客戶很生氣,后果很嚴重——如何克服職業(yè)交往中的恐懼感

在你的工作中,總會與各種各樣的人打交道:同事、上司、下屬、客戶。那么,這幾類人當中,你最不喜歡與哪一類人的職業(yè)交往呢?

我曾經一度害怕和厭惡與客戶交往。因為那時候我的崗位叫做客服專管,就是專門管理客戶投訴案件的人。一聽這個名字,就是知道是那種每天接收滿滿的負能量的人,就說是客戶的出氣筒也不為過。

因為公司的安排,我從一個片區(qū)的營業(yè)點調到另一個片區(qū)的營業(yè)點。剛開始,我還慶幸自己上班離家近了。但沒有想到,同樣做客服專管,不同片區(qū)之間的差異那么大。

到了新的網點,幾乎每天都有投訴,有時候一打開電腦,系統(tǒng)里就掛著好幾個投訴單。為了處理好投訴,我每日疲于奔命,穿梭于業(yè)務員與客戶之間。有時候早上回到辦公室,連打開電腦客戶系統(tǒng)的勇氣也沒有,因為,通常一打開,就是一連串的客戶投訴單掛在系統(tǒng)等待處理。那種心情立馬一沉,整個人都輕松不起來了。

有一句話叫做無知者無畏。但我卻相反,因為我之前處理投訴的量很少,也就沒有動力去熟悉公司的各種業(yè)務流程。現(xiàn)在,毎打完一個客戶電話,都感覺汗顏。有時候客戶提的那些問題,我都不知道如何回答,只能夠一個勁地說:“對不起,因為我們的工作給您造成不便深感遺憾”。

任何人都知道,如果不能解決實質問題,這樣的外交辭令會越發(fā)讓人感覺,你是在把他們當成傻子。憤怒的客戶往往會說:“你都不能解決我的問題,讓你們的高層領導給我打電話,否則,我要向媒體曝光!”

誰都知道家丑不可外揚,如果因為工作失誤造成媒體負責影響,對于一間大公司來講,絕對是一個嚴重的“事故”。

還有一些投訴,反溯及投訴指向的員工,找到他們要求配合我的工作,向客戶做好解釋或者道歉,有些人會極力推卸責任,不肯配合。但是,解決問題往往“解鈴還須系鈴人”,如果當事員工不配合,投訴便很難解決,客戶就會更加生氣,客戶一生氣,就會多方投訴或越級投訴,這樣,后果就更加不可控了。

為此,那段時間,我經常滿腹牢騷,蓋上電話便罵娘,這些罵客戶的話語,當然只能是等打完了客戶電話以后才能開罵。這樣,我周圍的同事也就成了我負面情緒的間接接收者了。幸而他們都很有涵養(yǎng),也能夠體量我這個崗位的難處。

就這樣捱過了漫長的一個月。一天,前臺客服員說有一位“刁民”老伯,因為他之前自己報多了數(shù),導致系統(tǒng)按照他報的數(shù)扣多了他的費用,但退費需要半個月的流程時間,老伯堅持要當場退費,不愿意離開營業(yè)大廳。讓我下去解圍。

我到了前臺,看到了這位被稱之為“刁民”的老伯。只見他年近70,手里拿著一支拐杖,戴著一副老花眼鏡,坐在營業(yè)大廳的座椅上,臉漲得通紅,一看就就知到之前有過爭執(zhí)。看到老伯的樣子,突然想起了自己的父親,老伯的年齡與我父親相仿,形象也很相似。我又想到,如果我自己的老父親為了這些事在外面與人生氣煩惱,弄不好血壓又升高了,那是一件多讓人心疼的事。

我問客服員該退多少錢?客戶員說120元。于是,我從兜里掏出120元,交給老伯,并耐心和他解釋公司的退費流程,希望他能夠體諒。

老伯見到我從自己兜里掏出錢先墊付給他,臉上的表情立即緩和下來。并說自己也有責任,是因為自己報錯了數(shù)才引起了多扣費。同時,老伯還表示不要我墊付這120元,還說,其實他并不在乎這一百多元錢,他只是覺得前臺小姑娘的解釋太生硬,讓他難于接受。現(xiàn)在,他不需要我私人先掏錢墊付,他同意耐心等侯退費。

于是,事情就這么輕易地解決了。

至此,我突然覺得,自己過去對待工作的態(tài)度也許值得檢討。之前,自己視客戶為洪水猛獸,潛意識里都是對客戶采取回避的態(tài)度,盡量不想正面去面對客戶和投訴。孰不知,這樣就陷入了一種怪圈:你越害怕的東西,你就越想逃避;越逃避,越害怕。

我終于找到了我之前一個月工作不快樂的原因。那就是因為我始終因為恐懼和厭惡在逃避。主觀上對客戶的投訴采取逃避的態(tài)度,但客觀上,我為了維持生計,又不得不去做這樣的工作,痛苦就這樣產生了。但是,今天,我在處理老伯的這一件事,我沒有一絲的厭惡感,因為我把老伯放在了我自己家人的位置上去處理他的訴求。這就是將心比心。

在得到老伯諒解后,我內心反而還有一種輕松和快樂的感覺。這就說明,客戶投訴,主觀上并不是針對我或是某位員工而生氣,而是針對我們在處于自己的職業(yè)身份中,他們認為做得不恰當?shù)氖虑槎鷼馔对V。因此,我沒有理由去害怕客戶。

關鍵的結癥找到后,接下來的工作都易如反掌了。有了一定量的投訴處理經驗積累,我就對投訴的客戶和事項進行歸類,并制定不同的處理策略。比如,我把客戶分為以下類型:

1.物質補償型:這類客戶投訴后,只要對其進行一定的物質補償,比如送果籃、小禮品等,他們往往會息事寧人;

2.渴望尊重型:這類客戶往往不要物質上的東西,只想通過投訴,找回一下自己的存在感。這類客戶,我就要以倍加尊敬的態(tài)度去與之溝通,必要時還要請出高一層的領導出面與之溝通,在為他解決問題的同時,讓他感覺倍有面子。

3.精力旺盛型:這類客戶往往是有充足的時間和精力,有時候上述兩個辦法雙管齊下,都不能結案。這類客戶往往不但關心自己的問題的處理,還喜歡自封代表,為民請愿。對待這類客戶,往往不能急躁,要花多點精力與之斡旋。等到他們認為差不多了,自會收場。

.....

通過溝通,我能夠大致判斷客戶是什么類型的客戶,針對這些類型采取有側重點的策略去與之“談判”,當然,無論如何談判,都要以誠肯的態(tài)度去對待客戶。

為了能夠給客戶解決實質性的問題,我對公司的所有對外業(yè)務流程進行熟悉,熟知有關的標準,還經常找時間與業(yè)務人員跟班,從他們的工作中發(fā)現(xiàn)投訴產生的根本原因。在這過程中,對業(yè)務人員進行溝通,從預防投訴的角度輔導他們如何避免投訴的發(fā)生。

經過一段時間后,我感覺自己對外部客戶是一名“消防員”,有投訴了發(fā)生,馬上解決;對內部員工,我又是一名“防火宣傳員”,讓他們在工作過程中避免與客戶產生正面沖突,減少客戶投訴,這樣他們可以更加安心在專注于業(yè)務工作。因為投訴量少了,我也可以少一些去打擾他們的正常工作。

每天打開電腦,我不再像以往那樣心驚膽戰(zhàn),反而里心會想,今天遇到的投訴,以及今天的客戶又是哪一種類型的呢?無論哪一種類型,基本都逃不出我歸納的幾種類型,這樣,我已經有基本的解決套路,自然難不倒我;如果今天遇到的是全新類型的投訴,那么,這就是對我工作的一個新的挑戰(zhàn),只要我解決好了這一個問題,我就又掌握了一個新的處理方法。

至此,我已經對那些投訴的客戶完全沒有了恐懼感,對這項工作不再經常焦慮。每次遇到一個怒氣沖沖的客戶,我都能夠以平和的心態(tài)、誠懇的語氣與之溝通;每次解決完一個投訴,心里就有小小的成就感。

就這樣,只要調整好心態(tài),快樂工作就不是一個神話。

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