根據我的不完全統計，主要是我的所見所聞（也就是說不具備統計樣本的信度……），我做了一個簡單的判定：雖然云盤能夠大幅度提高工作人員的效率，但從省一級到鄉鎮一級的干部們，只有很少量的人在利用云盤工具。（中央的沒接觸過……）

我簡單說一下我這個判定的依據，雖然只是依靠我自己經歷的幾個單位，以及平時所見所聞的個體經驗，但從邏輯上說，我們就可以從“存在一個這個現象”推論出“存在這個情況”，絕對推不出“沒有這個情況”，當然也推不出“完全是這個情況”。

所以，相信廣大勞動者逐漸將云盤工具運用到自己工作中時，整個社會效率會提高一個層次。

首先：選擇一個云盤

經過幾輪洗牌，目前最常用的云盤工具有百度云、微云、360云等，由于目前可能只有360還保留著“獨立同步盤”版本，所以我一直選用360同步盤。至于這幾個云盤怎么用，請大家到相應的官網上認真學習。

Key Point 1：云盤是什么

簡單說，云盤就是存在互聯網上的U盤。

以前我們將資料都拷在U盤上，帶來帶去的。現在省事了，將資料拷到云盤上，到另外一臺終端時，只要那邊也有網絡，就可以從你云盤賬戶中，下載上傳上去的資料。

KP2：同步盤是什么

簡單說，同步盤就是跟你操作盤相同步的一個盤，是云盤的一種。你在操作盤上操更改文件后（比如更改word），自動上傳到你的同步盤，保持你的操作盤與同步盤中的文件相一致。

KP3：兩者有什么區別

與云盤相對比，就是加上了自動對比上傳這關鍵一步。如果不使用同步盤的話，你就需要，每次在變更文件后，從新手動上傳至云盤，才能保證，你下次到另外一個地點下載的東西是最新的（比如你的總結匯報，如果你忘記了上傳，那么到時候你下載的東東就不是你最后修改的東東）。

這關鍵一步，十分關鍵！

然后：建立分級目錄

分級目錄的建立，尤其對于處于變化期、上升期的同志們，并不是一步到位的，因為大家的工作內容不停的在擴充。

KP1：首先設計框架

云盤在一定程度上也代表了人生。

所以第一層次至少包括工作、學習、生活三個方面，在后來為了調取我自己的相關資料方便，我又加入了第四個個人信息文件夾。

第二層次就要對主要的四個方面進行再一步的細化，以工作為例（由于我在辦公室工作，事情比較雜、比較多，所以文件夾也多），我分為了一把手、主管領導、縣委、縣政府、社會團體、辦公室本職、本單位其他科室七個文件夾。

第三層次以縣政府為例，下設了政府辦科室和職能部門兩類，政府辦科室有秘書科、工業科、研究室等13各科室，職能部門有發改局、住建局、國土局等常聯系的20余個縣級局。

第四層次以研究室為例，還要年份文件夾以區分不同年度，在年度下，每一項接手的工作都建立事項文件夾，然后將相關通知和需匯報的材料放入進去。

KP2：命名規則

對于文件夾，除了具體事項文件夾外，都要在名稱前加上序號01、02……，采用按名稱排序后，這些文件夾的位置就相對固定，會極大提高你的操作速度。

對于事項文件夾和事項文件，都要采取“日期+主要內容”的命名規則，例：20160911關于上報經濟指標的通知。這個當尤其當你只記得大約的時間和模糊的主體時，你搜索經濟指標出現了上千條word，你可以根據時間來盡快對上號。

對于多次修改的匯報材料。有些搞文字的同志，在經歷了領導一遍又一遍的審批后，寫了“20160911**匯報（第一稿）、（第二稿）、（第三稿）、（李主任意見修改版）、（馬主任意見修改版）……”后，終于過關了，于是高高興興的打印出來，出去愉快的玩耍了。結果過了一段時間回頭看時，自己也搞不清楚，到底哪個才是最終老大通過的了……所以，一定要加上“定稿”二字。

再然后：多端安裝云盤

首先在你的手機上務必裝上云盤，這樣可以隨時打開查看所需文件。另外家里電腦、宿舍電腦、丈母娘家電腦有條件的地方都裝上同步盤，這樣你的同步盤中都是跟你在單位的文件是一模模的，完全不用等待下載。

最后：背后的原理

云盤的使用方法確實很簡單，但最重要的是其中的“架構”思想。我自2013年開始使用同步盤管理工作文件后，找文件不再像是走迷宮，迷迷糊糊轉悠半天找不到自己找的東西。

相信有好多朋友都至少曾經碰到過這種情況：

老板心急火燎的說，小A，快點將“資金請示”打出來，我立即要趕到上級那里匯報。

小A，恩？！！資金請示，好像寫過好幾個，不記得是哪個了？搜索一下吧，一艘結果“資金請示”一大票，自己就一個一個點開看~

然后，就沒有然后了，小A，被老板KO掉了。

那么咱們今天這種云盤架構設計方法是如何解決這個問題的呢？

1、這個資金請示是老板的活，一般應該就放在了“一把手”文件夾下，其中當年年度的“資金請示”應該數量很少，可以很快分辨出來是哪個。

2、由于每個文件都是“日期+主要內容”命名，最近日期的中標概率大。

3、老板文件夾中沒有，就要找對應部門的工作事項，這要求你要多少記得請示中的內容。

4、如果還是沒有，那么你就安心的去吧~不用告別了~~但是，請記得下次要多用點心，并再細化文件夾，設置一個“請示”文件夾。

那，這里面的道理到底是什么呢？

固定的線路

對，就是這五個字。讓我們推演一下，比如“縣委辦要年度總結”這個事：大腦就會根據“年度總結”進行一系列的選擇。第一步要選擇工作，第二步要選擇縣委，第三部要選擇縣委辦，第四步在縣委辦2016年度工作文件夾中找到相關通知要求和自己寫的“半成品”。一般來說，你的工作不是能一下子完成的，在你多次從這個固定的線路里提取文件時，你的大腦必將經過N次選擇而強化了這個記憶，自然找東西手到擒來。換成：你正在寫的通訊稿、暢銷書……呢，都可以做到。

最最后：結語

同步盤（云盤）+結構思維+記憶方法就可以組合出一個實用小技能，聽上去很美、看上去很好。但不實踐是永遠享受不到它的好處的。

小伙伴們，用起來吧！