12/70 《羅伯特議事規則》

我并沒有去啃那個600多頁,已經更新第11版的那個大部頭。我選擇了它的簡明版,并且在1個多小時內翻完了它。(呃,發現最近都是在翻書。)因為是帶著目的性去看的,看看它到底有多少是在平時會議中可以使用的。翻完后的幾個確認點:

遵循原則,而不是規則

真正完整的議事規則可能更適用于固定組織的固定會議。對于一般企業內各種不同的人召開的不同會議,很難完全參考這個規則來執行。像頭馬的這種例會議程,其實應該是吸收了部分議事規則的內容形成的。

規則背后的原則,其實更具有普遍意義:

1、平衡,保護各種人和人群發表意見的權力。

2、對領袖權利的制約,不是一家之言獨大。

3、多數原則,多數人的意志將成為總體意志。

4、辯論原則,所有決定必須經過了充分并自由的辯論協商。

角色簡化

會議主持人的設定是可取的,任何會議都需要有一個主持人,控制流程、維持秩序,也能讓上述原則得以貫徹。所以這個角色至關重要,一個真正完整的議事規則可能更適用于固定組織的固定會議。對于一般企業內各種不同的人召開的不同會議,很難完全參考這個規則來執行。像頭馬的這種例會議程,其實應該是吸收了部分議事規則的內容形成的。會議是否能有序、公平和高效地開展,取決于主持人的知識和技巧。

根據原規則,有秘書官角色,并且秘書官在會前、會中、會后都有很多事務。而實際我們開會過程中,可能只會臨時指定一個記錄員做個會議紀要,不存在長期的秘書官。那么會前的事相當于是沒有人去做的。作為變通,我們可以將會前的準備事宜放到主持人那里。說到會前準備,還是比較推薦5P(明確參會者、會議目標、會議流程、會議期望的產出、以及會議可能存在的風險)。

流程考慮,簡化+本地化

一般我們會議面臨討論的就是How和What問題。在這兩部分討論中都可能需要用到書中所述的“辯論”和“表決”。

很多時候我們使用頭腦風暴,但是發現頭腦風暴其實效率不高,容易發散收不回來,而且經常就變成菜市場了。那么借鑒辯論規則,限制發言次數、限制發言時間、直接讓發言者結論現行,然后再允許闡述原因,只與主持人對話不與其他意見提出者直接對話等方法,還是可以用來保證頭腦風暴效率的。

比較正式的“表決”其實我們在會議中用的不多。也就回顧會偶爾會用到,其他會議大部分問一下有沒有意見,沒有就散了。實際上對于討論的結果,如果有個正式的“表決”,可能對執行確實會有所幫助。

另外對于會議紀要,一般就由記錄員自行回去整理后發出了。實際上記錄員應該如實記錄,并在會議結束前宣讀一遍,得到大家的確認無誤后才能真正發布。原因在于,一般我們會發現寫紀要的人或多或少地加進了一些自己的理解和看法。

頭馬時間官的設置對于控制會議時間十分有效。所以一般會議室,結合主持人會前設計的流程,由一個人來記錄并提醒各階段議程的時間還是必要的。

以上是結合書和實際情況,對規則做了一個簡易版的考慮。還有待進一步完善細化。

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