容,比如:通過早起跑步每天0.5小時,三個月后自己要瘦身15斤

3.目標路徑越具體越好,畢竟PDCA的一半都是在制定計劃。

那么有了一個目標計劃以后,應該怎么辦呢?當然是開始執行,如何開始執行,

請閱讀以下原文:

片段4

緊接著實施階段,我們要將這一解決方案劃分為眾多個行動措施,并將這些行動措施落實到具體任務,以利于組織實施。

這一階段的重點,是盡可能迅速地將行動措施落實為具體任務。

通常情況下,制訂了行動措施,知道“必須進行體能訓練”,也知道“需要請有經驗的教練指導”,但是由于整日忙碌,或者只是因為不感興趣,便很難將行動措施立即落實為具體任務。如果把目標的達成日期確定栽了一年之后,事情就更是如此。

那是因為,如果沒有提出明確的要求,人們總是會講“舒適”和“緊迫性”這兩個條件作為決定采取行動的唯一標準。

不難看出,這里作為

實施(Do)的關鍵點在于—— 迅速地將行動措施落實為具體任務

也就是說,既然剛才自己已經制訂出了減肥的早起跑步計劃,那么下一步的首要重點便是,迅速轉化為第二天的行動來實現具體的計劃,讓自己走出舒適區。

然后也可以制訂出合理的獎懲監督計劃,讓抽象的行動變得更加具體化,這樣以來針對自己的目標完成也會產生積極向上的巨大效果。

那么接下來就是開始跑步鍛煉,如果我就是一直這樣堅持跑步可不可以?當然可以,但是假如你的跑步計劃經過實施后,如何才能夠隨時讓自己清晰了解到計劃真的是否有效呢?

片段5

然而即使不進行驗證,實施環節仍然始終處于運轉狀態。有人把PDCA循環淡出地理解為,開始于P并且按照一定的順序不間斷地連續運轉。現實當中,PDCA循環一旦在最初階段制訂了計劃,期后的主體便轉移到了實施環節。在這一環節當中,人們將隨時對實施情況進行驗證和調整,根據情況還要對計劃做出適當修正,為此,這就給人一種錯覺。

似乎不進行驗證(只要PDCA循環不停地運轉),仍然可以根據當初制訂的計劃實現總體目標。

殊不知,這其實是PDCA循環中的一個陷阱。

早上起床后仍在堅持長跑訓練,可身體卻早已具備了足夠的耐力。

既然如此,堅持長跑訓練就顯得不那么重要了。明智的做法是,騰出更多的時間用于攀巖技巧的訓練。

就如同原文提到的已經習慣于長跑計劃,反而無法對目標起到任何合理有效的作用,為什么還要繼續堅持呢?

這時候應該怎么辦呢?學會向自己提問:

既然如此,有沒有其它更加有效達成目標的訓練方法呢?

會不會有哪些潛在的路徑步驟是自己目前尚未發現的呢?

等等,通過提問自己來找出,另外一種適合自己達成目標的方法,正如同原文中提到的——攀巖技巧練習同樣適用于達成目標。

然而,所謂的計劃目標通過一段時間的驗證后,總是能夠發現一些或多或少的瑕疵需要進行進一步的調整,

片段6

根據驗證結果,提出調整方案,并轉入到下一個 PDCA循環。

調整方案,歸納起來有以下四大種類。

1.對總體目標的調整

2.對實施計劃的大幅度調整

3.對解決方案以及具體措施的調整

4.不需要調整

針對于以上四種調整方式適用于不同的驗證情況,以下將會逐一進行舉例說明。

首先,總體目標調整主要指的是通過驗證后,結果將會改變目標的方向或者是讓目標達成延期,比如:跑步三個月瘦身15斤,通過兩個月后的驗證后,發現才瘦身3斤,顯然不符合正常的計劃實施及目標達成,這時候就要調整目標,比如瘦身8斤。

然后實施計劃的大幅度調整又是怎樣呢?原本是早起鍛煉0.5小時,6:30跑步,8點上班;可現在公司修改了作息時間改為7點上班?這時候,就需要5:30起來跑步,可以你又實在起不來,咋辦?就需要調整整體的計劃,改跑步為室內器械訓練又或者是其它。

緊接著就是解決方案以及具體措施的調整,還是跑步,跑了2個月后,發現半小時的跑步一點懸念也沒有,基本上跟平時走路差不多,這時候怎么辦呢?可否提升下跑步的速度,通過跑步速度的提升來繼續目標的有效達成。

最后一項,不做調整,假如在過程中,一切都是預想中的那樣去實施和達成,當然不用再去過多的調整,只要繼續進行下去就可以了。


新的PDCA循環


最容易犯錯誤的,是那些僅僅根據自己的想法去行動的人。——沃維納格

有了好的想法和創新,就需要立即付諸于行動,那么如何才能保證有效的行動而非無效的無用功呢?通過高效PDCA術即可達成,

合理量化目標,迅速付諸于行動,過程中不斷地驗證成果,

通過有效的驗證來進行

改善、延伸、中止、繼續

無論如何,Just do it!

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