借鑒柳比契夫,日拱一卒,自己寫了個時間管理工具TMTask

很久以前,我讀過格呂寧一本很神奇的書——《奇特的一生》,俄國生物學家柳比契夫的傳奇故事和他的時間統計法。


奇特的一生

先來體會一下這位老人家有多牛。
柳比歇夫生前發表了七十來部學術著作。其中有分散分析、生物分類學、昆蟲學方面的經典著作;這些著作在國外廣為翻譯出版。各種各樣的論文和專著,他一共寫了五百多印張。五百印張,等于一萬二千五百張打字稿。即使以專業作家而論,這也是個龐大的數字。

在所謂的業余時間,作為“休息”,他研究地蚤的分類。到一九五五年,柳比歇夫已搜集了三十五篇地蚤標本。共一萬三千只。其中五千只公地蚤做了器官切片。總計三百種。

柳比歇夫從一九一六年開始記日記,一天也沒有間斷過。在革命的歲月里,在戰爭的年代中,住院也罷,在出門考察途中的火車上也罷,始終堅持不懈。看來,沒有任何原因、任何事件、任何情況能不讓他在日記中寫上幾行。

我翻著他的日記,一會兒看看一九六0年的,一會兒看看一九七0年的,瞅一下一九四0年,看一眼一九四一年,——哪一年都是一模一樣,千篇一律。天哪,實在談不上是什么日記。哪一天都是一篇短短的明細賬,記著當天干過的事,注明用了幾個鐘頭幾分鐘,還注了些莫名其妙的數字。我看看戰前的日記,也如出一轍。沒有記敘,沒有細節,沒有思考,——一般構成日記中心內容的那些東西一概不見。

柳比歇夫本人并沒有要求人家承認這是日記,他認為他那些本本是“時間統計”。 他在26歲時獨創了這種『時間統計法』,通過記錄每個事件的花銷時間,通過統計和分析,進行月小結和年終總結,以此來來改進工作方法、計劃未來事務,從而提高對時間的利用效率。期間他不斷完善這一統計方法,并一直沿用了56年直到逝世。(1916年至1972年)

柳比契夫.jpg


下面是有關時間統計法描述的片段:

我發現,每個月到月底他都要做小結,畫了一些圖,列了一些表。到年終,又根據每月小結做一份年度總結,列出一覽表。實際記錄大概是這個樣子的:

基本科研——五十九小時四十五分
分類昆蟲學——二十小時五十五分
附加工作——五十小時二十五分
組織工作 ——五小時四十分
——奇特的一生 (Kindle 位置 511-514). Kindle 版本.

那么基礎科研的59小時做了什么呢?

分類工作——《分類法的邏輯》
報告草稿——六小時二十五分
雜事——一小時0分
校對《達達派研究》——三十分
數學——十六小時四十分
日常參考書:里亞曾諾夫——五十五分
日常參考書:生物學——十二小時O分
學術通信——十一小時五十五分
學術札記——三小時二十五分
圖書索引——六小時五十五分
合計——五十九小時四十五分”
奇特的一生 (Kindle 位置 517-527). Kindle 版本.

這樣子,會不會太細致了。從一九一六年到一九七二年他去世的那一天,五十六年如一日,柳比歇夫一絲不茍地記下他的時間支出。他的歷史長編一天也沒有中斷過;連兒子的夭亡也擋不住他在這份沒完沒了的結算表上記上一筆。
我們還可以隨便拿哪一項繼續分析下去,就拿第六項吧——日常參考書:生物學——十二小時。這十二小時花在什么上面,一目了然,誤差不超過一分鐘。

陀布爾讓斯基《人類的進化》,三百七十二頁,看完(共十六小時五十五分)——六小時四十五分
亞諾什·卡羅埃《動物有沒有思想》,九十一頁 ——二小時0分
貝爾格的手稿——二小時0分
聶考洛,奧斯維爾陀,十七頁——四十分
拉特納的手稿——一小時三十分
合計——十二小時五十五分”
奇特的一生 (Kindle 位置 528-532). Kindle 版本.

多年來經常看表的結果,柳比歇夫肯定形成了一種特殊的時間感。在我們機體深處滴答滴答走著的生物表,在他身上已成為一種感覺兼知覺器官。我作出這樣推斷的根據是:我同他見過兩次面,在他日記中都有記載,時間記得十分準確——“一小時三十五分”、“一小時五十分”;然而當時他自然沒有看表。我同他一起散步,不慌不忙,我陪著他;他借助于一種內在的注意力,感覺得到時針在表面上移動——對他來說,時間的急流是看得見摸得著的,他仿佛置身于這一急流之中,覺得出來光明在冷冰冰地流逝。

柳比歇夫開始的時候同旁人差不多,跟所有年輕人一樣,渴望著建樹功勛,成為拉赫美托夫,成為超人。一步步,他才逐漸回復天性,冒出人的弱點,他鼓起勇氣繼續前進,攀登越來越陡峭的高峰——追求人性,追求那最最樸實的人性。

需要好多年才能懂得,最好不是去震驚世界,而是象易卜生所說的,生活在世界上。 這樣,對人、對那門科學都要好一些。柳比歇夫的長處首先在于他懂得這些道理要比其他人早得多。

”我寫了許多東西備而不用。這些東西,我根本沒有指望發表。重要的論著,我做的摘要十分詳細,甚至弄到現在我在這上面仍花很多的時間。我積累了豐富的材料。同時,凡是最重要的著作,我都要寫個提綱,再進行分析研究。所以我手頭有大量的存貨,一旦有可能出版,存貨立刻能派上用場;文章寫得很快,因為事實上它不過是我平日儲備著的材料,隨用隨取。”

每一次散步,他都用來捕捉昆蟲。在那些廢話連篇的會議上,他演算習題。他規定,短距離,二三公里路,最好步行,省得為了等車浪費時間、損害神經。步行還有一個好處,因為反正需要散步。

工作越深入,面也越寬。先是需要認真研究一下數學,后來又輪到哲學。他逐步發現生物學同其它學科有著千絲萬縷的聯系。他所鉆研的分類法,促使他批判地對待達爾文主義,特別是那種認為自然淘汰是進化主導因素的理論。他不怕人家責備他陷入活力主義、唯心主義,但應當研究哲學。 已經晚了,但他終于明白,他不懂歷史不懂文學是不行的;不知道為什么,他還需要懂一點音樂……

應當不斷挖掘一切時間潛力。明擺著,人不能者是每天工作十四五個小時。應當正確利用工作時間。從時間中去找時間。

“工作中的任何間歇,我都要刨除。我計算的是純時間,”柳比歇夫寫道,“純時間要比毛時間少得多。所謂毛時間,就是你花在這項工作上的時間。

**“常常有人說,他們一天工作十四五個小時。這樣的人可能是有的。可是拿純時間來說,我一天干不了那么多。我做學術工作的時間,最高紀錄是十一小時三十分。一般,我能有七八個小時的純工作時間,我就心滿意足了。如果把純時間折算成毛時間,應該增加百分之二十五到三十;我逐漸改進我的統計,最后形成了我現在使用的方法…… **

** “所有看過的東西,我都要仔細研究。怎么研究?如果一本書談的是我不大了解的新東西,我就盡量做摘要。**凡是比較重要的書,我都盡量寫一份評論性的簡介。根據以往的經驗,需要做這些工作的書,可以走出一定的量。

每一年過去,柳比歇夫都要進行分析研究,統計學的一切辦法都用上了。素材有的是——那便是每個月的小結。

柳比歇夫按照他那盡善盡美的幾何學來安排他的生活,不景一年兩年的事了。他的漫長的一生,沒有重大的偏差,確認了他的方法的勝利。他在他自己身上做了實驗,得到成功。

門捷列耶夫對分類工作的熱忱,好比是他智慧的光學儀器,通過這個儀器,他能洞察世界。他天賦才能中的這一特性幫助他發現了周期律,找到了大自然中的元素表。他的發現的實質,符合他的全部天性、他的習慣和他的愛好。

對一位科學家來說,整理和組織材料的過程本身,就是一種享受。即使這一工作沒有什么重大的意義,例如做做復制品的卡片目錄,但從事這一工作時,感到很愉快。這種快感,實際上就是意義本身。

這種為科學家和分類學家所獨具的想法,在柳比歇夫身上也可以找到。每個科學家在某種程度上都有一種特性,那就是要把混亂的東西歸納成體系,發現其內在的聯系,總結其規律性。但對柳比歇夫來說,分類則是他主要的學術研究。分類同太陽系,同元素表,同平衡系統,同植物分類,同血液循環系統都有關系:無處不存在著體系,到處他都能發現體系。

搞分類學是他的使命;分類學能引伸出哲學、歷史;分類學是他的武器。

他在自己一九一八年的札記中建立了一個又一個的體系,甚至建立了令人發笑的體系——他的傻勁有時是有用的,有時是有害的,有時是進步的,不一而足。他寫到大學章程的缺點,就立刻要求建立一個體系,規定章程的體系。

他用各種各樣的體系把日常生活安排得井井有條:他有保管資料的體系、通信的體系、保存照片的體系等等。無數的日期、姓名、事件,柳比歇夫應用起來簡直得心應手,這是因為他把這些材料都按一種巧妙的體系分別銘刻在頭腦之中。至少可以這么認為,當需要的時候,即使不能“記憶如泉涌”,他也能象從書架上抽出一本需要的手冊一樣,在腦中找到這些材料。

除了時間統計法之外,他還有幾條守則:

  1. 我不承擔必須完成的任務;
  2. 我不接受緊急的任務;
  3. 一累馬上停止工作去休息;
  4. 睡得很多,十小時左右;
  5. 把累人的工作同愉快的工作結合在一起。”

這幾條守則不可能要求別人去遵守,這幾條守則是他個人的守則,是按自己生活和自己身體的特點擬訂的:他好象在研究自己工作能力的心理特點,在研究最適合自己工作能力的日常生活制度。

他幾乎從未抱怨過自己沒有時間。我早就注意到,善于工作的人,時間總是夠用的。不,最好還是用另一種說法:他們的時間要比別人多些。

象柳比歇夫這樣的人,似乎同時間建立了一種神秘的、誰也猜不透的關系。這樣的人無所畏懼地面對這位貪婪之神。

他需要的東西極有限:有一個放書的地方和工作的地方,有一個寧靜安說的工作環境就夠了。當然,寧靜安謐這一個要求不算低。在我們的時代,寧靜安謐是奇貨。不過柳比歇夫需要的寧靜安謐是最簡樸的一種——只要寂靜和擺脫緊張任務就是了。

柳比歇夫通過他的時間統計法對自己進行了研究和試驗:試驗在寫、讀、聽、工作、思索各方面,他到底能干多少?干多少?怎么干?他不讓自己負擔過重,力不勝任;他總是循著他能力的邊緣前進,他對自己能力的掂量愈來愈精確。這是一條永不停頓的自我認識的道路。


柳比契夫在時間管理上,與二十英里的法則(參閱《選擇卓越,從二十英里法則開始》)講述的原理相似:目標明確,每天用合理的速度持續的推進,就會不斷完成宏偉的目標。

如何才能采用時間記錄法來實現自己『奇特的一生』。一般任務管理工具側重任務的分類和分享,記錄執行筆記(如things,wunderlist),但沒有記錄和統計工作量。有統計時間的番茄鐘,但過于側重時間記錄,在分類和檢索上偏弱。

我希望有一個任務管理工具:

  1. 能夠對任務進行分類,形成不同的項目和目標;
  2. 方便的記錄在每項任務的凈工作時間,讓我記錄下來我每天為夢想做了什么,做了多少努力;
  3. 可以方便的檢索未完成和已完成的任務;
  4. 可以定量的按日、周、月、年,統計我在每個目標上付出的努力,進行周、月、年的匯總。

所以,我學習了python,自己動手寫了一個基于H5的工具,命名為TMTask(Twenty Miles Task,對不起柳比契夫先生沒用您的名字),放在ladouban網站上自己用。
通過大約1個多月的時間的使用,有幾個心得:

  1. 每次專注一個任務,效率更高。早上從任務列表調出6個左右的任務,然后找出一個最重要的,開始專注執行。
  2. 開始關注凈工作時間。一個任務,可能需要分幾次專注工作才能完成,每次停頓,可以記錄一個凈工作時間,完成的時候,看到自己投入的時間,或者超出預期很多,或者低于預期,但是逐漸對工作的分塊和時間更有感覺。
  3. 每天結束,總結結果,感覺很充實。有的任務已經完成存檔,有的雖然沒有完成,但是有投入時間的記錄,感覺這件事在實實在在的推進。也就是『每天為自己的夢想做一點事』。
  4. 最后,時間管理就是總結一套系統,開始像機械一樣的遵守和執行。這個系統需要包括幾個環節:收集、分類、執行記錄、歸檔、統計、優化,不斷優化時間的利用率。沒有最好的,只有是否適合自己的。
TMTask 截圖
TMTask 截圖2

最后總結一下,6個月前,我給自己立了個flag,學習Python的開發,擁抱數據分析;每天用工作后的1-2個小時做這個事情,基本上是從零開始,中間學習了Python、Javascript、爬蟲的編寫、Flask、JQuery、MySQL、Bootstrap、服務器部署、Git,到現在,完成了還算湊合的辣豆瓣網站(爬取mobi電子書資源提供鏈接分享)和TMTask的開發,認識了一幫有意思的朋友。
凈時間的投入,讓自己獲得新的技能。如果回到6個月前,我想象不到我能完成這樣的工程。
如果讓我用一句話概括時間管理:

日拱一卒,水滴石穿。

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