時(shí)間管理|1-3-5專注法則

你的待辦清單軟體中打了太多星星,但根本做不到嗎?

「1-3-5 待辦清單法則」很簡單,就是讓每天的待辦清單控制在以下的數(shù)量,並依序排列你的清單:

每天 1 件重要任務(wù)

每天 3 件中等任務(wù)

每天 5 件小型瑣事

為什麼要設(shè)限?不能自由列出我想做的事嗎?

我們只要回想:自己原本的待辦清單,為什麼常常列了很多「想做」的事,很多任務(wù)打上星號提醒自己很重要,最後卻每天留下一大堆未完成任務(wù),甚至因?yàn)榍鍐翁L而打亂自己做事的節(jié)奏,讓自己「猶豫不決無法明快決策」?就知道「設(shè)限」很重要。

事實(shí)上,每天都時(shí)間有限,所以我們可以完成的任務(wù)也有限,若不設(shè)限,反而讓自己在太多「想做」的事情中,東摸西顧,迷失了「去做吧!」的動力。

找回「有重心」的工作方式

轉(zhuǎn)換你的觀念,放下「每天想要把所有事情完成」的執(zhí)念,因?yàn)槟阆胱龅氖虑橛肋h(yuǎn)多於你可以做的時(shí)間。

拾起新的想法:「每天只要能往前邁出重要的一步就好」,雖然不一定能讓你更快到達(dá)終點(diǎn),但一步一步邁進(jìn),終究會到,並且腳踏實(shí)地才不會中途迷失方向。

因此我對「1-3-5 待辦清單法則」有一個(gè)延伸的解釋:「有重心的工作方式」。不是完成很多事情你就會成長,如果完成的都是瑣事也沒用,就像我常說的「瑣事做到好,專案做到死」。

而「1-3-5 待辦清單法則」幫我們聚焦「每天一件的重心」,那麼,什麼事情應(yīng)該放在第一件任務(wù)呢?這時(shí)候可以借用史蒂芬柯維的時(shí)間管理四個(gè)象限來選擇:

重要的事:可能是未來一到數(shù)個(gè)月之間大目標(biāo)的大型任務(wù),完成後可以產(chǎn)生高價(jià)值,但不是可以立即完成,例如我要寫一本書,會有必須完成六個(gè)章節(jié)的六個(gè)大型任務(wù)。

重要緊急的事:最好避免事情變成重要又緊急,例如明天新書要截稿,但我還有一章節(jié)沒寫完。

緊急但不重要的事:這幾天必須完成的小型任務(wù),或是完成也不會高度提升工作價(jià)值的事,例如主編要我今天交出新書的序。

不緊急又不重要的事:通常是那些想做但做了不一定立即產(chǎn)生高價(jià)值的事(但也可能長期累積會產(chǎn)生高價(jià)值),例如想要開始每天晚上做運(yùn)動。

在「1-3-5 待辦清單法則」中,就能對應(yīng)上面四個(gè)象限的任務(wù)來安排清單:

每天 1 件重要任務(wù):放入一件最重要的任務(wù),例如今天要花六個(gè)番茄鐘寫年底新書第一個(gè)章節(jié)。

每天 3 件中等任務(wù):如果還有重要並且快要變緊急的事,優(yōu)先放入中型任務(wù)。如果沒有,就放入緊急但不重要的中型任務(wù),例如寫一篇序。

每天 5 件小型瑣事:放入可以30分鐘內(nèi)很快處理的瑣碎任務(wù),可能是緊急但不重要的小型任務(wù),或是不緊急也不重要但是我想做的事,例如跑步運(yùn)動30分鐘。

「1-3-5 待辦清單法則」要花掉每天多少時(shí)間?

我們來算算看,這九件事情的時(shí)間花費(fèi):

- 每天 1 件重要任務(wù):花三個(gè)小時(shí),共六個(gè)番茄鐘(可以分成兩個(gè)時(shí)段)。

- 每天 3 件中等任務(wù):各花一個(gè)小時(shí),總共也花三小時(shí)。

- 每天 5 件小型瑣事:各花20到30分鐘,預(yù)估總共會花掉兩個(gè)小時(shí)

這樣的工作時(shí)間是多久?答案是 8 個(gè)小時(shí),不就是我們通常上班可以認(rèn)真工作的時(shí)間了嗎?已經(jīng)佔(zhàn)掉整天的1/3。

而且這8個(gè)小時(shí)還是指全力工作狀態(tài),如果加上其他意外瑣事、整理郵件雜訊、排程任務(wù)清單、閱讀資訊、研究思考、家人相處、生活樂趣等等時(shí)間,還有你可能被叫去開會,或是要參加什麼活動的時(shí)間,其實(shí)可以「認(rèn)真」處理待辦清單的時(shí)間真的所剩不多了,你每天根本沒有 8 小時(shí)認(rèn)真工作的時(shí)間。

所以不要覺得「1-3-5 待辦清單法則」好像很少,應(yīng)該說我們時(shí)間本來就有限,做不完那麼多事情,所以才利用「1-3-5 待辦清單法則」找回工作重心。

「1-3-5 待辦清單法則」不僅夠用,而且最好我們還不要把他列滿,每天才有安插臨時(shí)要做的任務(wù)的餘裕。

?著作權(quán)歸作者所有,轉(zhuǎn)載或內(nèi)容合作請聯(lián)系作者
平臺聲明:文章內(nèi)容(如有圖片或視頻亦包括在內(nèi))由作者上傳并發(fā)布,文章內(nèi)容僅代表作者本人觀點(diǎn),簡書系信息發(fā)布平臺,僅提供信息存儲服務(wù)。

推薦閱讀更多精彩內(nèi)容