本文是對 《有效商務寫作》（[美] Jane K. Cleland 著，余瑩、從培成 譯，清華大學出版社） 的系列筆記。支持作者請購買原書。
這是本系列的第二篇筆記，對應原書 第 1 章 理清思路 部分。
使用過程，參考我的 這篇作業。
學習原書的動力就是自己寫作水平實在太差，故還望各位多多批評。
筆記中可能會夾帶各種私貨。
筆記中的未盡內容將統一放到每篇末尾。
本篇中，你可學到：
另外，本篇還有如下練習，助你更熟練地掌握上述技巧。
- 一句話概括目標
- 確定目標讀者的個性
- 應當采用多正當的溝通方式
- 使用游說矩陣
開始吧！
列寫主動目標
行動目標是商務寫作的核心——你總是要促成什么才去寫作。
寫作過程中，牢記行動目標會讓你永遠朝著這個方向努力，也可以幫助你更加地有的放矢。
主動目標與被動目標
比較下面兩個行動目標，他們的區別在哪兒？
- 我要通知大家野餐的日期。
- 我希望在本月 15 日前收到大家對這次活動安排的回復。
僅僅告訴他們 你 的意愿或目標并不能讓他們行動起來；你需要明確告訴他們應該怎么做。
- 主動目標：（你希望得到的）對方 的反應
- 被動目標：你 的意愿或目標
如何轉化？
問自己這個問題：
Why should I care?
（我為什么 關心 這個呢？）
筆記注：就 關心 一詞便可寫不止一篇論述——如果我還能想起來的話。
例如：
我要通知大家野餐的日期。
（為什么我 關心 他們是否接到了通知呢？因為……）
我希望在本月 15 日前收到大家對這次活動安排的回復。
又比如這個：
我要通知老板這件事。
（為什么我 關心 他是否了解這件事呢？因為……）
我希望老板 夸 我做事規矩。
我希望老板 向我詢問 這事的進展。
我希望老板 祝賀 我完滿完成了這件任務。
明確一些行動導向性的動詞（例如 夸、向我詢問、祝賀），明確自己希望得到的反應，可以讓寫作（因目的明確）變得簡單。
當然，有時主動目標是 避免某些不好的后果，例如：
我不想等老板親自來問了才告訴他最新安排，我希望老板覺得我對工作駕馭自如。
筆記注：原文中并沒有給這種情況的解決方案。
練習 1：一句話概括目標
常用語
避免使用 抽象詞語：
- 通知
- 更新
- 告知
- 鼓舞
- 為了
筆記注：請考慮中英文差異
應當使用 導向性的固定短語：
- 打電話
- 列寫更詳細的信息
- 參與會議
- 給你的組員發郵件
- 完成表格
鎖定目標讀者
分析讀者特質
將人分類的方法很多，例如：
- AB型
- DISC
- MBTI
- 大五人格
- 九型人格
- 以及其他各種分類方法……
書中介紹了一種分類方法，它將人分為四類：
- 調解者（the Accommodator）：喜歡群體（尤其是小群體）活動
- 樂觀主義者（the Optimist）：充滿陽光、感情用事
- 生產者（the Producer）：缺乏耐心，有野心，目標明確
- 信息搜集者（the Data Collector）：獨立自主、理智嚴謹、有條不紊、沉默寡聞
抓住讀者
原書提供了一個詞匯表格，以便激勵不同類型的讀者。
以下字詞表能對各種特性的人分別起到激勵作用
| 調解者 | 樂觀主義者 | 生產者 | 信息搜集者 |
|---|---|---|---|
| help | fun | get it done | data |
范例如下：
Get more things done with less pain! Using your PDA helps you be more organized, which gives you more free time. All while keeping track of key details.
（事半功倍！PDA 可以讓你的生活更加井井有條，為你省出更多閑暇時間。同時，讓你對重要的細節問題一目了然。）
開頭直接指向生產者（get more things done，做更多的事），接著依次提及了調解者（be more organized，更有條理）、樂觀主義者（more free time，更多空閑）和信息搜集者（track details，關注細節）的訴求。
針對性地使用語言，有助于你達到預期目標。
練習 2：確定目標讀者個性
行動清單如下：
- 用一句話概括你的目標。
想想你希望得到的反應：你希望對方讀完后做些什么？ - 你想要說的是什么？
- 對方最可能是哪種類型的人？
- 列舉支持你觀點的例證 / 優勢。
- 從上表中選則 1~2 詞匯，并用這些詞匯改寫第 4 點中的內容。
樹立正確形象
正式性指數
回答這三個問題：
- 你本人很了解對方么？（1 代表毫不了解，10 代表非常熟悉）
考慮到劇班（參考 這里）的存在，僅僅因工作熟識也可能讓你 認為 和對方很熟。
筆記注：我嚴重懷疑原文是 be familiar with，也就是說這個熟是雙方的；而絕非單純地單向了解。 - 對方地位比你低么？（1 代表 平等 地位，10 代表對方地位較你很低）
這里的地位并非體制下的地位、而是指對方在 你 心中的地位。 - 你要告訴對方的是好消息么？（1 代表壞消息，10 代表 絕對的好消息）
這個問題重點在 對方 會怎樣。
答案沒有對錯之分，但差異是顯著的。
將三者分數簡單相加，結果就是你這篇寫作的 正式性指數。分數越低，越需要 正式。
例子
你要給在上大學的兒子寄去一罐曲奇，附言是 “good luck on your finals and I love you”。
- 你本人很了解對方么？（1 代表毫不了解，10 代表非常熟悉）
是，10 分。
- 對方地位比你低么？（1 代表 平等 地位，10 代表對方地位較你很低）
如果是，就是 10 分，否則就是 1 分。
- 你要告訴對方的是好消息么？（1 代表壞消息，10 代表 絕對的好消息）
當然，我要給他曲奇！
總分為 20~30 分。這是個很高的分數，所以可以用很口語化的方式來寫。正如本例，貼在罐子上的附言當然是相當口語化的。
正式性的體現：形式、稱謂、語氣
形式
最正式的形式通常也是最長的——附帶傳統信箋抬頭的標準信件。
最不正式的商務通信形式則是電子郵件。無論你多么嚴肅，屏幕上的內容都很難比紙面上來得有力。
這并非說電子郵件不能傳遞重要信息，而是說你需要通過更加正式的 稱謂、語氣 來彌補這一 形式 的正式程度。
一些最 不正式 的形式：
- 廣告傳單
- 時事通訊
- 手寫便箋
- 旁注
- 便利貼
- 電子郵件
一些最 正式 的形式：
- 帶抬頭信箋
- 建議書
- 法律文件
- 宣傳冊
- 行文正式的電子郵件附件
稱謂
最正式
- 使用諸如 Mr.、Ms.、Dr.一類的稱呼，并跟上姓氏
- 不使用簡稱，永遠采用完整的拼寫
- 嚴格的語法規則
如：句子開頭不應使用 but、because、and、so - 正文四周留出較大邊距
- 信末以 Sincerely 或 Yours truly 結尾
- 手簽姓名
- 假定對方此前對信件內容一無所知
如：以附錄或附件幫助對方了解細節問題，或對細節進行概括性介紹
標準商務（介于正式和非正式之間）
- 首次見面時，稱呼姓；其后，稱呼名
- 首次使用時，書寫全稱，并在其后用括號注明簡稱；隨后，可使用簡稱
- 以商務會談的方式來組織細節
即，可以將 but、because、and、so 置于句首 - 使用標準邊距
- 信末以 Regards 或 Yours 或其他習慣的商用語結尾
- 手簽或打印你的名字
- 假定對方了解相關內容（如果的確如此）
非正式
- 以名字稱呼對方
- 松散的句子結構
如：以短語替代句子，并常以 but、because、and、so 作為句子的開頭 - 避免使用抬頭；相反，使用備忘便箋、便利貼或電子郵件
- 署名時用名字或縮寫
- 假定對方對內容很了解
如：假定對方了解你是用的縮寫、簡稱及內部信息 - 適當保持信件的商務外觀和感覺
額外說明：落款
落款也可參考這里 的這張圖：
語氣
語氣指你文章表達出來的整體感覺。
撇開個人寫作風格不談，一些寫作技巧可以使你的文章顯得正式（嚴肅或邏輯性強的）或非正式（親密或急迫）。
嚴肅
使用祈使句。
當句子以動詞開頭時，就是鼓動對方采取行動。如 “列席會議”、“填寫表格”、“回電話”。
邏輯性
應用邏輯順序。
例如：軟件的使用說明、說明書上的操作流程。
親密
使用帶有特定色彩的詞匯，使讀者產生共鳴。
例如：
Picture yourself relaxing at the evening jazz concerts sponsored by ABC Bank every Friday at seven through the summer.
（想象一下你能在這個夏天每周五晚上 7 點享受爵士之夜——音樂會由 ABC 銀行贊助。）
（筆記注：或者 蘋果官網。讓媽媽開心，開了又開。）
另外，使用談話語氣亦有助于此。
緊迫
強調 具體的 時間節點或后果。
如：請于 21 日晚 23 點前將 下午的會議總結 發送到 這個郵箱。
或者 這個：
選用合適的組合
正式
- 形式：傳統形式（如報告書、建議書、信函）
- 稱謂：傳統形式
- 語氣：嚴肅、邏輯性強、急迫
非正式
- 形式：非正式形式（如電子郵件、旁注、便利貼）
- 稱謂：非正式、個性化
- 語氣：親密
練習 3：正式性指數練習
請根據案例，計算它的正式性指數，并指出應當采用何種形式、稱謂和語氣。
大架構：使用游說矩陣
例子
假設你的老板讓你為公司年會尋找場地，給你的預算是 1,000 美元。你發現了一個很不錯的地方：距離近、菜品豐富、要價也在預算之內。
此時，想必你和你的老板 “立場一致”，而且也不存在 “資源約束”。換句話說，這是一個 簡易型 寫作任務，你只需要一兩行就可把情況說清。
然而，如果其他方面很合適，唯獨要價是 1,200 美元呢？你和你的老板 “立場一致”，但此時存在 “資源約束”——預算不足。因此，若想達到目標，你必須想辦法 解決問題。
例如，你可以給你老板發一封郵件，告訴他能否這次能多提供 200 美元，你一定會在夏日野餐會中節省這 200 美元的開支。
假如你需要改變這次聚會的形式，比如改為室內音樂會，預算也在范疇內。此時，你就有必要 游說或指示 你的老板了。
此時，問題在于你的老板是否會認為聽音樂會是個好建議。依照游說矩陣，你需要強調聽音樂會的好處，并且可能需要多次溝通才可達到目的。
如果假設音樂會需要 3,000 美元。現在，你和你的老板 “立場不一致”，還存在 “資源約束”——你的計劃大大超出了預算。想必這只能是 艱難型 的寫作了。
若要取得成功，你必須在游說老板的同時，提出解決問題的方法。
在某些情況下，即使你感到可能性微乎其微，出于法律或個人的堅定信仰等原因，你可能必須進行這種 艱難型 的溝通。
練習 4：
請根據案例，判斷其寫作類型。
