概述

會議作為一種群體溝通方式，決定了正式信息在項目組內的傳遞路徑。
從事項目管理工作之后，你會發現自己一下子多了很多大大小小的會。項目全局涉及到的整個過程，你都要去了解。

會上說了一堆，卻沒有決議，沒有動作，那么這個有機體是沒有辦法正常運作的。

“斷舍離”，只開最有必要的會，會而有議，議而有決，決而有行。會議不在多，而在于精，每個會議都要真正開出效果來。

項目中的重要會議

其實，“斷舍離”是一種思維習慣，也就是說， 你要有意識地選擇，最適合項目現階段狀況的會議。
項目過程中有大大小小的會，這些會分別服務于不同的目的。之前通過復盤會、評審會，我們現在重點來看啟動會、每日站會和項目周會。
實際上，只要掌握了這些類型的會議要點，其它類型的會議也就不在話下了。

項目中的會議

啟動會

啟動會好比是誓師大會，用來快速地聚攏兵力，集中力量干大事！
我曾經經歷過一個項目，因為戰略調整和重組，這個團隊的規模，迅速地從十多個人擴張到了一百多人。這個臨時拼湊的百人軍團，大多是自上而下從各個部門緊急征集來的。看起來人很多，但因為角色身份混亂，工作習慣不同，團隊內部存在著各種沖突和困惑。在這樣的情況下，一場啟動會就是非常有必要的。那么，怎么做啟動會呢？
啟動會的目的是清晰目標，明確授權。要做到這一點，你需要分三步走，分別是 why、what 和 how。

1.why

其中，第一步 why 是最難講好的。但實際上， 只有充分理解了項目背景、目的和意義，才能更好地喚起團隊的參與熱情。
那個項目的啟動會，我們特意邀請到大老板親自上陣跟大家講述項目背景。他從公司戰略賽道的選擇性聚焦，講到自己對這個事業的追求，話語中所傳達出的重視、關注和熱愛，是讓這個 why 真正打動人的核心要素。

2.what

接著是 what， 描繪藍圖，設定清晰的愿景，包括項目的三年目標、五年規劃，越清晰越好，為的是讓團隊看到未來的樣子。

3.how

最后一步是 how， 也就是明確團隊之間的責任分工以及合作公約。
對于一些新組建的團隊來說，也可以加入一些破冰的環節，讓大家打破邊界，盡快建立新的協作模式。你還可以留一些時間給重要的角色代表發言，大家的熱情相互感染，會讓士氣空前高漲。這時，啟動會的效果就達成了。
關于啟動會的內容，你可以從以下十個方面著手準備：

1. 項目背景
2. 項目目標
3. 項目范圍
4. 里程碑計劃
5. 主要風險
6. 組織架構
7. 責任分工
8. 流程機制
9. 溝通方式
10. 支持工具

其中，溝通方式指的是，會議的時間安排、頻率及參與人員；支持工具一般是指項目組統一使用的任務管理、文檔管理、代碼管理的工具。
需要注意的是， 只有在新項目或新階段準備啟動，涉及到方向、目標、人員、職責的調整的時候，才需要開啟動會來進行公開的澄清和授權。

每日站會

隨著敏捷的普及，每日站會的概念也是深入人心。然而，很多站會被當作是例行公事的匯報會，枯燥無味，還有一些站會開得冗長且低效。
其實，開好站會的關鍵，是要還政于民。站會滿足的是團隊的自組織需要，而不是 leader的監控需求。
那些把站會開得很持久的團隊，往往已經形成了自我管理的氛圍，團隊每天會通過站會了解整體狀態，并對暴露出的風險和問題做出集體決策。
作為項目管理人員，你要引導團隊不斷建立和完善自己的規則，并在運行順暢之后，把站會還給大家，讓大家自己決定站會要怎么開。

其實，真正自我管理的站會，除了團隊成員自己決定站會時間之外，連主持人都是成員輪流來當的。

項目周會

通常情況下，對于 10 人以內的小團隊來說，如果已經有了每日站會，就不太需要再另外設置周會。
但是，當項目組的規模繼續擴大，分成了若干的工作小組之后，你就需要利用項目周會，周期性地對項目的各個角色、各條線的進展和風險做全面的檢查了。
項目周會的目的，是解決整體計劃層面、跨團隊協同配合的問題，包括產品、運營、市場、研發等環節。由于項目周會是面向各個角色負責人，甚至面向全員的全局性會議，所以，項目周會就天然地成為了一個最能直接把控整體脈搏的地方。
項目周會的內容，除了常規的各角色進度和風險同步之外，你還需要根據項目組每個時期的整體階段性重點，來設置相應的環節，讓大家清晰地感受到項目組明確的導向，也就是什么是當前最重要的。

保障會議品質的關鍵

實際上，會議的品質，很大程度上可以看出一個項目團隊的互動品質。

1. 明確會議邊界

每個會議都有特定的主題和目的，并有明確的參會人員范圍，這個就叫會議的邊界。
你可以寫下目前參加的每一個會，問問自己：“為什么要開這個會？會議的邊界是什么？哪些議題適合在會上討論？”對于那些與主題不相干的議題，你要堅決舍棄。

想要徹底改善，項目經理要做好兩個確保：

• 確保各部分的進展信息在會前統一提交，會議當場只說重要問題、風險及需要支持的地方；
• 確保會議當場嚴格圍繞主題開展，對偏離主題的討論，及時叫停！

另外，參會的人，也應該是有邊界的，并不是越多越好。 相關問題的主要決策人，對這個問題有責任的相關人員、負責執行決議的人員是必須參與的。發送會議邀請時，你要明確哪些是必須參與的人員，并抄送那些可以選擇參加的人員。

2. 建立會議規則

我們曾經做過一個“會議小惡魔”的游戲，就是讓每個人想盡辦法地破壞會議，借此去體會開好一個會，需要哪些要素。結果我們發現，像遲到、拖堂、開小會、看手機等行為，問題雖然不大，但是頻繁發生的話，就會大大地影響會議品質。
特別是對于一些周期性的常規會議，約定好會議規則是非常有必要的。主持人要引導大家建立會議規則，對于遲到、請假、拖堂、跑題等行為建立公約，并成為規則的守護者。
我身邊有些做得好的項目周會，光是會議規則就已經迭代過五六個版本，從遲到紅包、拖堂紅包開始，到輪流擔任“規則守護大使”的角色，最后發展成由主持人判定違反會議規則者，即自動成為下次會議的主持人……不得不說，這一招真的很管用。規則上的推陳出新，在活躍了氛圍的同時，還共同構建出了高效的會議品質，最終是對每個人的時間負責。

3. 做好會后跟進

要想真正做到決而有行，最終靠的是有效的會后跟進，真正把決策落到實處。
會議主持人要及時匯總討論的結果，并形成會議結論。對于無法當場確認的問題，一定也要進行記錄，并明確跟進人和完成時間。 會后所有跟進事項，直接進任務系統，確保跟進到底。同時，要在會議紀要的郵件中明文呈現，下次會議統一回顧。

總結

今天介紹了項目中要開好的重要會議，以及保障會議品質的三個要素。
會議設計和流程，也需要根據項目各階段的情況做相應的調整。既然項目的狀態和團隊的狀態一直在變化，那就要根據這種變化去動態調整，想清楚我們到底要開哪些會？不開哪些會？怎么把會開好？

只要你堅持只開最有必要的會，開真正高效且產生決議的會，大家不但不會排斥，還會積極參與，會后還會有“這么短時間就達成一致”的滿足感！所以你看，會議不是目的，借助會議去做好群體溝通，讓大家看到有效的進展，才是最重要的。