-1-會前準備要專業
因為會前通知不給力，開會時間很多人沒有到場，導致需要開的會議沒有辦法開。就需要通過會議通知三步法搞定會議準備了。
1.郵件通知:至少提前一天以上，發郵件通知所有參會者會議的詳細信息。
職場會議往往要遷就決策人的時間，請確保與決策人的時間合拍之后再發郵件。務必要注意：填寫郵件的收件人地址要注意按照職務從高到低排序。
2.電話確認：會議的前一天，電話確認或者當面去通知參會者會議時間、地點、主題等等......越詳細越好
會議前一天，需要挨個給參會人員撥打通知電話，最好叫他們填寫一份會議通知確認單。撥打電話也有先后順序，先打電話給會議中必須出現的決策人，再打給各部門主管讓其傳達下屬。如果是集中辦公，最好腿勤，到每個辦公室，當面通知參會人，因為跑一趟反而會比撥打電話效率快很多。
每個都通知完畢以后，將不能出席的人員名單交給領導，讓他決策會議是否如期舉行。如果不能如期舉行，還得逐個通知他們取消會議，擇期再開。
3.當天提醒：臨到會議前一個小時，最好再次電話通知或者當面去通知參會者準備開會。會前一小時的通知，是為了提醒參會人員準時到場，不要遲到。這個通知與前一天的電話通知方式一樣，至少要通知到到該部門的決策人或部門主管這這一級別。
如果撥打座機和手機都無法聯系某位參會人，就需要直接去他的部門座位找他。如果也不在座位，就需要寫張便利貼，貼在其電腦正中央。若參會人見到便利貼，就會知道會議快開始了。最保險的方法，還得通知該參會人的部門同事或者下屬予以通知參會人，還有告知你貼了便利貼在參會人的電腦正中央。
-2-會議常識
例會是公司約定好每隔幾天舉行一次的會議，每到這個時間，沒有另行通知的話，大家都要來開會。很多公司的例會定在每周的周一舉行。
1.在開會前，要做好會議參與準備
參會前做好充分準備，會議時才能融入其中，應對自如。所以做一份會議參與準備單，是非常重要的。再做一份會議議題策劃單，就可以在會議發言的時候做到有的放矢，才能在開會的時候言之有物。
2.會議記錄
做好會議筆記不是那么容易的，最好有自己的會議記錄模板，真正的訣竅是抓重點?；緱l目盡量不能缺少，筆記圍繞會議目的、會議議題、最終決議，以及跟進的負責人。會議記錄模板中的每一項都很很重要，需要認真填寫。最好在會前打印多份，以防不夠用。
其實直接在電腦上用Word做記錄，效率會更高。唯一的問題是，敲鍵盤的聲音過大的話，會嚴重干擾到會議就麻煩了。如果記錄的效率相對比較低，最好準備記錄筆或者用手機APP進行錄音，防止遺忘。
-3-羅伯特議事規則
通用的會議規則起源于古老的英國議會，并在美國建國中起了非常重要的作用。美國人羅伯特總結了前人的議事規則，編寫了《羅伯特議事規則》，該議事規則奠定了現代法制基礎和提高了開會的效率。
1.會前確定會議目的和議題
所有的會議都有目的和議題，只有參會者都做好準備，會議才能高效。提前將想要發起討論的內容告知會議組織者是最好的，這樣能引起組織者的重視，預留足夠的時間。
2.主持人、記錄人、參會者要各就其位
3.會議開始，主持人宣布會議規則。
主持人的職責就是讓會議公平、順利舉行，然后主持人陳述議題，各參會人員進行匯報。當議題陳述完畢，主持人宣布開始討論，各參會人員各自進行對該議題進行討論。要注意，逐個議題進行陳述和討論，主持人安排相關順序。
主持人要把握輪流發言的原則，要保證會議的公正性。假如在會議中，總是觀點一致的人進行發言，有可能這些人會前已經溝通過相關議題。此時，主持人就需要讓沒有發過言或意見相反的人優先發言。
4.當議題討論完畢，就需要對該議題進行表決。
通常的表決是“過半數表決”，就是過法定人數半數投票有效，且贊成方超過反對方至少1票，提議就通過，否則就是被否決。
棄權方不算，棄權方就是讓結果交給不棄權的人來決定，自己保持中立，不發表任何意見。法定人數是指出席人數，缺席不計入法定人數。缺席不代表反對，缺席代表棄權。贊成數大于反對數，決議就會馬上通過，如果是平局，決議是不通過的。
5.主持人宣布結果。決議通過，等領導核實確認后，記錄人將把具體執行內容發給相應的責任人。此時，領導會做這個議題的總結，然后就會進入下一個議題。
假如準備好的議題已經處理完畢，突然某人提出臨時議題。討論臨時議題，需要至少一個參與者愿意討論。有人同意討論臨時議題，則開始新一輪的討論。當所有的議題都討論和表決完畢，主持人宣布最終的結果。最后，領導會對這些議題進行總結發言和做決策。
在職場上，知道了這些高效開會的方法，你才能立足職場，成為一位專業的職場人士。
