很多人說，要讓團隊敏捷， 先讓團隊坐在一起。沒錯，“坐在一起”這區(qū)區(qū)幾個字，可以解決團隊從溝通到信任到效率提升的不少問題。作為團隊的業(yè)務(wù)分析師，我們很多時候都扮演著產(chǎn)品端和開發(fā)端的黏合劑，最理想的工作環(huán)境可能是坐在產(chǎn)品團隊和交付團隊中間；辦公室就是大舞臺，隨時都能展現(xiàn)自己的十八般武藝，把“坐在一起”的效應(yīng)發(fā)揮到極致。
然而，由于種種原因，我們不免會遇到跨文化、跨時區(qū)的離岸團隊。當“坐在一起”的舒適圈被打破后，很多問題則接踵而來：“見都沒見過的團隊成員怎么建立信任？”、“人都找不到怎么高效溝通？”、“時區(qū)空間不一致怎么組織工作坊？”經(jīng)歷了一個離岸團隊的從無到有，淌過了大大小小的坑，筆者將所見所得整理成本文，希望能對同樣糾結(jié)于此的同行們有一點點裨益。
按需互訪
“見都沒見過的團隊成員怎么建立信任？” 答案恐怕是“無法建立”。別怪我這回答太消極任性，對于遠隔重洋甚至黑夜顛倒的離岸團隊而言，留言和視頻所帶來的困惑和乏力往往多過友好度和安全感。尤其對于那些毫無離岸合作經(jīng)驗的客戶來說，面對這份未知和“不可控”往往是自我保護甚至抗拒的。
合作雙方的互訪則是建立信任的捷徑，通過這扇窗戶，一方面可以了解雙方的企業(yè)文化、工作習(xí)慣乃至個人的性格特點；另一方面能夠利用面對面工作坊高效梳理規(guī)劃，最大程度保證后續(xù)項目推進方向的正確性。在條件允許的情況下，在項目伊始就建立互訪機制：
- 在項目的重要節(jié)點，例如合作初始、項目里程碑、檢查點進行在岸交流；
- 設(shè)立雙向固定互訪周期，如每三個月/半年。
當有機會去到客戶現(xiàn)場，該如何充分利用短短數(shù)周或是數(shù)日？從個人經(jīng)驗來看，你或許可以：
- 做好充分的行前計劃：不要把它當成簽證材料準備中的“例行公事”。海外出差費時費力，為了確保效果，必須提前溝通準備并了解項目干系人的工作／休假安排，重要會議提前發(fā)好會議邀請，最好以郵件形式確認你的計劃。相信我，你一定不想像我一樣，人都到了客戶現(xiàn)場以為一切自有安排，才發(fā)現(xiàn)接頭人馬上要休長假，獨留“一臉懵逼”的自己。
- 盡量結(jié)識多的人：哪怕你自認不是“交際花”，哪怕自己的英語不夠好，哪怕ta算不上直接干系人甚至來自不相干的團隊/部門；當你們未來有工作上的交集，有一面之緣也大大好過冰冷的郵件。
- 定期和離岸團隊溝通：即使有完整的記錄，出差回來一次性輸出的效果恐怕也差強人意。就算再忙再緊張，也要定期與團隊交流，溝通自己在客戶現(xiàn)場的收獲，了解團隊的問題和想法，并及時反饋到客戶現(xiàn)場的工作計劃中。
當客戶即將來訪，該如何抓住深化合作的機會？
- 最重要的依然是計劃：提前為客戶來訪的工作內(nèi)容做好細致的安排準備，雙方設(shè)置好來訪預(yù)期和目標，最大程度利用好團隊與客戶成員共同工作的時間。
- 提升對客戶的影響力：幫客戶站得更高，看得更廣。盡力幫助他們在來訪過程中更好地感受我們的工作方式和文化氛圍，甚至以我們?yōu)榇翱?，介紹目前國內(nèi)市場上的先進案例和最佳實踐。
- 為客戶做好行前準備和安排：這包括簽證準備、交通酒店及個人飲食過敏源等在內(nèi)的各類生活細碎。很多客戶并沒有到訪中國的經(jīng)驗，對這個陌生又熟悉的國家甚至存在很多誤會和擔心。我們可以簡單準備一份包含城市介紹、物價水平等信息的行前小材料，讓他們不至于在踏上飛機前對即將來訪的城市一無所知。
搭建溝通框架
對于“坐在一起”的敏捷團隊，溝通會在工作和相處中自然而然地發(fā)生。而當我們所處的是一個離岸團隊，很多溝通問題則會因為物理位置、語言文化障礙、時差而被放大；最危險的可能是，你不知道你不知道；而某些溝通隔閡可能會在某些時刻產(chǎn)生致命的影響。在項目初始就定義好溝通的渠道和方式在這樣的環(huán)境下顯得尤為重要。簡單來講，我們最應(yīng)該關(guān)注的是：誰和誰溝通，通過什么形式溝通，達成怎樣的目標，要有怎樣的溝通頻次。
（在項目初始與客戶達成對重要會議的一致理解）
（對團隊成員之間的溝通渠道需要統(tǒng)一和確認）
巧用工具
“時區(qū)空間不一致怎么組織工作坊？”針對這個問題，恐怕不僅僅是需求分析相關(guān)的工作坊，離岸團隊的種種限制對我們許多熟悉的組織技巧和習(xí)以為常的敏捷實踐都提出了挑戰(zhàn)?；ピL是類似昂貴的特效藥，而真正要身體好，還離不開悉心的日常調(diào)養(yǎng)。合適的工具，則是這里的關(guān)鍵。
1.Always On：如果能有超過四個小時的工作時間重疊，Always on一定要有。實時視頻能增加許多親切感和趣味，拉近團隊成員的距離；更能讓包括站會、desk check在內(nèi)的很多敏捷實踐變得容易。有了Always On，信息不回抬頭喊一喊，開會了朝屏幕招招手，方便直接，也算對得起客戶給的“魔鏡”名號。
2.遠程協(xié)作編輯軟件：市面上的遠程協(xié)作軟件讓人眼花繚亂，在這里分享幾個你也許正在尋找的：
- Keynote-Collaborate Mode: Keynote算得上我們目前使用最為頻繁的演示軟件，而它的Collaborate Mode這項高能技巧好像并不是那么知名。協(xié)同編輯除了能在緊張的項目節(jié)奏中提高團隊效率，還可以幫助在重要演示環(huán)節(jié)/工作坊中與客戶進行快速確認。舉個例子，如果有兩人共同參加工作坊，一人作為組織者與客戶交流，另一位則可以實時將產(chǎn)出記錄到Keynote中，在工作坊結(jié)束前第一時間呈現(xiàn)給客戶進行確認。
（只需點擊標題右下方的Collaborate,輸入你要協(xié)作編輯對象的iCloud郵箱，即可將當前文件分享給對方進行協(xié)同編輯）
- RealtimeBoard: 如果讓我列舉“2017年度最好用工具”，RealtimeBoard一定榜上有名：它是我目前能找到的最好的sticker board，是組織遠距離工作坊的最佳搭檔。除了最常用的反饋會議、頭腦風(fēng)暴外，RealtimeBoard提供了許多針對不同場景的實用模板，例如用戶故事地圖, 產(chǎn)品演進路線。
（RealtimeBoard: 五花八門的實用模板）
（團隊的第一次遠程回顧會議）
3.即時通訊工具：每個人每天都要用到，自然必不可少。 在與海外客戶的合作中，常見的主要有Skype, Lync(Skype for business), Slack，HipChat, Hangouts等。目前我們項目正在用的是Hipchat，比較突出的亮點是不用翻墻、可以與Jira, Github集成，缺點主要是記錄保存時間較短。
4.項目資產(chǎn)管理工具：個人認為，離岸團隊要比在岸團隊更加注重文檔，良好的文檔整理能降低溝通成本，也讓溝通有跡可循。關(guān)于用戶故事/電子看板，常見的有Jira, Trello, Pivotal Tracker, Mingle；關(guān)于其他項目相關(guān)文檔管理，一般使用Confluence, Google Drive, DropBox等。
文化互通
文化差異是每個海外合作團隊所必須面對的。由于文化背景的不同，團隊成員們有不同的語言體系、做事方式，繼而對合作產(chǎn)生一些顯而易見或者不知不覺的影響。它本身是一個中性詞，甚至褒義詞：兩種截然不同的文化碰撞，讓我們能夠交到大洋彼岸的朋友，了解彼此的文化，是多么幸運的一件事。而它也有可能成為“問題”：因為缺乏了解，導(dǎo)致雙方產(chǎn)生誤解甚至不信任，影響健康的合作關(guān)系。
承認并溝通合作雙方的文化差異永遠不會太早，在項目開始前/初期就應(yīng)該主動地向客戶介紹我們的文化：這包括了大文化，即國與國之間的文化差異，例如中國人可能會相對內(nèi)向，不說話并不代表沒有關(guān)注討論；也包括了小文化，即組織和團隊的文化差異，例如我們會相對自管理，不存在傳統(tǒng)的上下級觀念。
我們總是在談?wù)摿己玫膱F隊氛圍對項目成功的重要性。良好的團隊氛圍永遠不是從單純的工作溝通中來的，而是必須來自于每一個活生生的人。當團隊成員之間建立起個人關(guān)系，很多問題都可以迎刃而解。
（當遇到文化碰撞，團隊里需要有人挺身而出）
以上寥寥幾點來自筆者有限的項目實踐，不免有所遺漏或有待商榷。但毫無疑問的是，離岸團隊需要更用心和精巧地經(jīng)營，而成功也往往離不開各個角色的配合與貢獻。
文/ThoughtWorks楊珊
