原創 發憤的草莓

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揭密！我的日計劃流程來啦
接到任務別急著開工，先做這事

心里有很多雜七雜八做的事，如何高效應對呢？

謝天謝地，你來對了。

這正是日計劃的孵化階段要解決的：先把事情想清楚了再干。

那，怎樣才叫“想清楚”呢？

“呃，不知道。”

“想清楚”的說法太模糊。所以你遇到任務時，才會暈乎乎，不知從哪里下手。

這種感覺是不是像某些人際溝通的書籍，說什么“待人要真誠呀”咋嘀咋嘀，理論頭頭是道。可是，把你看急了：具體要怎么做啊，書里一句話也沒說！

我當然不要像這些書一樣。

這次就給你一張地圖，讓你按圖索驥，照著地圖輕輕松松走下去，把事情想得清楚清楚，明明白白。

嗯，請叫我雷鋒啊！

一、孵化階段的總地圖

先給你看看這張“孵化階段”的手繪圖，來個總體的印象。

“唉，看不懂......”

沒關系，看得懂還要我寫嘛？

之前我說過，把想做的事迅速全面地放進“收集箱”，別管條件是不是成熟，對吧。

那接下來怎么做呢？接下來需要經過孵化階段，它們才能變成你可以直接拿來開涮的行動。

這個“孵化階段”包括兩部分，至少會涉及到四個“箱子”：“將來也許”、“等待”、“下一步行動”、“日程”。

第一部分是上方漏斗這一區域，稱為“處理”，需要經過四個節點，分別是“邀人雜食”，具體意思后面再說咯。

第二部分是右下方這一區域，稱為“組織”，包括三個節點，分別是“故友情”。

也就是說，孵化階段包括“處理”+“組織”。它們不是我憑空生造的，原型來自于美國時間管理大師戴維艾倫，同時借鑒了永澄老師的做法。

二、處理部分：把近期能做的事安頓在四個箱子

“處理”在孵化階段指的是，通過一定的條件篩選出近期需要開干的行動。

這是聰明人做事的第一個技巧，有選擇地拿下，有策略地放棄。

這里提供四個節點，作為篩選的依據，你也可以根據自己的實際情況進行減少或增加。

處理的四個節點分別是“要人雜時”。

但是這樣不好記憶呀！

我要用諧音給他們換換裝，打扮得漂漂亮亮地登場了。這時，只需要把它們看作“邀人雜食”就可以。“要”取“邀”作為諧音，“時”取“食”作為諧音。

然后，你可以想象成“要處理掉這堆任務，邀請人家來吃雜七雜八的食物”。

于是“邀人雜食”四個節點就記住了。

分別是什么意思呢？一個一個來說。

（一）要？

第一個節點“要”是指“近期要不要”，目的是將要做的事縮小范圍。

所謂近期，每個人定義不同，建議在1－2周的時長算近期，比較容易掌控。

近期不做，且屬于過段時間也不做的那部分，刪除；近期不做，但未來會做的那部分，放入“將來也許”（Someday Maybe）的箱子。

余下近期要做的那部分，繼續流轉到下一個節點進行判斷。

哪些是近期不做呢？比如和年度目標偏離的，刪除吧；錢不夠，時間不夠的，但未來還有機會，放入“將來也許”；前期準備還沒好，但很快搞定，也可以放入“將來也許”

（二）人？

第二個節點“人”，意思是“給哪個人做”，這是考慮人的因素。

有時候一件事情出現，我們通常會想，我能干什么，如果沒有下意識，都不會去想一下“其實這件事情非我不可嗎，可不可以由別人做呢”。

如果別人能做又愿意，那就給別人做。自己做自己最重要的事。特別是當老板，當領導了，這一點如果沒學會，總是親力親為low爆了。

可能是別人更有時間，更需要，或者在這方面更專業，總之就是有人比你更合適，而且你在這方面不需要精深練的。那么，這些事就交給別人吧,放入“等待”（Wait）的箱子。

雖然這里是放手給別人去做，但是在這個過程中，我們還是會跟蹤了解情況。

余下的屬于自己份內事的部分，繼續流轉到下一個節點進行判斷。

（三）雜？

第三個節點“雜”，意思是”上一節點篩選余下的該自己做的事，是否復雜呢？“

所謂復雜，是指需要多步驟完成的，無法直接執行的任務，也就是復雜任務。

與復雜相對的就是簡單。簡單任務是指一目了然，表達確切，可以直接執行的任務，也是個人管理領域通常所說的“行動”。

如果這事不復雜，屬于簡單任務，那么直接流轉到下一個節點進行安置。

余下的屬于復雜的事情。

對于復雜的任務，我們無法一下子把它干完，可是它看起來太碩大了，會造成心理壓力，引發“人人喊打”的拖延癥。

所以，遇到復雜的任務，需要把它切小塊點--分解成“簡單任務”。

就像吃蘋果一樣，我們無法把整個蘋果一次性吞下去，需要切成蘋果塊，一口一口優雅地吃。

復雜任務分解成若干簡單任務后，這些簡單任務也繼續流轉到下一個節點。

（四）時？

第四個節點“時”，意思是“初步安排大致的完成時機”

從上一節點流轉入本節點的任務，都是簡單任務（即行動），它們是可以直接執行的的，在你的能力內能夠輕松把控的，這時候可以給它們安排一下大致的完成時機。

對于能夠在2分鐘內完成的，立即做，也就是說這些事情，在孵化階段的處理部分時就馬上完成；

這樣，其它的都屬于近期有時間盡快去的完成的事情了。

這其中，除了有確切日期，非某天做不可的任務放在“日程”（calendar）以外，其余的放進“下一步行動”（Next action）的箱子。注意放進“日程”的一定是要非某天做不可的事，才能雄糾糾地放進某天，不然后面的階段會出事的。

好了，經過“處理”這個大篩子，把可以執行的行動放入四個等待你后續處置的“箱子”，分別是“將來也許”，“等待”，“下一步行動”，“日程”。

其中，“下一步行動”和“日程”箱子的行動是近期要干的事，還需要再經過“組織”部分，對它們再加工。

注意喔，這里展示的是“處理”的流程模型，至于你會用什么類型的箱子，實體的（如筆記本備忘錄等），還是虛體的（如行動管理軟件），隨你所好。當然，有專業的行動管理軟件是最便捷的。

三、組織部分：給近期能做的事“化化妝”

“組織”在孵化階段指的是，給對近期需要開干的行動定屬性，貼標簽。

這是聰明人做事的第二個技巧，目的是在未來需要推進某個行動時，能第一時間更快地召見它們，實現當即擊破。就像你電腦中安裝了風速的搜索引擎，半秒內找到你想要的資料文件。

這里提供三類標簽，分別是“估優情“。

同樣的，為了讓大腦興奮起來，并且方便使用，要把它們記住。我把它們諧音為“故友情”，想象成“組織老朋友來敘敘舊情”之意。

它們分別是什么意思呢？

（一）估

“估”即預估時長，預計任務完成所需要的時間長度。

為什么要預估時長呢？因為不同人在做一件事時，所耗費的時間差別很大。這里不得不提到《帕金森定律》這本書中關于老太太寄明信片的故事。

一位老太太要給侄女寄明信片，用了1個小時找明信片，1個小時選擇明信片，找侄女的地址又用了30分鐘，1個多小時用來寫祝詞，決定去寄明信片時是否帶雨傘又用了20分鐘。做完這一切，老太太已經勞累不堪。同樣的事，一個工作特別忙的人可能花５分鐘就在上班的途中順手做了。

也就是說，如果你給自己預留了太充裕的時間去完成一項工作，就很容易放慢節奏或者增加其他事項而花掉所有時間。所以你需要預估一下時間，給自己一點暗示和壓力，提升工作效率。

（二）優
“優”即優先級，主要是指在眾多任務中，你選擇要優先完成的事情。

什么是需要優先完成的事情呢？《高效能人士的七個習慣》中提到“要事第一”，重要的事情應該被放在優先完成的位置。所以，優先級首先是指對任務的重要程度進行預判。

不同事件對于一個人的意義總是不同的，有的更重要一些，有的可有可無。比如，給父母過生日這事，一般都比你玩電子游戲這事要來得重要，這樣，前者的優先級更高。

另外，除了重要程度以外，還有一些事情雖然不起眼，但必須完成它以后，后續任務才能進行下去，那么，它也可以屬于優先級高的。

優先級可以按照“高中低”分出三級。這樣，在時間非常緊迫之下，你需要先把優先級高的搞定，再考慮中低級的任務。

（三）情
“情”即情境，是指完成一個任務所需要的地點或工具，甚至是涉及的人物。

設置情境以后，任務可以按照情境進行分類。當某個情境之下時，可以迅速將所涉及的任務一網打盡，類似于批量解決的手段，這是提高效率一極棒的方法。

比如，老板安排你現在“外出”辦點事，如果你把相關的任務都預先貼好“外出”的標簽，是不是只要通過這個標簽，就能一下子發現這個情境下的其它任務，同時搞定？

這種批量解決的好處，從快遞員送貨就能看出來。快遞行業迅猛發展，如此海量的快件，要怎么更快的搞定送貨環節？聰明的快遞員們將寄件按區域分類后再投送，屬于同個住宅小區的物品一起送達，速度嗖一下就上去了。

情境的用法相當廣泛。

現在不是被“微信”等社交媒體弄得時間碎片化嗎？那么，你可以把“微信”設為一個情境，凡是屬于“微信”的任務都貼上這標簽，等到某個時間段比較閑時，打開屬于這個情境的全部任務，一次性完成掉，就把原本應該是碎片化的時間又組裝了起來。

如果某段時間與某人頻繁接觸，也可以把人設為“情境”。

比如家里裝修房子，經常與裝修工打交道，那么可以設“裝修工”為情境；
如果每天上班都堵車，可以設“堵車”為一個情境，把在這時候可以做的任務貼上這個標簽；
如果是全職在家帶娃的媽媽，可以設“寶寶睡覺后”為一個情境，所以可以在這時間做的事就很容易辨識出來了。

要說的一點是，情境也不是越多越好。數量要適當，以7個左右為佳，符合人腦短期記憶以7個元素為極限的原理，便于你在某個情境下能想起掏出對應的行動清單。

四、舉例說明

處理和組織兩部分合成“孵化階段”，可以把兩部分的口訣合起來記憶，變成“為了解決掉這些任務，我邀請人家來吃雜七雜八的食物，順便組織老朋友來敘敘舊情”。我又畫了一張拙劣的手繪來幫你記憶。

嗯，光說理論太枯燥，還是上一堆實例看看。

假設現在“收集箱”里有這么些明確了想法的事（真實場景下一般只會更多），需要你對它們進行“孵化”：

去吃麥當勞最新款套餐
辦理護照
帶寶寶去打針
安排部門同事上課
5月20日晚上6點參加同事婚禮
到專賣店給媽媽買個華為手機作禮物

經過“要人雜時”的處理后，你發現：

去吃麥當勞最新款套餐：打算減肥，少吃垃圾食品。在“要”的節點上直接刪除。

辦理護照：照片還沒有拿到，要等等，但以后肯定會辦的。在“要”的節點上放入“將來也許”的箱子。

帶寶寶去打針：工作日很難請假，恰好退休在家的婆婆有空，請她代勞。在“人”的節點時放入“等待”的箱子，并及時打電話給婆婆請求幫助。

安排部門同事上課：課程是近期的，并且作為部門負責培訓業務的人員，這事必須自己動手，并且這不是一件簡單的事，需要分出好幾步來。在“雜”的節點時要把這“復雜任務”拆解出許多“簡單任務”，如：

-打電話請示領導確認時間
-將通知與報名表單發布微信群
-收集表單后制作座位表
-課程當天在群里發布座位表

這些簡單任務再進入“時”的節點時，只有“ 打電話請示領導確認時間 ”是這時候利用2分鐘就可以完成的，直接做完，其余的進入“下一步行動”或“日程”的箱子

5月20日晚上6點出席同事婚禮：近期必須自己參加的活動，事情不復雜，清楚婚宴場地的路線，也準備好了紅包，到時直接按時去現場就可以了。因為有確切日期，非那天不可，所以在“時”的節點放入“日程”箱子。

到專賣店給媽媽買個華為手機作禮物：是近期要做的事，但為了表達心意不想要別人代勞，事情不復雜，但具體哪天去還不確切。在“時”的節點時放入“下一步行動”箱子。

這樣，除了刪除和2分鐘內立即做完的以后，其余的行動在四個箱子的分布變成這樣：

其中，“下一步行動”和“日程”兩個箱子是近期自己要做的事，它們經過“估優情”的組織，就變成：

這樣以后，它們看起來更加條理分明了。就等著在后面每日的“確定階段”被你幸運大抽獎，進入當天的行動清單中了。

五，

還有一個問題：進入“收集箱”的都可以走“孵化階段”嗎？

能提出這個問題的伙伴，說明動腦筋了。

由于日計劃流程屬于行動管理范圍，所以進入上面這個系統流轉的必須是可以做的事。

但真實的場景中，不是所有進入“收集箱”的內容都是可做之事，能夠放入“孵化階段”繼續走。

比如，有的小伙伴會順手把看到的好詞好句放進“收集箱”，愛文學都喜歡干這事，對吧；
有的會把看到的好文章放進“收集箱”，信息時代都巴不得多搶點知識回來，覺得有潛在利用價值；
還有的會把個人期待放進“收集箱”，比如“我要變得美麗”，“我要走路不要駝背”等等。

這幾個都不是可以做的事，有些是行動的參考資料，有些是自我要求和提醒，有些甚至是夢想清單。

當然，如果能夠從中挖掘出要做的事，你把它先解碼為要做的事，那就可以變形后繼續走“孵化階段”；如果不能，它們需要另外走“知識管理”或“目標管理”的通道。由于時間有限，以后有機會再聊這兩塊內容。

在上面陳述整個孵化階段中， 我為了簡化認識，把收集箱里的內容全部默認等同可以做的事，你只要知道這點就夠了。

整個孵化階段就是這樣。為什么要設置這些步驟呢？

因為，大腦是個好仆人，不是個好主人。

它會被動地接受各種念頭和問題左右，除非你主動去控制它思考，否則，它不會主動去有效考慮如何解決，推進和管理想做的事情。

設置這些步驟，就是給大腦預裝程序。讓你一步一個腳印，控制大腦學會結構化地思考。

你心里肯定還在嘀咕：步驟好像有點多耶。

拜托，這是“慢動作”！

就像拍電影一幀一幀地放慢速度給你看，或者說像學游泳的時候，把手和腳的動作分解出來告訴你。

剛開始是會覺得枯燥，等到真正熟練時，其實呼呼幾下就搞定整個過程。我就是這么過來的。

你將以迅雷不及掩耳之勢，應對收集到的每一項內容，而別人還看不清你到底怎么出拳出招。

那時候，你將是行動管理界的“武林高手”！