時間管理理念中,四象限工作法最讓人追捧,那么四象限工作法是什么呢?
四象限工作法是指在工作中按照重要和緊急兩個不同的維度,對事情進行劃分,可分為四個象限:重要緊急、重要不緊急、緊急不重要、不緊急不重要。
第一象限
這個象限包含的是一些緊急而重要的事情,這一類的事情具有時間的緊迫性和影響的重要性,無法回避也不能拖延,必須首先處理優先解決。它表現為重大項目的談判,重要的會議工作等。
第二象限
這二象限不同于第一象限,這一象限的事件不具有時間上的緊迫性,但是,它具有重大的影響,對于個人或者企業的存在和發展以及周圍環境的建立維護,都具有重大的意義。
第三象限
第三象限包含的事件是那些緊急但不重要的事情,這些事情很緊急但并不重要,因此這一象限的事件具有很大的欺騙性。很多人認識上有誤區,認為緊急的事情都顯得重要,實際上,像無謂的電話、附和別人期望的事、打麻將三缺一等事件都并不重要。這些不重要的事件往往因為它緊急,就會占據人們的很多寶貴時間。
第四象限
第四象限的事件大多是些瑣碎的雜事,沒有時間的緊迫性,沒有任何的重要性,這種事件與時間的結合純粹是在扼殺時間,是在浪費生命。發呆、上網、閑聊、游逛,這是飽食終日無所事事的人的生活方式。
關于第二象限法,實至名歸,在四大象限法當中具有優先權,換言之,它在我們的時間管理理念中是值得我們更為關注的一個象限原則。
拆開來看,最重要不緊急的事情有哪些呢:
1.時間跨度超過3個月的某項具體工作
2.人際關系的維護
3.能力的培養
4.對于事業、人生的規劃,例如寫書
5.六分之一思考結晶
6.007不出局日期逢7倍數作業堅持
……
這些類似具有長期規劃的事,如果一直不做,可能看不出什么影響,因為你已經適應了你原本的生活,生活的慣性讓你感覺不出來會有什么變化。
但沒有影響,也是最大的影響,你不會進步、不會提高、不會有所積累、也不會有所成就。
這些事重要不緊急,說明此類事情給予你的不是及時反饋,它需要一段時間的積累、沉淀、堅持。這些需要時間投資的事情,它的影響也不會立馬看出來,1.01的復利力量,只要時間才能顯示他的威力。
這類事情就是包含著你的人生質量,你的智慧,你的外表,你的人際,你的收入增加,你的體驗擴展,時間管理中的一個誤區就是只把事情做完,應該先理清思路,想清楚你要什么,就是對你來說重要的事情是什么,也許現在看來并不緊急。
你的人生質量都是由這些半衰期很長的事情組成的。這些事情做一兩次是看不到效果的,只有回頭看,你才知道自己走了多遠。大家都知道這些很重要,可是因為不是迫在眉睫,所以常常避重就輕。
事情重要說明不得不干,不緊急說明不需要立刻、馬上就干。我們可以將其分解開來理解。
1、優先完成重要但不緊急的事情體現的是要事第一、預防為主的原則,關于這個原則,史蒂芬·柯維在其《高效人士的七個習慣》這本書的第三個習慣中進行了深刻的闡述,以重要但不緊急的事作為優先做的事情,可以省掉那些花在不重要的事情上面的時間,讓自己有更多的時間做更多的重要但不緊急的事情。
2、凡事預則立、不預則廢講的也是這個道理,優先完成重要但不緊急的事情可以減少重要而緊急的事情出現,避免成為像“救火隊員”那樣始終在和時間賽跑、疲于奔命的人,將緊急“救火”工作變成日常“防火”工作,減少重要且緊急的事情發生。
3、可以鍛煉自己規劃的能力。因為要做重要并且不緊急的事情,就必須清楚的知道哪些是重要的事情,知道并不夠還得規劃時間來完成,尋找更優的方法,提高效率。
4、有利于提高成功的概率,當你有大把的時間可以將重要的事情進行反復的思考、預演,那么這些事情成功的概率就肯定高很多,就像下海游泳,你什么裝備都沒有,而別人早就做好攻略,帶好了裝備,你肯定比準備了的人淹死的概率高很多。
時間管理當中還有部分理念提及按照重要緊急進行事情的優先級排序,說現實是先處理緊急情況,或者緊急和重要可以一塊進行。
把緊急的事情進行處理就會學到很多,關鍵是從認知上改變。
李開復說,每個人都有許多的緊急事和重要事,想把每件事都做到最好不切實際。因此,可以把“必須做的事”和“盡量做的事”分開。把必須做的事做到最好,盡量做的事盡力而為即可。要保護自己的時間,尤其需要有足夠的時間做那些“重要事”。處理好緊急的事情才能做好重要的事情。
列出待辦事項清單和完成事項清單。待辦事項清單用來提醒你要做的事情,完成事項清單用來審視你的時間安排。列待辦事項清單時,可以把每天要做的事情列出來,并且排好優先次序。列完成清單時,認真回憶記錄自己今天做了什么,以及花費了多少時間,然后每周或每月總結這段時間做了什么,反思自己的時間分配是否合理。
注重提升效率。提升效率,一是要注意通過鍛煉身體等方式來保持體力,二是要確保自己的專注工作時間不被打斷。比如可以設定一段時間,在這段時間內專心做一件事情。在這個過程中,如果大腦中冒出其他事情或一些點子,可以先寫到紙上,然后繼續做自己手上的事情,等事情做完之后,再來處理這些記下來的事。
時間管理里面提到了重要緊急二分四象限,所有人達成的一個共識是:對于每個人來說最重要的就是重要而不緊急的事情,這是為什么?
1. 從時間層面來講。重要緊急的事情過去曾經是重要不緊急的事情,對于當下來說,即使我們想做好也沒有時間重新調整了。但是重要不緊急的事情卻有充足的時間來重新布局和完善,如果做的好將取得超預期的效果。
2. 從經濟層面來講。重要緊急的事情就是我們目前賴以生存的技能能夠處理的事情。但是如果我們想要獲得更好的經濟待遇,就要學習新的賺錢技能,這就是學習那些目前不經常使用技能的原因,目前不賺錢不代表未來不賺錢。如果吃老本,我們會被社會發展所淘汰。
那如何把重要而不緊急的事情做好呢?
1. 首先要做好對自己未來的規劃,未來是可以管理的。關鍵在于你計劃了沒有?你3年之后想變成什么樣子?你5年之后工資能達到多少?如果我們不給自己設計一個人設,那我們將成為平凡的路人甲。有了人設,并且為之付出才能成為somebody。
2.
其次要落實計劃。對于沒有及時回饋的不緊急事務,很容易松懈,當我們偷懶之后也不會得到任何懲罰,這樣更加容易導致放任自流,每次到年初的時候總是看到大家調侃:把去年的計劃拿出來改個年份就能接著用。這就是不老老實實每日做功的結果。在落實計劃的過程中當然是無趣的,有很多時候是很痛苦的,逃避痛苦就是逃避成功。
3. 要會使用時間、精力和金錢。
①這個象限的學習提高是需要投入的,如果想不花一分錢,純靠投入時間來獲得新的賺錢技能,那幾乎是天方夜譚。
②時間的使用方面也有一些小技巧,工作之外的大塊時間要用來做這個象限的事情。碎片時間處理其他事情。不要忽略家庭時間的投入。③精力的使用方面需要我們對自己進行畫像,我們在一天中哪些時段效率高?哪些時段效率低?人只有了解自己之后,才能有效的發揮自己的能力。
4. 要懂得放棄。這個二分四象限工具的另一個隱藏的精髓是分類。不僅在計劃的時候要區分好每個事情的屬性,也要在每日的執行中對手頭的事情進行分類,分類了之后就按照這個原則來做:重要緊急的事情優先做,重要不緊急的事情重點做,其他的事情別做。
由此言之,在時間管理理念的四大象限工作法中,重要而不緊急的事務,是我們人生的重心,有此時間管理理念與我們相伴,管理未來,未來就可期。