導語

最近一個月，團隊正式啟用Worktile作為新的團隊協作工具。工欲善其事，必先利其器，所以我在使用這個工具之前，將官網文檔和用戶都看了一遍，感覺自己已經對這款工具十分熟悉了。

直到某天將一資深程序員大媽拉到項目中，才發現官方文檔對協作工具的使用僅僅停留在工具使用層面，沒有深入的心法層面，所以大媽他一上來看到我混亂的編排，就忍不住重構了，給出了一份使用規約，并附了一個正確的使用模板。

看過文章才知道大媽原來從2013年就受邀使用 Trello，并結合自己的項目開發和知識管理的經驗寫了一篇使用指南，現在看來，這篇文章還尚未過時，甚至還有很大的參考作用。

后從同事處得知，大媽原來之前也使用過 Tower，那時候 Tower 才上線不久，問題不少，程序員發現 bug 并反饋 bug 幾乎是直覺反應，何況這位大媽還是資深的，所以習慣性地吐槽并提交反饋意見。

一開始 Tower 的客服小哥的態度還十分熱情，接一個 bug 就回一個謝謝，沒想到提交的意見越來越多，堆積成山，慢慢地，客服小哥就沒有回音了……

好，以上將大媽的背景故事介紹完后，我就要說我為啥要寫這篇文章了，如你所見，大媽的語言風格比較獨特，一般人讀起來會比較費力，同時為了讓更多人掌握正確使用協作工具的方法，覺得非常有必要將這篇文章稍微整理并翻譯增補了下，力圖將后來者能盡快將協作工具用上手。

大綱

協作工具看似簡單，但內中涉及的管理概念確實極多，包括：

• 一、概念介紹：Scrum 敏捷開發任務板說明
• 二、組合任務：服從GTD原則
• 三、達成共識：認同使用原則
• 四、設定任務：符合SMART 原則
• 五、提高效率：分享協作工具使用技巧

一、概念介紹：Scrum 敏捷開發任務板說明

Trello 和 Worktile 的設計原型來自掛在墻上的任務板，出自《硝煙中的Scrum和XP》這本書，操作方法如下圖：

NOT CHECKED OUT （未完成）

表示沒有完成的事情，所有雜七雜八的事情都可以用任務卡的方式往貼在這一欄。

CHECKED OUT（完成）

自己覺得事情完成了，就將該任務卡移到往 CHECKED OUT 。

DONE（終結歸檔）

「DONE」需要由團隊來定義，只有團隊成員檢查，確認可以交付，并幫助將任務卡移動過去，這件事情才算是完成。

所以，務必要抱著符合大家認可的態度去做事情，否則事情永遠不能被「DONE」

SPRINT GOAL（目標）

這張圖的橫軸表示時間點，最終點為截至日期（deadline）；縱軸為任務總量。任務開始后的每一天，團隊成員都需要匯總數據，標記進展狀態，跟蹤任務進度，以此來提醒團隊不要偏離目標航線，一旦發現，馬上調整，回到正軌。

UNPLANDEN ITEMS （計劃外的事項）

總會遇到偏離計劃但又必須去做的突發事件，這樣就要將這些計劃外的事項都歸到一欄，其意義在復盤總結的時候能達到以下三個目的：

• 盡可能少地安排計劃外的事情
• 盡可能在事前把計劃想到周全一點
• 要搞清楚打亂團隊計劃的因素是什么，如何避免？

NEXT（待辦）

事實是這樣的：一個項目尚未結束，另一個項目馬上就要開啟了，先不管是拍腦袋還是深思熟慮，團隊人數就那么多，在項目尚未結束之前，與項目無關的、
緊急和重要程度都比較低的事情都只能堆在待辦箱子里呆著。

二、組合任務：服從GTD原則

所有任務卡的生命周期如下:

此處插個圖，大家可將五條豎欄看做五條泳道。

INBOX=》TODO=》DOING =》CHECKING=》DONE

INBOX

團隊成員可以在INBOX中自由創建，收集需求

TODO

成員在TODO中主動認領，完成任務分配.

• 自領：進入任務卡中自行領取
• 指派：如已明確分工，可以指派某個成員為任務卡的執行人

DOING

DOING表示成員是在在執行任務卡的過程中。

原則：

• 每個人至多只能同時執行兩件任務
• 在DOING 泳道中的任務卡不應該超過成員總數的2倍

CHECKING

通過成員間的相互CHECKING，確保任務完成預設目標。

• CHECKING等同于科研中的「同行評審」
• 成員間可以主動評審，也可以約定固定主持人來復查
• 評審的人一定要留下評注，以便評審明確職責

DONE

DONE中暫存當前階段完成的事務

• 每次活動真正完成后，都應該進行歸檔
• 當然，發覺有重復出現的任務，可復制任務卡重開一輪

三、達成共識：認同使用原則

工具以人為本，協同工具是為了解決小團隊內部協同問題的，一定要所有成員達成共識，認同流程，才能 主動按規約推動每個任務卡的前進，否則溝通成果高過執行成本，就沒人用了，所以一定要全員都認可以下原則：

• 將一個活動各種事務，放在專用項目泳道中，宏觀掌握整體進展，每個項目只關注一件事情，其中的任務板設置必須與項目密切相關
• 每個項目的成員不要超過7人，每條泳道中的任務卡不應該溢出泳道，太多任務卡和人擠在同一個泳道中將無法協同
• 每個成員同一時刻在 DOING 泳道的任務卡不應該超過兩個
• 只要任務卡被認領或指派，就一定要有個結果，形成任務的閉環，任務卡需被成員核查過才可算完成，任務卡不能自行操作結束

嚴格執行

有了團隊共同規約后，一定要嚴格執行，否則只有其中一兩位成員在每天使用協作工具，其它成員從來不打開來更新，是沒有用的。

協作工具說到底也只是工具，不是管理制度，要盡可能的通過任何可能的渠道強調協作工具是公司內部正式事務的唯一執行評價標準，才可能讓大家在工作中喜歡上協作工具。

隨時改進

眾多的協作工具的原理基于敏捷開發管理經驗，是對現實即時貼形成的看板系統的在線模擬，是敏捷開發管理過程的最小集合，只提供了最基本的看板功能，所以，其使用可以完全根據現實看板的使用來操作。

每個項目都有各自不同的問題，大家一定要根據使用中的問題，及時調整使用規約，讓大家感覺到協作工具是收為己用的工具，越用越爽，這樣才能真正發揮協作工具的真正作用。

四、設定任務：符合 5W1H 與 SMART 原則

任務卡的內容，該符合管理學中的 5W1H 與 SMART 原則：

量化（Specific）

任務應該足夠明確，這就要求執行者將懸在空中的大任務拉下來，逐項分解，做個檢查清單，每個檢查清單都確保能完成，具體而言，一個任務卡至多在一周以內完成的，每個檢查清單至多在一天完成。

可衡量（Measurable）

怎么樣才算是做完了，做完了怎么才算好？這都需要一個判定指標。無法進行衡量的任務是不可能的任務，所以，能量化的就量化，不能量化的就質化。

可執行（Attainable）

不能假設所有志愿者都是經驗人士
任務卡中應該盡可能的給出具體的執行指導，以便成員可以參考，也幫助理解任務的真正目的

有關聯（Relevant）

協作工具之所以存在，就是因為任何一個任務在組織里都不是單獨存在的，所以，成員在任務卡中可以加入其它任務卡的鏈接，以說明當前任務的來龍去脈，以便成員用正確的順序來完成，比如，易拉寶的完成，就可以設立為:

• 易拉寶設計- 易拉寶制作- 易拉寶部署- 易拉寶回收

用以上幾個獨立的SMART 任務卡進行關聯性追蹤

有邊界（Time-based）

所有活動或項目，時間、資金和人力等各種資源都是有限的，所以，在任務卡中指明關鍵資源限制非常必要，大部分的協作工具都有截止時間設定，請毫不吝嗇地使用。

五、提高效率：分享協作工具使用技巧

安裝移動應用

大部分的協作工具都已經提供全平臺兼容的移動應用，可在室外，隨時查閱信息、處理問題、更新執行、關注提醒等。

無需頻繁查看提醒

頻繁查看就等于「刷」，「刷」而不做，那跟「刷」豆瓣微博有什么區別？所以，正確的使用方法就是明確任務之后就立刻去做，給自己設置4個番茄時鐘，大概兩個小時之后才去更新任務卡狀態，再順便查看提醒，及時跟上團隊進度。

將任務卡視作維基

大部分的協作工具內置了非常完善的全文搜索，盡可將任務卡視作維基，這就應該要求成員在執行過程中：

• 使用Markdown 格式
• 盡可能地用SAMRT原則詳盡地說明
• 將所有執行的證據、鏈接和文檔進行增補

善用 Checklist

任務卡中的 Checklist 只是個執行的要點提醒，具體每個要點的執行都會產生新的可用資源，應該以鏈接或是附件的形式記錄在任務卡中，比如文檔/設計圖形，以便隨時復用。這樣一來，每個任務卡就自然形成了活動總結中的一個章節，會后總結就可直接復制過去。

同時，checklist 是可以復用的，那么，每次組織活動到相關環節就可將一個完備的checklist 從上次任務卡中復制過來。

正視工具

工具須以人為本，如果工具起到反作用，那還不如紙筆這種原始而高效的工具。

參考團隊協作工具書

參考資料

• 我是如何成為大媽的
• 硝煙中的Scrum和XP
• Trello使用手冊(v13.5.9)
• SMART原則 - MBA智庫百科
• 5W1H - Woodpecker Wiki for CPUG
• Trello使用手冊
• 團隊協作工具書

迭代

• 2015-09-02 00:08:13 大媽審閱提供大量意見，得用一篇文章挖坑
• 2015-09-01 21:34:32 補增部分鏈接
• 2015-08-31 12:59:43 加圖
• 2015-08-31 10:06:20 補增
• 2015-08-31 01:14:46