運用：如何寫一封好的郵件

那么，一封好的郵件，到底應該長什么樣呢？我們與人見面的基本禮儀，不是貌美如花，而是干干凈凈。一封好的郵件也一樣。簡潔、干凈，是基礎。然后才是你的風格。怎么做？

第一，正式的顯示名和總結性的標題。

郵件接收者首先看到的是兩樣東西：你的顯示名，和郵件標題。

所以，郵件禮儀的第一步，就是用真名。比如“曾麗娜”，或者“恒安信-曾麗娜”。個性化、詩意化，尤其是二次元的名字，比如“還好只是近黃昏”，“一只特立獨行的豬”可以用在你的QQ簽名上，不要用在商務郵件里。

然后是標題。用不到20個字，總結這封郵件的核心內容。“你好”，“來自xx公司”，“報價”，都不是一個好標題。“請審閱：X公司關于Y項目的方案和報價”，才是一個好標題。

第二，簡單大方的格式。

一封好的郵件，一定是簡單大方的。格式要讓位于內容。盡量少用不同的顏色、大小、字體、排版，更不要用背景圖、甚至背景音樂。

真正高手的郵件，所有的字都是一個顏色，一樣大小，一種字體，并只用三種方式來排版：分段、縮進，和加粗。

分段負責閱讀邏輯，縮進負責層次關系，加粗負責突出重點。所有復雜花哨的排版，基本都可以用這三個方式實現。

第三，邏輯清晰的正文。

外國人喜歡稱呼對方“Dear Tom”，你可以說“尊敬的張總”；外國人喜歡用“I hope this email finds you well”開場，你可以說“見信好”。

問候之后，郵件正文一定要分段，每段只講一件事情。

郵件的標題，是全文概括，每段的首句，是整段概括。用小段，不要用大段；用短句，不要用長句；用簡單的詞，不要用復雜的詞；能用100個字講清楚的事，不用101個字。

結尾的部分，總結郵件內容，強調需要他跟進的事情：懇請您撥冗回復修改意見，非常感激。然后，“祝：商祺”；親密一些的“祝：春安”；再親密一些的“祝：家人都好”。署名：“曾麗娜，恒安信財稅”。

第四，良好的回信習慣。

收到郵件盡快回復，代表你的能力、效率、對他的重視程度。回信的專業方式，代表你的職業化程度。比如，善用抄送、密送；回復、全部回復這些功能。

起草郵件，要決定抄送哪些人。一個不多，一個不少，是功力。回復郵件呢？添加、刪除、移動抄送者，更是功力。

默認，你應該“全部回復”，而不是僅僅“回復”發件人本人，因為他抄送這些人，就是希望他們持續關注你們的對話。

如果你覺得沒必要這么多人關注，可以把一些人從抄送，移到密送，然后在正文中注明“為了不打擾大家，我把誰誰誰移到了密送”。這樣，他們知道自己從下一封信開始，就會離開討論。

如果郵件來來回回，甚至討論的主題都發生變動，可以修改主題，或者重起一封新郵件，而不是文不對題的蓋樓。

然后，按下“發送”鍵之前，再次檢查標題、稱呼、錯別字、有沒有忘了附件。

小結：

“見字如面”，你不一定要打扮得花枝招展，但必須要把自己收拾得干干凈凈。

怎么做？

1、起正式的顯示名，和總結性的標題

2、用簡單大方的格式

3、寫邏輯清晰的正文

4、養成良好的回信習慣