平常做文字處理，包括寫作方案、報告，都需要在網上查一些東西，做一些筆記，但是好多情況下，為了一個簡單的內容或數據，找一個自己過去的文件或筆記要費好長時間，這樣不僅浪費了時間，而且使工作過程被打斷，使你的工作效能大打折扣。

為什么會出現這種情況呢？一是自己對自己文件夾規劃不清，對文件命名沒有規范；二是不會利用工具來查找。還有很多情況，不過解決了這兩個問題會使工作效能大大提高。建議采用以下幾種方法：

一、合理規劃文件夾：為自己的主要工作規劃文件夾，好多朋友的文件放在一個文件夾里面，致使自己想找資料的時候忙于應付，一旦合理規劃的自己的文件夾，說明你對自己所要做的工作有了清晰的結構。

不管如何設計，適合你的就是最好的。

二、采用規范命名的方式來起標題：對于自己寫過的筆記、文件、報表使用自己喜歡的統一的命名方式。這樣當你查詢歷史報表和文章的時候，就會很容易地找到你需要的內容。并且，參考歷史內容，你現在的工作會變得越來越輕松。

三、善用搜索工具：

朋友們一定用過Windows系統自帶的搜索，但我強烈推薦大家使用一款軟件：everything。這款軟件一打開，上面有一個搜索框。我們已經對文件進行了統一的命名，當查閱文件的時候，你只需要輸入一個關鍵詞。下面很快會顯示你的電腦里有題目中包含這個關鍵字的所有文件，例如我搜索我電腦中關于寫作的文件，窗口里立即顯示所有有關以包含以寫作關鍵字的文章。（由于上傳圖片太慢，多次發圖未能成功，所以略去了圖片。）

簡單嗎？簡單。我是自說自話，別笑我。你如果已經會了，讀到此請忽略。本文的核心是講一個快速找到你想要的東西，結構化你的知識。

你所要參考的內容，隨時可以點擊打開。要點是：你以前把文件名的寫規范，然后的一切自然發生。關于everthing這款軟件，我不再多說，大家自行搜索，上手很快。

總之，工具總是為工作服務的，當你使用了以上的方法后，再查找起文件來，相信就不會忙手忙腳了。重視使用工具會使工作效能大大提升。