記得在以前的公司上班時，公司內(nèi)部及公司與公司之間主要通過郵件的發(fā)送來進行溝通。而我最討厭的就是寫郵件，因為要花費很多的時間來完成，而且寫出來的郵件還經(jīng)常給上司找出毛病來。上司還經(jīng)常叮囑我們寫郵件一定要主題清晰，簡明扼要，不要寫完長編大論后，看郵件的人還看不明白你的意思。如果當時能看到美國作家勞拉·布朗所著的《完全寫作指南》該多好呀！
剛看到這本厚厚的紅色書—《完全寫作指南》時，我心想這本483頁的書要看到啥時候呀！可是翻開書一看卻發(fā)現(xiàn)這本書實用性非常強，它告訴我們，只要思路清晰，流程順暢，有好的方法和習(xí)慣，寫作并不是困難的事。另外該書從寫作的核心—寫作思維入手，分析每一種實用寫作的思維要點，以讀者的角度反觀寫作的關(guān)鍵。只要按照作者精心規(guī)劃的寫作流程來操作，從以前提筆就怕，自然而然地達到什么都能寫的狀態(tài)。
什么樣的寫作流程這么厲害？你是不是很迫切地想知道？來吧，請花幾分鐘時間，允許我以我們經(jīng)常接觸的電子郵件作為例子向你介紹一下。
一、寫作準備
1.明確你的目標
人們每從事一項活動，都有目的性的。寫作也不例外，如果搞不清楚自己想要達到什么目的，那只會讓自己走上歪路。就以工作中經(jīng)常接觸的寫郵件而言，它的目的就是提出請求、提供信息或是提出問題，為了讓信件更加簡潔高效，我們需要把這個目標謹記。
2.了解你的讀者
在寫作之前，花幾分鐘想想你能提供什么信息給讀者，而讀者對于你提供的信息會持有什么樣的態(tài)度，這樣更有利于文章的順利完成。在寫郵件的時候，閱讀郵件的對象尤其重要，寫給上級領(lǐng)導(dǎo)與寫給同事間的郵件在語氣用詞方面也大不相同，如果郵件寫得恰當，很可能大大提高你的工作效率。
3.用頭腦風(fēng)暴鎖定你想表達的內(nèi)容
頭腦風(fēng)暴時，充分發(fā)揮你的想象力，讓你的思緒自由發(fā)散。在寫郵件時，如果內(nèi)容不多，那么就不用太多的頭腦風(fēng)暴。但倘若表達的內(nèi)容比較復(fù)雜，則需要通過頭腦風(fēng)暴來思考所要表達的內(nèi)容。
二、寫作的步驟
1.組織文章
可根據(jù)文章本身的類型以及我們想達成的目標來組織文章。在組織信件時要在開頭就向讀者說明來意。
書中作者給了示范提綱：
電子郵件應(yīng)當盡量簡短，直奔主題。
開頭：告訴讀者為什么要寫這封信。
中間：寫出所有讀者需要的細節(jié)信息。這段也要盡量簡短，復(fù)雜的信息可以分條排列組織。
結(jié)尾：重申自己的來意（闡明要求、下一步計劃等）并對讀者表示感謝。
2.寫初稿
作者提出只要你想寫，寫初稿可以隨時隨地地寫。甚至在以上任何一個步驟之前寫，直到你寫不出來，就會反思之前的寫作準備是否做得充足。對于寫郵件，語氣方面非常重要，打初稿時務(wù)必要加倍注意，由于寫郵件的時間很短，很多人會容易在語氣上出錯。
3.修改
無論你寫什么，都應(yīng)該留出時間來修改初稿。修改對于工作郵件尤其重要，如果郵件有錯別字，就會令人感覺你很不專業(yè)，如果發(fā)送的信息有誤，甚至?xí)冻龊艽蟮拇鷥r，快速校對一遍，可以遍免不必要的誤解和后續(xù)的麻煩。
最后該書作者還提出，以上六個寫作步驟可以隨時隨地從任何一個適合自己的步驟開始。當我們在實際的寫作中發(fā)現(xiàn)某個步驟暫不需要時，可忽略，當我們使用得這個轉(zhuǎn)盤越多，就越容易找到屬于自己的寫作流程。
對于寫工作郵件，我最大的感悟是它是一把雙刃劍，它可以讓你惹上不必要的麻煩，也可以讓你工作變得更加順利。在工作當中有許多責(zé)任是通過郵件來解決，有時明明通過口頭告知的事情，由于對方的忘記，而將責(zé)任推卻為:你為什么不發(fā)郵件通知我。有時候把郵件發(fā)出去了，卻因為語句中有稍微的失誤而造成要承擔(dān)更大的責(zé)任。而《完全寫作指南》這本書當中，就明確指出寫各種類型文章當中可以“這樣做”和“不要做”。它就儼然像一本交通指南或者是生活指南，讓我們遇到問題時可隨時隨地翻閱就可得到自己需要的東西。
