本人患有十分嚴重的拖延癥、虛假希望綜合癥和完美主義強迫癥，總是想計劃周全后再開始行動，制定計劃常常設定目標過高，一旦意識到完成不了就備受打擊、陷入情緒低谷并且拖延。讀研以后有大量的課題需要研究，讀了一些時間管理和自控力的書籍，才知道自己落入了最常見的意志力陷阱，任務繁重時容易拖延的根結在于，自己對于能否做好和可能面對的困難等一系列未知具有恐懼和壓力，這種壓力極易形成意志力失效。面對如山的任務和壓力時要么直接選擇拖延；要么計劃宏大幻想一步到位，這樣做往往在剛開始就會遇到困難，從而陷入“自我懷疑—放縱—罪惡感—更加放縱”的惡性循環。
要想沖破這種毀滅機制，首先要達成自我和解、繞開罪惡感陷阱，自我責備并不能使自己不去拖延、反而會更加放任情緒低潮；其次要設計一個實時反饋系統，制定力所能及的目標，然后及時行動并調整步調。現將自己總結的一套行之有效的行動指南與大家分享。
一、基本原理和工具
1基本原理
拖延癥的根源來自兩種情況，一是內部的恐懼，只要開始做事，就會面臨做錯、做不好的風險；二是外部的恐懼，過分在意外界的評價。如何克服這些恐懼呢？針對內部的恐懼，事實上，只要做事就一定會出問題，無論誰、做什么事情，有人覺得我花費了很大精力仍沒解決問題，但是別人可以輕松過關，這是因為在任何特定領域，就是有些人比另一些人做到更好是更容易的，接受了這個現實，那么再次遇到困難時，才能做到平心靜氣地面對。對于外部的恐懼，我們總是覺得計劃做某件事時得到的譏諷比鼓勵多，但是如果我們意識到，這些非建設性的負面評價大多來自于沒有正經做過事的人，他們終將與正經做事的人處于不同的世界，那么我們根本就沒有必要在乎他們的態度，不要讓他們影響到自己才是最明智的選擇；真正做對或做成事情的人，他們知道完成一項計劃有多不容易，所以他們更愿意真誠地鼓勵或建設性批評。
在突破了恐懼自身失敗與被潑冷水的心理關卡后，唯一的克服拖延的方法就是——現在就開始行動！實際上，任務管理與計劃制定的基本原則是——計劃永遠趕不上變化，因為計劃總會有各種打斷，即使沒有打斷也總是不能按原計劃完成（高估自己能力或低估現實困難），正視這個基本準則后，首先要甩掉不必要的心理負擔，進而總結效率低下的原因，不斷調整任務計劃與實施步驟直至目標實現。
2用到的工具
計時類：番茄鐘（Pomodoro）
筆記類：印象筆記、有道云筆記、Notability
計劃類：UPAD3、思維導圖（X-Mind、Lighten）
提醒類：便利貼、提醒事項、日歷、MemoryHelper
總結類：Excel、閱記
我的任務管理的基礎操作大體是按照《番茄工作法》書中所介紹的原則和流程進行的，每天開始時需要列出一個日程計劃表和一個待辦清單，每日結束后要進行檔案記錄和總結。
·用UPAD3或者印象筆記規劃日程表，以及羅列待辦事項。這兩個APP都可以可以畫框和打勾，一個方框代表一個番茄時間（25min），預計此事項需要幾個番茄時間就畫幾個方框，每完成一個番茄時間在框內勾一個對號。如果實際用時超過預測用時，在后面補上實際用時的方框和勾，用不同顏色區分即可。UPAD3設計的月、周、日計劃表十分實用，并且單獨劃出了活動清單，但是沒有電腦版和手機版，我現在習慣用印象筆記做日程安排，雖然沒有UPAD3整潔的版面，但是好處是可以多終端同步，并且易于每天的修改。
·長期任務計劃和時間安排可以用X-Mind（iPad和iPhone版是Lighten）列提綱，好處是有很多版式可以選擇，表頭和多級標題可以按照自己的任務特點來靈活布置，既可以按照時間、重要程度、任務屬性來分類，也可以分頁整理。
·一些有特定時間限制的日程和事項可以用便利貼或在手機日歷上設置提醒，對于需要按照艾賓浩斯曲線進行記憶與復習的內容可以用相應軟件進行設置，我使用過的較舒服的APP是MemoryHelper。
·番茄鐘的APP也有很多，個人使用要求版面簡潔、番茄時間和休息時間可調整，每日有累計番茄時間數統計，提醒可改為震動等功能。
·每天結束時可以用Excel表格記錄工作檔案，內容包括當天完成規劃預計的和實際的番茄數，估測番茄數不準時重新估測的偏差，每個番茄時間中被打斷的次數（包括內部打斷和外部打斷），表頭如下：
關于日程管理的APP很多，上面只提到了我用過的感覺比較順手的，大家如果有自己習慣的軟件也不必非要嘗試別人推薦的，在多種功能類似的軟件中選擇無形中浪費了更多時間。有些軟件將日程安排和計時提醒、時間分配統計等功能融合在一起了，看起來更加合理，但是我的使用感受是不夠靈活，需要添加很多沒能及時記錄的事項和時耗，反而覺得雞肋。
二、拯救拖延的任務管理
1目標導向
（1）明確目標。在進行任務計劃前，首先要明確達成這件事項的目的（完成這個任務對我有哪些方面的提高？學習了哪些新技能？）；其次，根據事務的重要和繁雜程度，預測需要消耗多少精力和時間。
（2）制定修正機制。對于容易拖延的部分，尤其是在陌生領域和創作性任務中，為了避免陷于細枝末節和漫無目的檢索修改的失控狀態，需要設計一些針對性的預防措施，及時返回到任務主題與目標的完成上。
（3）實際應用。例如參加一些課程、講座或分享會，或者選擇要看哪些書籍，如果以自己正在研究或感興趣的課題為目標導向則能夠提高信息的吸收率。圍繞主題你可以提前準備問題清單（核心主題由哪些關鍵議題組成，細部特殊訊息，主旨與論述，對你有意義嗎，目前研究問題中和此次講座主題相關的，平時的疑問收錄等），帶著問題接收信息；在記錄筆記綱要中不斷比照問題清單，將獲得的答案收入問題中；同時建立其他幾個自由主題，隨時記錄頭腦中冒出的想法，跟自己的研究掛鉤的一些啟發，對講座主題的新疑問等。結束后按主題整合筆記，將閃念和有用信息歸入正在研究的問題中，整理到需要寫作的內容中。像這樣圍繞任務及疑問而展開信息搜集，能夠擺脫漫無目的的檢索狀態。
2任務分類與應對策略
在明確任務主線方向后，針對不同屬性的任務，制定不同的計劃方案和時間分配。
第一，任務分類。
任務可分為快速做完的簡單事項和需要留出專門時間重點攻克的困難事項，由于我們的大腦類似于一個多任務操作系統，能夠利用暗時間同時完成體力和腦力任務。因此，簡單類事項可以同時進行以節省時間，復雜類事項通過前面的步驟分為具體小類，雜亂多頭緒的任務，其子任務需要足夠細化具體，將復雜有機的任務與簡單機械的子任務搭配，通過分析其搭配組合適宜同時進行還是接連進行，形成多個方案，并最終找到最佳方案。我計劃的任務分類整理有幾下幾種：陌生領域任務、復雜性任務、緊迫不重要事務、機械任務、批量處理任務。
第二，不同類型任務的應對策略。
（1）陌生領域任務。
面對陌生領域的新任務不知從何下手，往往會感覺沒有頭緒而產生逃避感，這是拖延癥的來源之一。首先要調整情緒，將對于陌生領域的畏難情緒轉化為計劃的實施，如果想做只要動用一切能利用的資源去做就好，而不想做會找一堆的借口和假想的困難。所以，最實際的做法就是從任何已知、最想知道的或最緊迫的部分做起，從最初能想到的大框架，劃分不同階段和次級目標，圍繞目標搜集整理資料和信息，清楚每個階段重點要解決什么問題，查看哪些資料，邊查資料邊細分框架、填充內容、擴展任務，再從完成任務的整體角度重新調整計劃框架。其實，每個人大腦中都存在基模，它能夠幫助整合、加工信息和存儲記憶，提供認知框架，并且處理新領域里不完整的信息，也就是說大家都具備從已知領域過渡到未知領域的能力，我們要做的僅僅是給自己留出一些探索的時間。
（2）復雜性任務。
我這里所言的復雜性任務是指對個人成長和發展有益的事項，其實可以視為一種復雜技能的習得與應用。對于具體的復雜性任務，例如主題閱讀、寫作、旅行計劃等，因為有很多指導書籍和攻略，需要參考閱讀后制作自己的行動指南，整理出易于個人操作的流程和清單，梳理出能夠直接指導實踐的具體步驟，羅列出一份符合核對標準和順序的清單。
（3）緊迫不重要事務。
對于緊迫但不重要的事項，完成策略是最短的時間內效益最大化，研究計劃與結構框架可以采用熟悉的套路和內容，避免查閱大量資料，使得計劃與工期高度重合，避免拖延。
（4）機械任務。
適用于評選、登記、測評等事宜，可以及時總結此類機械任務的流程，再次完成時提高效率。建立印象筆記，鏈接需要填寫的文檔，注意事項，日程提醒和必備材料。按照待辦清單完成資料準備，填寫文檔，可以整理常用模板，存入印象筆記。
（5）批量性任務。
具有重復性質的任務，可以尋找能夠批量快捷處理的軟件，例如科研工作的前期需要大量搜集下載的任務，可以用CNKI E-Study對知網上的文獻一鍵式導入和下載，這種集搜尋、下載、查閱編輯和寫作一體化的云端處理軟件能夠極大地提高科研效率；再如Lightroom等圖庫編輯處理工作，也是能夠批量后期的利器。批量性任務與機械性任務的區別是，批量任務往往是復雜性任務的其中一步，而機械任務往往是獨立的、不那么具有自主性的事項。
總結一下，陌生領域的任務往往會轉化為復雜任務，這兩類任務會花費較長的時間完成，對于自身成長也是最為有利的，能夠幫助自己不斷跳出舒適圈、學習新技能，這類任務計劃包括長期計劃以及分解而成的日程安排。而其他的不重要的、機械的任務則需要在最短的時間內、利用瑣碎時間和暗時間，在不需高度集中注意力的情況下完成，從而留出整塊時間和精力充沛的時間段去培養訓練對自己有益的長期技能。
3計劃分解與日程安排
（1）延展與細分任務。
根據任務的屬性可以制定不同時限的計劃，長期任務的年計劃可依次分解為月、周、日計劃，計劃的調整和反饋需要通過下級計劃的總結反思來調整上級計劃，制定下級計劃時要從上級計劃開始延展與補充，通過這種方式實現不同層面計劃的銜接，制定目標和分解任務，從而安排日程。
（2）任務計劃轉化為日程表。
在每天工作前羅列任務清單，這樣能夠釋放大腦內存，更好地按照計劃完成每日的工作。每日計劃要根據上級計劃延展和細化，將有時間限制的事項設置日歷提醒，同時另劃出一個區域羅列日常瑣事及冒出的新念頭等一些待辦事項。完整的日程表還需要估測時間節點和耗用時長，設置節點提醒。
4待辦事項管理
待辦事項是一些瑣碎的日常事務、突發事件，或者在進行既定任務的過程中頭腦中閃現的想法和新計劃，這些閃念經常會在完成計劃的過程中突然冒出來，這時正確的做法是在日程表中預留的待辦清單中記錄下來，并且繼續完成既定計劃，而不是被這些新想法帶偏。計劃外的內部打斷主要有三類：日常家務、新想法、重要時間節點。另外，長期的待辦事項就是需要定期整理零碎的收藏信息、記錄感念、課程筆記等，將被動接收的信息片段整合入自己的思想體系。
（1）家務清單。家務活可以穿插在休息時間內解決，或者集中精力欠佳的時間清理，同時聽聽網課或自媒體節目；日常需要的瑣碎用品等，可以列出購物清單利用零碎時間購買。
（2）整理每日新念頭。新冒出的待辦又分為能夠即時完成還是需要長期計劃的，對于半衰期長的任務，需要重新制定時間計劃；對于目前要解決的瑣事要及時記入日程提醒，日間瑣事穿差在每天的休息間隔中。
（3）重大事件節點的日期提醒。一年的關鍵環節整理成清單并在手機日歷上做好提醒，如重要考試報名及繳費等。
（4）零散信息整合。知乎、微信等的轉載記錄，零碎信息，課程/講座/分享會的筆記和收獲，讀書筆記、寫作大綱等。可以在印象筆記上實現多端同步，再統一歸納整理。
待辦清單可以定期整理，已經處理的就及時劃掉，剩余的分類整合到手機備忘錄里或新建一個印象筆記，在由外部打斷帶來的非自主時間里，可以將備忘的待辦事項檢視一遍，挑選適合的完成，從而減少外部打斷帶來的損失。
5檔案記錄與總結
通過確立目標、分解任務、建立日程表、整理待辦清單等步驟基本形成了一個線性的任務具化流程，也就是從想法到實踐的行動指南，能夠將計劃轉化為具體行動已經是克服拖延癥的實際突破。如果想在這個實踐操作中再去思考、收獲些心得，可以建立個人日程檔案記錄，每天反思并反饋到日后的實踐中，實現指數級的成長。個人檔案記錄與總結分為三個步驟：
（1）日程檔案記錄
記錄個人的日程，有以下三個用處：第一，橫向來看，可以分析時間估測產生偏差的原因，在任務完成的過程中有哪些打斷、如何避免，從而對次日（周）計劃做出調整；第二，縱向來看，統計自己的時間分配，在表格中可以按照不同類型的任務篩選分析，計算出自己花費在不同任務上的時間，并且根據不同類任務關系調整時間安排；第三，綜合來看，分析時間預測誤差和減少打斷影響，都是為了不斷地調整任務進度，使得自己預估完成計劃的時間不斷精準。
（2）每日收獲匯流
·日程系統總結：第一環節的日程檔案記錄只需要記錄任務類別和番茄數，對于時間估測誤差分析和打斷分析等總結性思考，可以按照任務分類納入思維框架中，通過每日的事項分類總結收獲，每天堅持積累、持續擴展邏輯系統，逐漸將自己零碎的想法融匯成系統。
·外界信息整合：搭建個人思維框架的原料還有平日的讀書/講座/分享會筆記、網絡信息的啟示等，通過思考和再加工將他人的思想轉化為自己的邏輯系統，視框架內容的多少，定期重新梳理這個思想框架，并且再實踐從而逐步改變自己的行為模式。
（3）提高效率措施
A．總結項目經驗。每周末或月末總結一項任務，比照計劃核對任務實施情況，未完成的部分計入后續計劃并反思原因，已完成的部分總結收獲和注意事項；分析哪些因素影響進度并設計針對性改進機制，作為下次同類項目進行時的參考；預計總體任務完成需要的時間，每個任務完成后對屬性、時間、環節、流程和困難節點做出整理，作為日后同類任務時間安排的依據。這個方法同樣適用于記錄工作檔案、通訊記錄，工作流程總結與改進等。
B．常用網站和資料模板的收藏。根據任務分類常用網站，主題類常用網站匯集整理至印象筆記，防止更換瀏覽器丟失收藏夾。對于常用的資料、信息也單獨整理一個筆記本，方便填材料等項目使用。
C.每日計劃調整。根據一定時期內內部打斷次數的變化趨勢推斷，內部打斷次數較多的時間段就是你大腦頻繁開小差、注意力不集中的時候，相反則是精力最集中的時候，那么日程計劃就應該在精力最好的時候安排自己當日最重要、最難完成的任務，精力不集中的時候可以安排輕松一點的任務。
需要注意的是，設備終端有著不可預期的損毀風險，為防止自己辛苦總結的成果損失，這些記錄和個人有用的資料一樣，一定要定期上傳到云端做好備份。
6行動中的常見問題
（1）陌生任務和重要任務更容易拖延。
應對策略是大致梳理一個粗疏的思路輪廓，重要的是行動！從任何一個自己能切入的點行動起來；具體行動后才能發現要完成這個任務需要面對哪些問題，才能調整計劃和預期，再逐步細化任務并安排時間完成。如果沒有頭緒，可從手頭的資料開始，滾雪球式地搜集和整合資料與信息，在這個過程中重新調整計劃和實施方向。在可實施計劃定型后，明確不同階段任務的目標，根據有限目標進行資料閱讀與整理，切忌被海量資料淹沒，漫無目的的查找和瀏覽，這會使得既定任務被打亂，從而陷入焦急并且加重拖延。
最重要的一條是，不將緊急任務拖到最后，給自己設置提前的deadline，先以最低要求完成全部任務有剩余時間再做修改。在這里，完美主義者和強迫癥患者經常會落入的陷阱是，在任務的一開始就追求細節完美花費太多時間，從而把控不好整個計劃的時間安排，面對緊急性事項，首要任務是完成而不是精雕細琢。
（2）避免落入計劃謬誤陷阱。
事實上，完成一個任務往往需要三倍于計劃的時間，即便一開始就考慮到這個因素，這種對于任務估算過于樂觀的現象叫做計劃謬誤。造成計劃謬誤的原因主要來自于高估自己的能力，以及低估任務完成過程中會出現的眾多意外。所以即使把各種打斷都算計在內，現實完成進度還是會比計劃的慢。
應對策略：1.調整心態。不管計劃前多么周全地考慮可能出現的意外情況，實施過程中總會有新的意外出現，所以接受這個常見的計劃謬誤現實，避免落入“計劃偏差—自責焦慮—日程失控—放棄任務管理”的陷阱。2.超出預估時間后，可以休息后重新安排時間；也可以繼續按照番茄時間工作，但是要注意到了番茄時間就要休息，不能因為超出預期而延長番茄時間。
（3）重大事件制定計劃需要留有余地。
首先，重要任務的安排要避開外界干擾概率大的時間段。例如，進修和學習計劃要在精力充沛且非外界活躍時間（清晨或深夜）進行，否則要辦理和外界接觸的事項則會打亂學習計劃。
其次，預留計劃的彈性空間靈活應對外部干擾。對于不可抗力因素，如斷網帶來的某一子任務無法繼續，可以在待處理事項中挑出不依賴網絡的其他子項獨立完成；對于噪音、外人打擾，可以設計幾套應對不同場合的備選方案，更換學習地點等。最后，對于內部干擾，往往會出現在實施過程中不斷冒出新鮮主意（如工具磨合和改進，發現工作流程和常用網站等）及時記入待辦事項，待后續階段另做安排，然后返回繼續完成原計劃。
小結
對抗拖延的任務管理的核心思路就是“目標—方法—行動”，通過行動—反饋—繼續行動的漸進調整來逐步落實任務，也是目標逐漸清晰化的最佳對策。概括而言就是，
l目標：制定目標并預測時耗，同時設計修正機制防止偏離預設方向；
l方法：
（1）任務分類應對：
·陌生領域任務和復雜性任務的計劃往往通過分解細化為日程表；
·緊迫、機械性等不重要任務統一記入待辦清單利用暗時間完成；
（2）檔案記錄總結：
·個人檔案就是將日程表重新整理，以便統計任務完成進度和效率；
·總結每日收獲并定期整理零散信息，最終融匯成自己的認知體系；
l行動：不要總想著準備好了再行動，這也是一種變相的拖延，現在就是最好的行動時間！
·實際完成總是會比計劃時間多出三倍，正視這個現實避開計劃謬誤的陷阱；
·重大事件的計劃要留出彈性空間和備用方案，降低因外部干擾帶來的風險。
當你將精力集中在任務完成的過程中，將程序化的行動流程養成習慣時，會發現這一套任務管理的方法所帶來的改變，不止是讓你緩解了對時間的焦慮，而且通過一段時期內個人記錄的統計分析可以清楚地看到，在任務完成的過程中打斷次數變少，內部打斷變少說明自己的專注度有所提高，外部打斷變少說明日程安排更加合理、避開了外界嘈雜期。繼續堅持，會慢慢提高工期的預判能力，加快自我的學習工作進度，并且逐步提升處理復雜問題的決斷水平。
治愈自己陳年的拖延和焦慮，跳脫“計劃不切實際—放縱拖延—自我懷疑與責備”的惡性循環，需要正確認知這個大家都會遇到的意志力陷阱，不要高估自己，放低期望從手頭能做好的事宜展開計劃，現在就開始行動起來！共勉！
