職場十大坑之三:這下完了,怎么報賬啊?-理論篇

臺風來襲,“山竹”肆虐,所到之處很好的詮釋了什么叫”一片狼藉“,
大樹被成片吹到。。

但是廣東人民最期待的那件事還是沒有發生,是的,不是多么慘烈的災情,而是最終今天還是要上班。

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其實最辛苦的還是市政的工作人員,環衛消防、交通電力哪一項不是直面災害,真心不易,感激之情不言于此。同時,山竹也給我們好好上了一課,敬畏自然,應該是人類最基本的意識,請不要挑戰作死,如果還沒有警醒,大自然會給我們加強培訓的。。

刮臺風就不要亂跑了。。

話說回來,我們還是談談工作。

剛好馬上到中秋了,親朋好友聚會很好辦,你來我往,大家圖個熱鬧,沒人會多在乎怎么付款的問題?誰請客誰掏錢唄,服務員刷卡。。但涉及到對公的財務支出就沒那么簡單了,宴請客戶,差旅費用、會議酒店、公務培訓、企業福利等這么多場景都需要大筆資金支撐,難道都刷信用卡,刷爆了咋辦,額度不夠咋辦,沒發票咋辦,領導開錯發票咋辦,現款現貨不接受墊資咋辦?貌似花錢的肥差,但誰做誰知道,說多了都是淚,今天我們就聊下怎么“花錢“的話題。

舉個例子,比如中秋節公司福利,每個員工200塊過節費,隨便買啥都可以,這個好辦,刷卡拿發票直接報銷就行了(為啥我們單位就沒這福利呢);那我們把額度放大后呢?公司決定為了避免員工亂花錢,由公司統一進行買月餅,假設這個好事兒恰好由你去辦,費用預算20萬元,這個錢該怎么花出去呢?

先普及下財務知識:

一、流程和權限:

一般來說,公司賬務的支出是要通過事權、財權及采購權,三權統一意見并經有權人簽字確認后,相關費用才能作為報賬附件進行支出,當然不同的公司有不同的規定,有的老板一言堂,那就沒的說,老板同意就行,這種情況,也不用討論了,給老板端茶遞水擦好鞋,跟著老板有肉吃就行了。多數情況下,我們是要把這些流程走完,否則,公司的財務都不會正眼看你的(其實,財務人員并不是那么高冷的,只是崗位性質要求他們必須嚴謹,對于他們來說,錢多錢少都不是啥好事)。

財權好理解,就是有沒有錢,給不給錢,事權和采購權經常容易讓人弄混,其實這兩個東西應該是一個意思,區別在于費用額度。很簡單,事權就是說一件事或一項工作需要開展,公司到底給不給你去做的權力,而采購權就是說你在做這項工作可能需要買些東西或者服務,采購權來決定你究竟可以向誰支出費用。

二、報銷和墊資:

報銷,啥意思?學術定義自行百度,通俗來講就是拿著發票,財務給錢(有時八卦新聞報道的某官員去piaoji也問人家拿發票確實有點過分。。)。那發票又是啥?沒發票改咋辦?“發票是指一切單位和個人在購銷商品、提供或接受服務以及從事其他經營活動中,所開具和收取的業務憑證,是會計核算的原始依據,也是審計機關、稅務機關執法檢查的重要依據。”(摘自百度百科),不知道你有沒有理解這個定義,如果不理解你就記著,發票=你墊的錢。

一般情況下,我們是這樣買賣的,你給錢,商家給你發票,作為你的報銷憑證。但這里可能產生三個比較重要的問題,一是你自己拿錢墊資,發票也拿到了,但是報銷時遇到阻力,長時間拿不到錢?二是你的采購量足夠大,大到商家愿意幫你墊資,但是報銷時阻力重重,商家逼急了可能拿刀逼你還錢;三是不需要你墊資,但是沒發票或者不能按你的要求開具發票,咋辦?

公司財務一般回答:一是資料不齊,退票;二是商家是誰確認的,沒有中標通知書,退票;三是是沒發票怎么給你錢,你開玩笑?理想與現實就是這么殘酷,你敢拿財務怎樣?資料不齊又不是人家的錯,沒發票財務就沒辦法做賬,做不了賬,公司就是非法經營,這個帽子扣上,你們就可以吃散伙飯了。

老油條填坑:偷梁換柱唄,用其他發票來抵,用時間換空間。怎么換票?財務不認怎么辦?額度不夠怎么辦?這里不多展開,寫多了就是一本書,以后我們有機會再聊。

三、合同與法律審查

這個應該好理解吧,合同簡單來講就是契約,是要負法律責任的,具體來說就是你和你的供應商之間在現行法律框架下形成的某項約定,雙方的事權、財權和采購權確定的東西,用法律的文本進行確認,是雙方真實的意思表達。那為什么要進行法律審查呢?看下合同形成的過程與合同的用途就知道了,說白了,用來打官司唄。

今天到這兒,理論知識消化下,下篇寫操作。。

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