我們目前生活在移動互聯網時代,這是一個比10年前信息化程度更加迅猛的時代。不管你是在洗澡還是上廁所,信息都會源源不斷的匯聚到你的眼前,當大量過去渴求而不得的信息涌現的時候,一個以前人們意想不到的事情出現了:
人們對信息接受和吸收的能力,遠遠比不上信息產生的速度。
《比特素養》這本書應運而生,在這個比特的時代,作者提出了一個比特素養的概念。這是一套能使人在比特海洋中健康高效的工作生活的技能,而且適用于一切同電子信息有關的情景和技術。因此尤其吸引人。全書191頁,從道(原則)和術(方法論)兩個層面詳細介紹了信息時代我們應該保持的態度和基本方法。重點介紹了
電子郵件管理系統
行動管理系統
照片管理系統
電子文檔管理系統
等四個系統的建立和使用,很多內容非常具有可操作性,因此對我啟發還是相當大的。
比特之道##
比特素養的核心就在于:“放空”,當信息大海撲面而來的時候,唯一的出路就是把涌入自己的數據流過濾、延遲甚至刪除。放空不是拒絕,讓自己拿著非智能手機,拒絕任何網絡操作,放空是一種解脫的法門,老子在《道德經》里面說起過:
埏埴以為器,當其無、有,器之用。鑿戶牖以為室,當其無、有,室之用。故有之以為利,無之以為用。
就是說的“空”的智慧,老子論述了“有”與“無”即實在之物與空虛部分之間的相互關系。他舉例說明“有”和“無”是相互依存的、相互為用的;無形的東西能產生很大的作用,只是不容易被一般人所覺察。他特別把“無”的作用向人們顯現出來。如何能夠讓比特飛呢?就是保持放空的心態,維系放空的目標,采取信息化的手段去放空自己,讓自己變得“空”起來。
從這個角度上說,“放空”就是比特素養之道。
電子郵件管理系統##
對我來說,電子郵件原來不算很多,但近幾年來,隨時工作和學習不斷變化,電子郵件漸漸增加了很多。有的時候也遇到緊急時候想找的郵件找不到,面對一堆垃圾郵件抓狂的情況。所幸這本《比特素養》中有很詳細的表述:
比特素養的第一項技能就是關于流入 的信息,對于解決的原則,就很簡單,就是不要讓自己超出信息負載。因為一旦信息過載,不僅降低效率,還會讓自己焦慮,帶來心理上的負擔。具體的解決方案也非常精煉有效:
一天一次清空收件箱
分門別類的處理郵件:把郵件按照私人郵件、垃圾郵件、工作信息進行分類,所有私人郵件全部閱讀后刪除,垃圾郵件不閱讀就刪除,工作郵件進一步細分貼上標簽:
電子報刊
信息資料
待辦事務
然后根據具體情況再決定是否刪除或者保留,但不管怎樣,每天處理完以后,應該放入不同文件夾或垃圾桶中,你的收件箱在處理完以后必須是空空如也。
這一點給我的感觸很深,因為突然發現,我們平時所學過的那些行動管理方法論,他的第一步就是收集,這一點和電子郵件里面所有的東西先到收件箱是一致的。在行動管理中我們應該把收集箱清空,這在電子郵件管理中我們必然會每天清空自己的收件箱。這本書中提到的“導入初始化”這個概念,其實和行動管理方法論中的“全收集”是一樣的,想要讓自己的系統運轉稱心如意,必須拿出一定的時間來進行一個初始化,那么初始化怎么做呢,基本步驟是刪除:
第一步,閱讀后刪除所有私人郵件。
第二股,刪除所有的垃圾郵件。
第三步,成批刪除通信和信息郵件
因為第一次進行初始化,可能自己電腦收件箱里面已經積壓了成百甚至上千份電子郵件,萬一刪除重要的郵件怎么辦?作者有一個很好的建議:
先將郵件列表按主題排序。尋找那些積攢了好多的電子報刊,全部刪除。只管向前看。他們已經在你的收件箱里呆著太久,既然這么久都沒有影響,你不會因為刪除它們錯過某個信息造成損失。
然后按照發件人來排序。找到所有信息性文件和抄送的郵件。先找到那些不用打開就可以直接刪除郵件,比如說會議通知,以前討論過已經解決的問題,或別人的回復。
接下來按日期排序讓最老的郵件放到最頂端。然后一封一封的打開查看并處理他們。在這一個步驟中速度極端重要。在初始化期間,不要拖延,越快越好。
可能西方對電子郵件的依賴程度比東方多得多。中國人比較講究效率,更喜歡即時通信工具如微信、qq,可以及時得到反饋。但通過一段時間的工作學習感受,我發現他的最大缺點。是可以把你的時間越來越碎片化,從而使得自己整體效率更加降低。
行動管理系統##
關于行動管理作者講的問題很有啟發性。雖然我感覺它是基于電子郵箱,比如說outlook進行行動管理的,這和我7年前剛到這個工作單位的時候,使用的行動管理系統非常類似。作者提出待辦事項的生命周期主要包括四個階段。
創建
休眠
激活
完成
創建是行動管理的開始,就是創造待辦事項的時刻。
休眠是把它放在不是立刻就辦列表中去,以防止干擾你現在正在做的事情。
激活就讓代辦事項開始保持活躍狀態直到完成。
完成直到把待辦事項辦完,在列表中注銷。
這種概念和我現在所使用的項目管理方法論有類似的地方,但坦白說我現在使用的行動管理方法,比你書中介紹的要更加系統和完善。作者在書中抱怨:有的行動管理的工具過于簡單,有的則過于復雜,導致沒有合適自己的工具。萬幸的是我找到了比較適合我的行動管理工具,所以才能運轉順暢。
不過即便如此,作者在這部分還是提出了一個對我很有啟發的概念,那就是待辦事項列表的四個構成要件。
每個事項必須同一個特定的日期相關聯。
用戶可以通過電子郵件創建新的待辦事項,不論激活時間是當天還是未來某一天。
待辦事項在同一天,按照主次順序排序
每一個待辦事項,都應該包含詳細的描述和摘要。
照片管理系統##
照片管理系統一直是我的管理弱項,自從有了小寶貝,我的照片就明顯多了起來,隨著技術的發展,可以拍照的工具也越來越多,單反相機智能手機,平板電腦。你隨時隨地的進行拍照。導致的結果是自己電腦上面的照片越來越多。以至于無法取舍甚至來不及在電腦上繼續查看。
因為數碼的照片,是年歲立等可取數量無限的,所以,傳統的膠卷作為稀缺資源已經成為往事。作者指出比特不要交,知道我們合理的應用管理自己的照片,現在的技術可以給數碼照片增加很多元數據。比如拍攝他的工具,他的直方圖,拍攝地點,修改時間等信息。我們還可以用相片管理工具,為自己的每張相片增加標簽,也就是描述性的關鍵詞。
作者倡導的照片管理體系分三個步驟:擴容、篩選和二級存儲。
擴容是在適當的時候,可以多照幾張照片。因為數碼相機沒有膠卷,你可以拍許多照片傳世拍到一張值得保存的照片的概率達到最大化。
篩選,是指不管拍多少張照片我們必須擇優保存,,放心大膽地刪除所有我們不想保留照片。包括放棄一些重復拍攝的好照片,有的人會舍不得下手。。我們要牢記這一點,拍多少照片并不重要,真正保留多少才是關鍵。
二級儲存,作者是以年份為單位,進行第一級儲存。第二集的文件夾是月份加事件或地點。
這種照片管理技能關鍵在于簡潔,通過拍攝許多照片合理地進行篩選,然后講好照片移到合適的文件夾里,只要有這一點點規則就可以,很好地掌控自己的照片。
電子文檔管理系統##
對于電子文檔管理系統,作者和前面的內容一脈相承,不管是管理照片,管理郵件,還是管理自己的訂閱號,rss,或者是創建自己的文件文檔。比特素養的目標,都是屏蔽和自己無關的可能照成困擾的信息,把時間花費在值得花費的地方,這是根本的原則。作者對于創建電子文檔提出了兩個概念很有意思
前置和結構###
重要內容的前置也可以理解成讓“非說不可的東西先說”,在每條信息中要盡早展示自己的中心思想,這條原則適用于所有類型,尤其是電子郵件。這讓我想起了金字塔原理這本書強調的總分總的歸納結構。具體而言:
標題要言簡意賅且醒目。
把最重要的事情放在最前面
然后說次要的信息。
如果有更次要的信息,考慮一下要不要把這種信息寫進去。
盡快收尾。
重要信息前置也就是說要盡早的把論點展示出來,露臉之后結尾之前要發什么內容呢?這就是論據,系用來支持和解釋論點的支持性信息。因此以電子郵件為利,采取了結構應該是:
論點前置的標題
問候語
重申論點
論據
結尾
另外,在保存文檔,或建立文檔的,時候。作者倡議使用盡可能通用的,大多數人,不需要額外安裝程序就可以閱讀的東西,比如說txt文本文檔,或者office系列能夠方便打開的文件,以及不可修改的pdf文檔。這種觀念是值得我們借鑒的。
文件命名###
在這本書中,作者倡導的文件命名原則也非常有意義。他強調一個好的文件名,包含的信息含量正好可以描述文件的內容,不多不少,文件名的每個部分都應該承載有用的信息,或者說每個部分都應該有所作為。用戶所要做的只是持續使用這種方法即可。
其他比特素養需要的技能##
除了這幾個最讓我感興趣的內容部分以外,作者其實也有大量篇幅對rss訂閱,信息化技能進行了闡述,因為篇幅的關系,我沒有詳細展開,但是很多很多精彩的表述對我也極具啟發價值。比如作者提出了一個。比特杠桿的概念。
簡單的說就是用少量的輸入轉化成大量的輸出,為自己節約大量的時間和精力,提高自己的輸出效率。這里涉及的技巧,包括電腦鍵盤快捷鍵的操作,新式鍵盤的操作,office宏操作等等,都非常有價值。
因為文化和語言的差異,有些內容我們可以參考,但不能完全移植照搬。但是,養成信息化時代的“比特素養”,讓自己不再急急忙忙的被互聯網上信息“亂花漸欲迷人眼”,則是最為重要的。