中日文版的豐田管理理念分享給大家。這也是我們部門特意翻譯成日文每周一次早會上的學習資料。內容選自于日文原版《 トヨタが「現場」でずっと繰り返してきた言葉 》若松義人

不要把資料變成紙張的數量和死的資料量。

這是奠定豐田生產方式基礎的大野耐一先生的話。

資料的價值不是由紙張數量的多少和資料的厚度來決定的。做資料的人可能是想干勁十足地做好「資料」，但現實中只是張數多的「紙量」，以及變成了誰都不認真閱讀的「死的資料量」，這種情況意外的多。在豐田有一種不成文的規定「文件應簡潔地總結成A3一張紙」。

這個出乎意料地難。即使是擅長寫長篇文章的人，如果只說要簡潔總結要點的話，也會馬上頭疼，為了制作簡潔易懂的資料，有必要深入考慮想要傳達的東西。

例如，提出就某個問題的解決方案時，必須牢牢把握現狀，明確問題的真正原因，明確對策和執行計劃和日程。這就需要把這些內容整理成A3一張。總結的人雖然很辛苦，但是如果真是A3一張簡單總結的資料的話，看到這些資料的人可以直白地抓住要點，也可以在短時間內做出正確與否的判斷。

做資料如果只追求紙張數量和沒人讀的死的資料這不是「工作」，這只是「浪費」。資料要可讀，要能參考，能活用才有價值。

以下日文原版

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資料を紙量や死量にするな。

これは、トヨタ生産方式の基礎を築いた大野耐一氏の言葉である。

資料の価値は、枚數の多さや資料の厚さでは決まらない。當人は張り切って「資料」をつくったつもりかもしれないが、現実にはただ枚數が多いだけの「紙量」や、だれもまともに読まない「死量」になってしまうということは案外多いものだ。

トヨタには書類は「A3一枚に簡潔にまとめるべし」という不文律がある。

これが案外と難しい。長い文書を書くのが得意な人も、要點だけを簡潔にまとめろと言われると途端に頭を抱えてしまうように、簡潔なわかりやすい資料をつくるためには、伝えたいことは何かを考え抜く必要がある。

たとえば、ある問題について解決策を提示する場合、現狀をしっかりと把握し、問題の真因を明らかにし、その対策と実行計畫やスケジュールを明確にしなければならない。これだけのことをA3一枚にまとめることが求められる。まとめる人は大変だが、確かにA3一枚に簡潔にまとめられた資料であれば、それを見る人は要點を簡単につかむことができるし、正否の判斷も短時間でできる。

紙量づくりや死量づくりは「仕事」ではなく、ただの「ムダ」である。資料は読まれ、參考にされ、生かされてこそ価値を持つのである。