這篇文章是我對PPT進行主題閱讀的一個嘗試，主題閱讀就是在一個領域讀了許多書然后總結出來的一些東西，由于融合的東西比較多，所以文章比較長，并且用的是思維導圖做的筆記，所以圖也比較多，適合用電腦打開慢慢看。本篇只講了關于怎么做PPT，怎么講PPT只能另開一篇了。
十本書分別是
《魏斯曼演講圣經》
《PPT制作的七步法》
《PPT煉成記》
《PPT演義》
《PPT演示之道——寫給非設計人員的幻燈片指南》
《演說之禪》
《成功簡報》
《不必說話就贏的企劃術》
《第一次簡報就上手》
《簡報+》
（文中出現思維導圖均是讀書筆記，且文中出現”簡報“是出自原書，簡報在這里可以理解為PPT的意思）
工作中有太多時候需要用到PPT，然而大多數人做的ppt其實是不及格的，具體體現在這幾個方面：
當你自己或者你的聽眾，出現以上這些情況無疑是失敗的。那么怎樣做PPT呢？
首先你要搞明白為什么要做這個PPT：
1. 主題：PPT究竟是什么？（What）必須厘清PPT的主題（包括范疇與深度），例如是建議重新編寫員工手冊，或是調整對于新產品負面報導的應對方法；也必須確認有哪些事物不應出現于PPT中，例如尚未定案的產品開發計劃，或預算規劃案。
2. 原因：為什么要做PPT？（Why）演示者必須想清楚自己究竟期望做些什么，是提供聽眾信息、說服他們同意某事，或是激發他們采取某些行動？PPT目的中的“原因”常常比“主題”更重要，也是避免PPT成為資料堆砌的關鍵。無法掌握PPT主軸，PPT架構便很容易失焦。
接下來就是一些制作過程了：
數據分類，擬定PPT大綱：匯整聽眾需要的資料，決定鋪陳方式
資料搜集時，應以“5W1H”做切入點，以避免被其他有趣卻無關的主題吸引而分心；構架PPT大綱時，則應包含導言、主體、結論，并選取合適的“流程結構”，有效串連這三個層次。
當然，也可以利用以下經典的管理理論框架來做：
熟悉vs. 陌生：視不同主題特性，進行有效研究
碰到十分熟悉的主題，演示者應聚焦于“如何精準掌握目標對象的需求”，將信息搜集的重點放在“對于PPT對象的了解程度”和“對方為何需要你這項產品或服務”。
至于面對不熟悉的主題，演示者的研究主軸則是“如何快速讓自己成為相關領域專家”，并將資料搜集的重點放在“如何才能取得正確信息”以及“如果碰到一些短期無法學會的技術性信息，該怎么辦”。
必要vs.更好：依聽眾需求，妥善分類與管理信息
演示者都要設法將信息區分為兩大類：
信息分類的關鍵在于依照“聽眾需求”、而非“演示者的認知”來思考，否則演示者就算說得再頭頭是道，難免還是會因為與聽眾的想法并不重疊，造成PPT效果大打折扣。
導言→主體→結論：選取“流程結構”，串連PPT大綱
完成數據搜集與整理后，最后一步就是將信息分門別類，構架PPT大綱。PPT大致都包含導言、主體、結論，如何有效連貫這三個層次，取決于演示者選取什么形式的“流程結構”，“流程架構”是指演示者說故事的邏輯與脈絡，用以帶領聽眾從“單一PPT”提升到“理解整體”的層次，讓人“見樹又見林”。
資料取舍，濃縮要點：只放要點、關鍵詞，控制PPT信息適量
PPT內容務必謹守“精簡”原則，只放上“要點”即可，而非將所有說明文字及圖表都放到PPT上，讓聽眾將所有專注力都集中在“讀PPT”上，反而忽略演示者說了什么。
精簡二原則：只列關鍵詞、1頁1主題
精簡的第一個準則，就是“切勿將所有資料文字直接貼入PPT”，這是制作PPT時最常見的大錯。
濃縮的兩種方式：
1.刪除連接詞、重組關鍵詞《不必說話就贏的企劃術》提道，其實只要“刪除連結詞”，就能快速將長篇大論化為條列式的幾個重點。例如“呼叫器的缺點是就算收到訊號，也必須先找到電話，才能取得聯系。不過，移動電話則是可以在需要的時候直接通話，甚至無法通話時，依舊能通過簡訊聯絡”這樣一段文字，在刪除了“也”“不過”“甚至”等連接詞，就能拆分成幾個清楚的短句：“呼叫器的缺點：必須主動回電確認聯絡內容”，“移動電話的優點：①可直接通話；②可通過簡訊聯絡”。
2.則是“先抓取關鍵詞，再重組句子”。在做法上，先刪去無意義的虛詞，再將留下的文字重新排列，就能將長文化為主題明確的短句。例如“這次要介紹的是神奇毛巾，其最大特色就是超強的吸水力”這段文字，只需抓出“神奇毛巾”“特色”“超強”和“吸水力”4個關鍵詞，就可重組成“吸水力超強的神奇毛巾”一個短句。
好懂二秘技：歸納“3”主題、轉換為數字
精簡不只是把長文變成短句而已，能夠讓聽眾一眼就理解演示者所要傳達的內容，才是精簡的真意。為了達成簡短又好懂的目標，可將信息以“3個”為一組進行分類。人的記憶力有限，而科學實驗中，“3”是最容易被人所記憶的數量，按照這個原則來安排PPT數據，將得到最大效果。
不過只提出3個要點，并非要演示者大幅刪減內容，而是要懂得將類似項目進行歸類。一般而言，一張PPT的講解時間應控制在1～2分鐘，最長不超過3分鐘。換言之，一旦講解時間耗時3分鐘以上，就表示該張PPT內容過多，需再行拆解成另一張PPT。以此為標準，一場30分鐘的PPT，PPT應為15～20張，如此應有助于演示者進一步刪節PPT數據。
一頁一主題，條列式說明讓PPT更清晰
一頁PPT最好只說明一個小主題，無法歸類在同一主題類別的信息，就不要放在同一頁面上。
·內容 ? 一頁也以5個條列句為宜，過多不僅顯得擁擠，信息量也會超過聽眾負荷；
·圖表 ? 一頁則以一張圖表為限，兩張以上的圖表并存于一頁，很容易造成聽眾混淆。
決定視覺風格、版面配置與色彩運用：一致性＋色彩學，做出有質感的PPT
好的PPT版面設計，絕非一味追求聲光奪目，必須先確認PPT目的，然后在視覺風格、版面配置、色彩運用這3個設計關鍵元素上，針對需求凸顯重點、統一調性，才能真正為PPT加分。
視覺風格一致：考慮對方需求，追求整體協調
風格絕對不是依據自身喜好，需要根據不同的場景，《第一次簡報就上手》強調：
企業對外進行提案或宣傳產品，PPT風格的擬定就必須配合“企業或產業形象”，例如金融、制造等產業，適合較嚴肅穩重的風格，顏色以冷色調為主；
大眾傳播、百貨服務等產業，則可強調創意與流行，讓風格活潑。
企業內部的PPT，則應以“主題”作為選擇標準，例如經營管理、教育訓練等議題，適合沉穩的PPT風格；
活動宣傳、心得分享等PPT，就可以輕松一點。
版面配置美觀：劃分區塊，圖文配比均衡
好的版面配置一定要顧及以下3個要點：
1. 版面要均衡：PPT版面上不能有空洞，否則看起來會顯得頭重腳輕。如果文字或圖表的數量不足，可考慮貼上相關圖片予以美化，使版面更豐富。
2. 重點要置中：最重要的內文與圖表應放在版面正中央，不僅可讓聽眾專注閱讀PPT內容，版面也會顯得較均衡。
3. 圖文要對齊：將文字圖表排列整齊，就能顯得有條理，避免版面看來紊亂。
這里強調一個小技巧，就是在PPT上拉出參考線，將PPT背景劃分為間距相同的幾個區塊，例如兩等分、三等分、四等分、九宮格等等，如此在放置文字與圖表時，就能輕松維持圖文配置比例上的一致性。
色彩運用適當：選擇配色系統，只用3種顏色
配色的基本標準：對比而又一體，相近而又不同。
一般而言，色彩可分為“暖色系”和“冷色系”兩大族群。暖色系是指“偏向黃色”的顏色（例如橘色、紅色、紅棕色等等），在視覺上能帶給人親切活潑的感受，適合作為重點標示；冷色系是指“偏向藍色”的顏色（例如綠色、藍綠色、紫色等等），在視覺上可給人冷靜專業的感覺，適合作為背景色。另外，如果PPT內容中已有許多圖表，則可使用“中性色”（例如黑、灰、白），免得畫面過于紊亂。
1. 同色配色：只運用單一種顏色，不過顏色深淺不同，例如綠色搭配淡綠色和粉青色。這種配色法會產生舒服單純的感受，并能強化主色的特質，是最簡單、安全的配色法則。
2. 近似配色：先挑選某個顏色作為主色調，再選擇左右兩個近似的顏色做搭配，例如主色是紅色，近似色就是橘紅與紫紅。此種搭配法比同色配色法更有變化，可增加視覺上的創意感。
3. 互補配色：選擇色彩學上的互補色作為PPT主要色調，例如紅色的互補色為綠色。這種搭配非?；顫婖r明，適合講求創意的PPT。不過若運用不當，反而會讓顯得刺眼，是較專業的一種配色法。
對比，辨認明晰 增大沖擊力
《演講圣經》中提到，視覺設計元素固然有多種玩法，但一定要謹守“少即是多”的原則，選擇固定的版面結構、一兩種基本字形、一兩種圖表類型、兩三種基本顏色，確保每一張PPT在視覺感受上都整體而一致，才能呈現商業PPT專業的質感。
精簡文字，活用字體字型：避免長篇大論，讓聽眾一看就懂
PPT是視覺的溝通工具，在設計上必須謹記“觀眾是‘看’PPT，而非‘讀’PPT”的原則，所以在輸入文字時，必須特別注意文字數量、字型字體、排列方式，讓觀眾在第一時間內，一眼望去就能掌握PPT想要表達的內容。
條列重點：把握減法原則，精簡文字4要訣
1. 一張PPT出現的文字應以一個段落為限，呈現重要的核心概念。
若是能夠將龐雜的文字重新做整理，像做筆記、畫重點般以條列句呈現，將更能幫助聽眾快速吸收重要信息。
2. 一張PPT的文字敘述應控制在6行之內，同時避免換行。
一般而言，條列式的說明事項若是在4行之內，可采用同時出現的方式呈現；但若超過4行，由于文字量過多，觀眾無法一眼掌握，便可設定動畫效果，一次跳出一行條列句，讓PPT的視覺焦點更集中。
3. 一張PPT的理想字數約為90字，上限為120字。
文字的視覺重點，通常落在標題、次標題上，而非標題下方的詳細內容，因此一行文字最好能控制在15字內，避免冗長贅述。若以一張PPT6行文字，每行15字估算，則一張PPT的字數約90字。
4. 減少標點符號。
毫無標點符號、簡潔清楚的條列句，是PPT文字的最佳表現方式。由于句號容易被混淆為沒有對齊的項目符號，因此無論在中英文PPT中，通常不使用句號結尾。
選擇字型：吸引目光，字型字體選用2要訣
1. 選擇“注視度高”的字型。
由于商業PPT的場合通常較為正式，所以不建議使用花哨、活潑的字型（例如海報體、少女體）和“藝術效果”功能，同時也要避免在一頁PPT中出現3種以上字型。
那到底用什么字體呢？
2. 依照觀眾距離決定字體大小。
PPT的字體大小，應依照演示者與觀眾之間的距離做調整，以最后一排觀眾能看清楚的大小為原則。至于不同層級的內容所采用的字體大小，通常介于24～40pt之間，依4pt依序遞減最為恰當，例如標題采32～40pt、第一級內文采28～32pt、第二級內文采24～28pt等等。整份PPT每一頁的標題與內文，最好都采用固定的字體大小。
3.突出字體，讓重點更醒目
美化版面：層次分明，安排瀏覽路線2要訣
1. 內容層級不要超過3層。
過多的文字層次容易造成版面混亂，觀眾也不易了解演示者“正在說明的內容”和“整體PPT內容”之間的關系。因此，內容層級盡量保持在3層之內，進一步的細節最好采用單獨的PPT另外說明。
2. 采用橫式、由左而右、由上而下、不換行的書寫方式。
依照一般的中文閱讀習慣，橫式、由左而右、由上而下的路線規劃，是最適合PPT的配置。眼球掃描的次數愈少、減少換行次數，則溝通效率愈高。一次一行條列句，集中焦點書面報告與商業PPT敘述方式比較。
善用圖表，用視覺溝通：讓圖像說話，強化聽眾記憶
研究指出，圖像化可使觀眾對PPT內容增加50%的記憶度。善加運用圖表、表格、圖片等視覺要素，將有助于觀眾在黃金10秒內，瞬間掌握演示者希望傳遞的概念與重點。
《簡報+》歸納出簡單4個步驟，可幫助演示者輕松將文字轉換成圖像。
Step1 擷取出信息內容中的關鍵詞：做筆記方式，擷取出關鍵詞、關鍵句后，重新整理架構。Step2 找到適合的圖解架構：根據信息內容的邏輯性與關聯性，選擇適合的圖解架構
Step3 利用連接線，定義信息要素之間的關系：連接線的箭頭指涉方向、線條粗細、虛線實線、直線曲線等等，都有其邏輯解釋上的定義，直接影響圖解架構的精確程度。
Step4 加強視覺設計感：為圖解架構上色、增加效果（立體、外框、陰影等），可使單調的圖形架構看起來更具吸引力。
割舍不必要的信息，凸顯重點
用好圖片 平衡文字
PPT中的圖片有三種用途 1、解釋說明?2、情景再現?3、氛圍營造
動畫：講到哪里 秀到哪里
PPT圖表動畫制作與運用的關鍵，在于“信息密度”管控。PPT時必須謹守“PPT畫面一次只出現一個信息”的原則，并與口語進行非常具體的配對，才能做到“無縫隙”的PPT境界，提高溝通效率。
運用圖表動畫：聚焦觀眾注意力?為凸顯某一項目在群體中的占比時，可將其他項目占比先行加總。
圖解文字 在PPT上一次只出現一個信息，加深聽眾對文字信息的印象。
雖然圖表動畫在PPT中扮演的角色日益重要，但也不應因此將所有時間與心力都花在特效制作上，忘了將PPT內容與口語傳達進行具體配對，讓原本只是輔助工具的PPT畫面成了主角，自己卻淪為配角。
鍛煉思維的方式之一是寫長文，絕對鍛煉記憶力和思辨力，但是這一篇，寫的確實有點長了。
