分析時間:2017年7月10日-12日(周一到周三,工作日)
分析對象:普通上班族(一般職員)
分析目的:通過分析找到自己的時間黑洞,思考如何提升效率
具體分析:經過三天的記錄,綜合得出自己的時間安排比大體為日常消耗43%,重要不緊急時間支出20%,重要且緊急時間支出11%,緊急不重要時間支出20%(此占比未統計夜間睡眠時間)。
由于此前并未關注過自己的時間支出,也沒有了解過別人的,因此只能通過主觀判斷其合理性。個人認為:
1、日常消耗(不含夜間睡眠)。分日看,最高一天占比47%,最低40%。即一天一半的時間要用于日常生活,即吃喝拉撒,這屬于剛性需求基本是無法壓縮的。休息是為了更好的工作和學習,如果占比可為40%-50%之間那么盡量保持在范圍值的較低水平,即40%,大概時長360分鐘=6小時,相比最高一天占比節省了2小時,此時間可算作時間黑洞。
2、重要不緊急。這部分非常關鍵,這類事情做得越多,自己的提升也就越快。基本每天不分伯仲,差不多都是3小時或3.5小時。這部分應該作為雷打不動的時間投資才對,但由于工作壓力可能有時候也并不能做到。如果能將剛才日常消耗節省的2小時中哪怕拿出1小時來放到這部分投資商,那么每天可以有4-4.5小時的投資。
3、緊急且重要。個人認為這部分屬于拖延帶來的“罪”,分日看,只有最后一天沒有犯這種錯誤。前兩天都有12%-20%的時間用于“贖罪”。大概也有2-3個小時的支出。這部分其實完全可以避免,讓它早點處理變成重要不緊急。
3、緊急不重要。基本上都是上司或別人認為對他們有幫助,而從我的角度來講沒什么太大價值的事情。可能對于我來說勉強可以算作人際關系的投資。占比變化還是蠻大的,可以是16%,但有一天居然達到了30%。這屬于無法控制的但又推不掉的事情,所以必須留出這部分時間加快處理,時長控制在每天20%及以下,即大約2.5小時。如果這樣保守估計大概能至少節省0.5小時。
4、不緊急不重要。屬于一些雜事兒,這部分個人感覺自己控制的還不錯,占比只有個位數,大概半小時,最多也就一個小時。但如果能推出去的話就不自己干,或者壓根不干。能節省1小時。
因此我認為自己可以調整的時間黑洞理論上大概是3小時。
收獲經驗:1、記錄可以提升時間的利用。我相信如果有個什么東西能自動統計時間支出的話得出的結果是沒有我這三天一筆一筆記錄的效率高的。因為記錄本身就提高了對時間支出的注意力,注意力在哪兒才是時間投資的根本。
2、四象限記錄法,提升時間利用率。雖然記錄會讓人將注意力放在時間開銷上,但如這三天這般細致的記錄還是蠻消耗精力的,畢竟我們不是柳比歇夫,不需要那么細節的記錄。因此,我認為四象限記錄是最好的選擇。即,列出待辦清單,將事情按照輕重緩急分類,分別安排在重要且緊急、重要不緊急等四個門類下。標注序號,只記錄時間和序號就好,并且也可以清晰的引導自己多做重要不緊急的事情,盡量放棄不重要不緊急的事情。
3、長期堅持才有效果。時間管理并不是一朝一夕的事情,如果只是分析出來或者只是記錄并高效三兩天并沒有什么用,一切都是基于長期的堅持,習慣化后對自己產生深遠的影響的。這個過程中也要不斷的反思,優化自己管理自己的方式。