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【理論學習：離職交接有哪些風險，HR如何妥善處理？

年后企業往往會有一波較大的人員流動，其中不可避免地要涉及到離職交接。在實際工作中，很多企業的離職交接做得并不好，存在諸多風險，例如離職員工對企業抱有負面情緒，交接時間不充足等等。那么在你看來，離職交接有哪些風險，我們又應該如何妥善處理和應對呢？】

一、離職交接時間預留要充分：

對于員工的離職交接，可以分為三種情況，一種情況是員工主動提出離職，另一種情況是公司主動與員工解除勞動關系，第三種實務中遇到的比較少，那就是公司遭遇破產，第三種情況比較少見，在這里我們就不涉及了，那我在本文談的，只限于第一、二種情況的員工離職交接。

不管是員工主動提出離職還是公司辭退員工，我提示的第一點就是要對離職交接留有充足的時間。

對于員工主動提出離職，國家相關法律有明確規定。

《中華人民共和國勞動法》第三十一條：

“勞動者解除勞動合同，應當提前30日以書面形式通知用人單位”，這就明確賦予了職工辭職的權利，當然也明確了員工向雇主提出辭職的要件是要提前30天書面形式通知用人單位。在這里的員工指的是轉正之后的員工，對于試用期的員工，相關法律規定如下。

《中華人民共和國勞動法》第三十二條：

“有下列情形之一的，勞動者可以隨時通知用人單位解除勞動合同：

（一）在試用期內的；

（二）用人單位以暴力、威脅或者非法限制人身自由的手段強迫勞動的；

（三）用人單位未按照勞動合同約定支付勞動報酬或者提供勞動條件的。”

從《中華人民共和國勞動法》第三十二條（一）可知，在試用期內員工可以隨時提出離職。

（二）、（三）條用人單位如有相關做法，則員工也可以隨時提出離職——不管員工是試用期員工還是轉正之后的員工。

當然，有的員工所負責的工作比較復雜，交接起來30天的時間可能完全不夠，這就要提示我們的同行們，務必與該員工所在的業務部門領導確認交接需要多長時間完成。

比如，我曾經遇到過一位后來曾經成功入職到我們公司的候選人L，他提出離職到成功離職就經歷了將近3個月——主要因為他所負責的項目恰好進入尾聲，再加上他手上有比較多的工作資料要交接，于是他所在單位的大領導出面跟他協調的離職交接時間以他完成手頭項目為準，當然，這些情況L在跟我談offer的時候都說得非常清楚，入職時間也約定在了三個月之后，在我們公司領導看來，這恰恰是L有責任心的表現，offer批準的是相當痛快，愿意等他。當然，后來L入職之后，L用他出色的能力證明了我們的等待是值得的。

對于公司主動與員工解除勞動關系。適用法律如下：

《中華人民共和國勞動合同法》第三十六條

“用人單位與勞動者協商一致,可以解除勞動合同?！?/p>

《中華人民共和國勞動合同法》第三十九條

“勞動者有下列情形之一的,用人單位可以解除勞動合同:

(一)在試用期間被證明不符合錄用條件的;

(二)嚴重違反用人單位的規章制度的;

(三)嚴重失職,營私舞弊,給用人單位造成重大損害的;

(四)勞動者同時與其他用人單位建立勞動關系,對完成本單位的工作任務造成嚴重影響,或者經用人單位提出,拒不改正的;

(五)因本法第二十六條第一款第一項規定的情形致使勞動合同無效的;

(六)被依法追究刑事責任的?！?/p>

第四十條

“有下列情形之一的,用人單位提前三十日以書面形式通知勞動者本人或者額外支付勞動者一個月工資后,可以解除勞動合同:

(一)勞動者患病或者非因工負傷,在規定的醫療期滿后不能從事原工作,也不能從事由用人單位另行安排的工作的;

(二)勞動者不能勝任工作,經過培訓或者調整工作崗位,仍不能勝任工作的;

(三)勞動合同訂立時所依據的客觀情況發生重大變化,致使勞動合同無法履行,經用人單位與勞動者協商,未能就變更勞動合同內容達成協議的。”

對于《勞動合同法》規定的第三十九條，如果符合公司是可以與員工立即解除勞動關系的；第四十條，符合條件的，公司要提前三十天以書面告知勞動者本人或者額外支付一個月工資后可以解除勞動合同。

在這里我需要特別提示的就是公司與與員工解除勞動關系適用第三十六條“用人單位與勞動者協商一致,可以解除勞動合同?！?/p>

遇到這種情況，包含兩個必要步驟：

1）協商一致的談判過程——結果要就《勞動合同解除協議》的相關要點諸如離職日期、賠償金等達成一致，這個過程可能會很順利，我經歷過最短的談判前后就持續了半個小時，這個過程也會很曲折，我經歷過最長的談判并不是一次可以談妥，而是經歷了多次，尤其是關于《勞動合同解除協議》的關鍵條款的磋商，多次談判，并且是多方溝通，方可達成協議，對于這個談判時間要做好充分預估。

2）《勞動合同解除協議》簽署過程：上一步談判最后一個要點達成一致時，就要趁熱打鐵地把協議打印好，請員工簽署，這個是最重要的，當談判的熱乎氣兒過去了，再找員工簽署，HR就被動了。

我有一個粉絲群，有的時候我會遇到粉絲跟員工談離職，跟我要《勞動合同解除協議》范本的情況，我從來沒給過，原因如下：

首先，我們公司的《勞動合同解除協議范本》是公司內部文件，我是與公司簽署過《保密協議》的，所以，提供內部文件是違反《保密協議》的做法。

其次，每個公司最應該出范本的部門不是人力資源部，而是法務部或者是外聘的律師。即使做人力的對相關的法律法規能夠做到了然于胸，但是，人力其實還是不能做法律專業人員的事情的，也就是無法越俎代庖的，該法務做的事情，一定要公司法務或者是外聘律師來做，這也是為了防控公司風險。

最后，每個公司情況不同，每個公司與本公司員工簽署的勞動合同的范本也是千差萬別的，因此，《勞動合同解除協議范本》還要參考本公司與員工簽署的《勞動合同》相關情況出具，所以，根據本公司情況由法務部門制定《勞動合同解除協議范本》才是解決問題的王道。

Tips1：對于主動提出離職的正式員工，人力要跟業務領導確認好，一個月的時間對于員工離職交接是否足夠，如果不夠，就要看是否可以協商員工更改自己離職時間，如果無法更改，那也只能按照法律規定來。

Tips2：對于協商一致解除勞動合同的，HR一定要為談判預留好充足時間，有充足的時間方可從容地把《勞動合同解除協議》的談判做好、協議簽好。

Tips3：尤其重要的是，協議的模板要由公司法務部門出具。

二、離職制度流程要健全嚴密：

（一）在離職提出環節：

當公司正式員工跟公司提出離職的時候，特別強調一點，不能讓“書面形式”流于形式。比如下面的這個案例，就是企業吃了讓“書面形式”流于形式的虧。

案例“某公司有個員工在公司工作快3年了，由于最近對待遇不太滿意，所以找了新工作，準備某年5月22日去新公司。并且提前一個月通知口頭向部門領導提出離職申請，但部門領導和員工本人一直沒有簽字確認。由于還有2天調休和2天年休假，于是該員工在離職前提出一并休假。所以最后4天口頭和領導說不去上班，領導也口頭上同意了。結果某年5月16日該員工去新公司上了兩天班后不太滿意，想回公司繼續上班。可是這個崗位我們已經招到新人頂替，沒有辦法給他重新安排工作。這個員工又賴著不走，說自己沒有在離職申請上簽字，我也不知道該怎么辦了。”

員工可以出爾反爾，是誰給了他“出爾反爾”的底氣？那是因為該公司離職無流程、人力無證據，這樣的形成的巨大“空子”人家勞動者不鉆白不鉆！

對于此案例——在業務部門領導接到員工口頭通知離職之后，第一時間應該通知該公司人力資源部，讓公司人力資源部協助離職員工完成書面申請離職這一步。

書面離職申請相當于員工離職流程的第一步。如果有正式員工向我們公司提出離職申請，我一般會要求公司離職員工書面打印辭職信一份并簽名然后在人力資源部存檔，同時再發E-mail給離職員工的直屬領導、主管合伙人、創始合伙人（大老板），相當于電子版留存。如遇離職糾紛，這一步第一份的呈堂書證、電子證據完美獲得！

（二）如何設計嚴密的離職交接流程：

上文中案例如果沒有書面辭呈，涉事公司有一張離職表單也行，在每個流程節點如果都有該公司相應部門簽字及最終離職申請人的簽字，不管這樣的流程是在OA上進行，還是在實際中通過紙質表格會簽的形式進行，只要有最終的離職申請人簽字這一環，也保證不會出現“出爾反爾”的情況！

嚴密的離職交接流程應該如何設計呢？

建議各位根據本公司的業務流程設計符合本公司情況的離職交接表單，可以按照如下邏輯設計：

1、離職員工所在部門交接：業務交接完畢，離職員工和交接員工把相關交接情況寫清楚交接清單作為附件列在《離職交接表》后面，離職員工和交接員工簽字，簽完字之后，業務部門相關領導確認交接情況，然后簽字并寫明日期。

當然，業務流程復雜的公司，內部工作交接涉及部門復雜，表格設計可以根據公司工作流程來進行，目的就是為了確保相關工作文檔交接清楚、員工離職之后公司業務活動不受影響。

2、財務部：請財務部就即將離職員工是否有報銷、借款、備用金等情況確認清楚，然后經辦人寫明具體款項交接情況，簽字并寫明日期，然后再由財務部門相關領導就即將離職員工的錢款交接情況予以確認，簽字并寫明日期。

3、行政部：行政部確認即將離職員工的門卡、郵箱、OA等注銷日期，回收員工個人名片并銷毀，確認員工電腦、辦公用品、鑰匙等的歸還情況，確認無誤，簽名并簽署日期，行政部負責人確認清楚情況之后，再簽名并寫明日期。

4、人力資源部：就休假（是否有應休未休假期）、五險一金（五險一金何時做減員）、公司是否有公派學習等情況予以確認，相關責任人簽字并寫明日期，人力資源部領導確認清楚情況簽字并寫明日期。

5、離職員工簽字：對離職交接情況予以確認，并簽名寫明日期，將表格留在人力資源部。

6、公司領導簽字：公司領導在《離職交接單》上簽字，同意員工離職。

7、《離職證明》:員工最后工作日發放《離職證明》。

Tips:一個嚴密的離職交接程序設計，可以為公司減少很多不必要的麻煩，別看簡簡單單的一張《離職交接單》，它可以確保離職流程嚴格落實且可以把離職交接每個環節落實到紙面確認且每個環節都有簽字，不僅責任人明確，而且這就是必要時可以呈堂的書面的證據，可以說離職交接做得好，公司員工都少煩惱。