10：58分，奮斗了2個小時，終于把領導要的表格做完啦！在點擊“發送”的那一刻，蘇菲緊繃的神經終于松了下來，一陣小成就感在心里油然而生，那種輕松的感覺，就像是把一天的工作都完成了似的。“好啦，別美夢啦，趕緊處理完接下來的工作，爭取準點下班~”，蘇菲暗暗在心里告訴自己。
可接下來該干點什么呢？蘇菲感覺大腦像是暫停了一下，一下之間，突然不知道自己下一步該干什么了。蘇菲有點慌，趕緊整理下思路：還有1個小時就到午休時間了，干點啥呢？報告不能寫了，1個小時肯定不夠，中途如果打斷了，思路可能跟不上了；那給客戶打個電話？也不行，有時差，這會客戶那邊正好中午吃飯的時間；那去復印資料吧，需要不了多長時間。就這么愉快的決定了，離開辦公桌的一瞬間，蘇菲瞥了一眼電腦右下角的時間：11:07分。額，發呆又用掉了9分鐘時間…
之所以用“又”，是因為這幾乎是蘇菲的習慣了：每次忙完一件事或者工作被電話或者其他人打斷之后，蘇菲總要花一點時間去發呆—其實是在想接下來該干什么工作。蘇菲不是個工作狂，但她總是相信，既然公司付了錢，起碼要在工作時間內把該干的事情都做完，否則，自己這個人就是人品有問題，責任心不強！可最讓蘇菲頭疼的是，總是感覺有一堆的事情沒有去做，卻又一下子之間并不能想起來要去做什么，有時候還經常忘記做一些事情，以至于有時候領導問起來某件事的時候，自己才尷尬的一拍腦袋，“不好意思，領導，我馬上去做！”這讓蘇菲十分苦惱。
不知道職場中的你是否也有類似的經歷？每天總是時不時的在完成一項任務之后，還需要花費一些時間去考慮下一步該干什么？還有什么沒有完成的任務？
如果是這樣，那你需要注意了，因為，你這種工作的效率，其實是很低的！雖然我們都知道你很努力！
想要提升效率，方法是關鍵：
第一步，整理任務明細，寫下來（這是為了解決不知道該干什么的問題）
很多人習慣用腦子去記該去做什么事情，卻沒有落實到書面，這樣最大的一個問題就是，哪怕你是個記憶大師，你也總是會遺漏一些信息或者任務，而且，你還需要一定的時間再去在腦海中翻找。所以，把任務或者待辦記下來，一條一條的寫清楚：領導或者同事找你談事情的時候，最起碼要帶著本子和筆，而不是空著手就去了；接電話的時候，隨時記錄關鍵信息；開會的時候，養成寫會議紀要的習慣；學習的時候，要隨時記筆記，問題，也一并記錄下來；
這樣你就形成了自己的待辦事項庫，這里面可以包含工作的、學習的、生活的（并不反對上班時間忙個人的私事，但前提是你能先把工作做好），就像是一幅世界地圖擺在你面前一樣，下一步要做的就是，篩選出哪些是今天必須要完成的任務，記入今日待辦，因為這些事情，就是你今天一天的旅行計劃！
第二步，分清主次，安排時間，限時完成。（這是為了解決加班的問題）
一天8個小時工作時間有限，如果我們不想加班，那我們只能把有限的時間放到最關鍵的事情上去，也就是我們常說的二八原則：按照重要和緊急兩個原則把今日待辦事項進行分類整理，填入四個象限（如下圖），
重要緊急的事情優先做，比如領導吩咐的今天必須完成的任務，今天必須上交的報告等等。重要不緊急的事情就做個日程表，拆開分階段的去完成，比如做年度規劃或者戰略任務或者寫年度報告等等。
緊急不重要的事，比如別人突然來找你，問你能不能幫他看看電腦死機的問題。那就看看能不能授權給別人做，如果不可以，那就先做，速戰速決，別因為這件事情的緊迫感而影響做其他事情時的效率。
不緊急不重要的事，比如你突然想到要不要給筆記本買個散熱器，這個時候你需要評估下是否有做的必要，或者，是否可以在非工作時間完成。
根據以上原則，然后給每個任務安排完成的時間和時限，一般早上頭腦清醒運轉高效，這個時候就可以安排在早上9-11點去做需要用腦思考的任務比如數據分析。而且，一定要給每個任務做出時限要求，因為有了這種緊迫感，才會產生動力，工作效率才更高。每個人都有惰性，如果我們不督促著自己去做事，那有些事，只能一拖再拖。這也是為什么職場拖延癥泛濫的原因。
第三步，找到心流狀態。（這是為了解決效率低下的問題）
在生活中，我們經常會有這樣的狀態：當我們在電影院看電影的時候，往往忽視了周邊人的一舉一動，我們只關注電影的情節，以至于到電影散場，我們都可能不知道坐在你身邊的人長什么樣，是男是女；一局游戲結束，猛抬頭，才發現早已深夜，完全忘記了時間，肚子也才提示資源不足的警告，但當我們打游戲的時候，完全沒有察覺；當我們談戀愛跟對方kiss的時候，也完全忘記了自己是不是在眾目睽睽之下，周邊的環境仿佛一下子不存在了，我們的眼中只有對方。以上這些狀態，心理學上被稱為“心流狀態（FLOW）”，在這種狀態下，人的注意力、機能都高度投入，因而產出也十分明顯。工作中也是一樣，就像番茄工作法提到的一樣，我們限定時間為25分鐘，然后，高度投入到一件事當中，這個時候，我們忽略電話、忽略微信或者QQ提示、忽略郵箱新郵件、忽略其他人的打擾，認認真真只做一件事！當你嘗試這種方法之后，你會發現，結果比你想象的還要好！
第四步，應對中斷。（這是為了解決不能高效投入的問題）
工作中，不可避免的我們會遇到各種各樣的中斷：
--突然響起的電話
--同事的詢問或者攀談
--微信、QQ或者新郵件的提醒
---突然彈出的廣告界面或者新聞焦點（有時候，本來想去百度搜索些資料，在打開百度的一瞬間，看到百度彈出的感興趣的廣告或新聞，然后手不自覺的點開了鏈接。等看完了以后，基本已經忘記了最開始自己要用百度搜什么了..好尷尬）
--自己腦海中突然冒出來的想法或主意，等等等等，
這些中斷往往把我們的注意力分散，經常會有一種前功盡棄的感覺：眼看著一些事或者一些想法快要完成了，突然出現了中斷，等到再回過神或者再回到狀態的時候，又需要重新來過，好費力的說。
這個時候，我們要需要處理這些中斷：
Step 1，學會忽視。如果全身心的想要做好一件事，那就把手機靜音、qq關掉、郵箱關閉，可能的話，把網絡斷掉也不是不可能。如果擔心周圍環境的噪音，那就帶個耳機，聽一些經常聽的輕音樂（注意，一定是經常聽的，這樣才能最大程度降低音樂帶來的干擾，因為如果是新的音樂的話，你的注意力就被分散了）。忽視周圍的所有，25分鐘，專注做一件事。
Step 2，聲明主張，學會拒絕。在我們全神做一件事情的時候，如果受到打擾，我們要懂得禮貌的拒絕。可以告訴對方，自己現在正在做一項重要緊急的任務，25分鐘以后再去找對方。只要理由合理通順，一般人都會接受，哪怕是領導。
Step 3，從頭開始。這種情況是在某些中斷不得不執行的時候，比如領導讓你立刻去做某件事。這個時候，如果想著立刻能恢復到之前的狀態是不可能，你需要做的是，從頭開始，先找到你最開始做這件事的思路和感覺，然后順著之前的思路和感覺再向前探索。因為之前的思路和感覺已經打通了，就像看一本書，第一次看的時候感覺比較晦澀，但當我們第二次再去看的時候，就沒那么困難了，而且，我們還能發現一些第一次看書時忽略的問題或者重點，思路也會更開闊。
一天8小時工作制，實際真正投入工作的時間可能只有2.5個小時，因為其他時間都浪費在個人瑣事上，比如上廁所、吃零食、玩手機、聊天，還有發呆上。所以，希望以上方法能幫助你更高效的利用這2.5個小時，讓你的產出是別人的2倍、3倍甚至更多，這樣領導才會覺得你是有價值的員工，物超所值。而且，對個人來講，不用加班，將是多么快樂了一件事情！
