你是真的忙碌還是真的盲目？感覺自己有很多事要去做，卻好像幾年過去了好像沒有特別顯著的成長。如果你有5分鐘的時間閱讀這篇文章的話，或許可以讓你獲得些關于時間管理的收獲。如果你沒有時間請跳到文末有相關的干貨送給你。
四象限法則怎么用？
上周我的朋友小H準備去面試會計總管，我幫她做面試提前測試，發現簡歷上自我評價的一欄上寫上擁有很強的時間觀念。
換句話來說她懂得如何進行時間管理？我一時間很好奇問了下她你認為什么是時間管理。
“就是把事情分為重要不緊急、重要而且緊急、不重要但緊急和不重要而且不緊急。”她回答道。
我：“那你舉些例子，就比如你之前做的工作你是怎么劃分這個的？”
她沒想到我會問這個問題，瞬間不知道怎么回答。
“我發現很多人在工作中都不能好好的弄清時間管理的概念，這群人會在工作中會出現這些差錯。”看著她疑惑的表情我回答她。“這些人在工作中會遇到這些情況。”
1.領導分配任務下來，不知道是完成手上的任務還是領導的。
2.同事委托的任務不知道安排在哪個時間段
3.客戶的電話反饋和要求的內容
4.臨時會議的安排不知道要準備什么
5.每天都有加不完的班，總覺得任務多得不得了，時間不夠用
6.有時候領導交代的一些看似不重要的任務，會把任務擱后，老板要的時候交不了差。
。。。。。。。。。
那么怎么辦呢？其實這都是所有人會遇到的問題，你應該學會判斷每個任務的重要程度和緊急程度，在根據情況來放入四象限中。
我向她展示了四象限的分布圖，和象限放入的要求和原則。然后舉了幾個例子讓她進行分類。
1.臨時的會議
2.幫助同事解決在運營上出現的問題
3.對產品文案進行編寫
4.通過網絡電視看NBA
5.去客戶地方交付資料
6.給辦公室領A4打印紙
7.發現發布的文章出現嚴重的錯誤
8.編寫公司的簡介
9.編寫公司的新聞稿件
10.領導安排一個項目說明文檔
11.和市場部的經理小王商量銷售策略
12.歸檔自己的所有重要文件
13.客戶的投訴
接下來我們來把這些事情放入四象限，你看看我和你放這些事情的區別在哪里。
第一象限（重要且緊急）：我們知道這件事是很急迫又很重要的，那么達到這種標準的事情通常會和未來的公司利益、聲譽掛鉤的。所以上述例子，事件7和事件13符合這類標準，我們當下應優先處理。
第二象限（重要不緊急）：這類象限可以說通常是一項龐大的任務，有時候需要一定的時間和其他人的合作來完成，而且未來是對自己工作有利的。比如例子中的事件3、事件8和事件12。
第三象限（不重要緊急的）：這類象限可以說是截止日期很短，容易造成我們忙而且盲目的源頭。比如例子中的事件1、事件2、事件5、事件6、事件9、事件10和事件11，這些事件都是比較緊急的，而且這些事情有些不是和自己職責直接掛鉤的。
第四象限（不重要不緊急的）：這類象限就是不做工作相關的事情，上網、上QQ、聊天類似的娛樂事件。
我給你個建議：我們大多數人忙碌通常都會徘徊在第三象限，如何擺脫這些雜事，有三種方法。
1.明確職責，確定這件事不是你本職工作。
2.委婉拒絕，注意溝通方式。例：“很高興你找我幫忙，但是我目前手頭上任務的截止時間要到了，所以不好意思。”這樣會拒絕讓人覺得你很忙也不會破壞了同事之間的感情。
3.推薦適合的人去做。比如事件5解決方法正好市場部的小黑準備出去，拜托他幫忙送文件給顧客，記得提前和客戶溝通。
4.當下能花不到5分鐘完成的立馬去做。比如事件11，完全可以直接過去去和市場部經理小王商量，如果小王沒有時間也可以提前約好時間。
我：如何去行動，首先你得有一套時間管理的系統工具，我推薦給了她這個表格，然后告訴她這表格的好處。
1.可以保存每日工作時間到月工作表里，一個excel表格滿足所有，不用再創表格。
2.按照四象限法則來編排，除去了不重要不緊急部分。同時有任務拆解表格，也就是下一步行動。
3.自己可以根據任務的優先級劃分重要程度和緊急程度，標注完成日期和完成情況，未完成的任務，事情未完成或者有注意事項可以在備注一欄補充。
如何培養好習慣
小H:你說的好像有道理。但是突然間讓我寫工作表，我感覺做得不太舒服，就比如我想早起鍛煉身體，結果老是賴床，沒有這種欲望。
我：其實你已經意識到了，最困難的部分就是問自己“為什么要培養這個習慣。”你會有種心態，拒絕去學習新的東西。因為你潛意識的判斷，這東西雖然有些用，但是對于自己太困難了，所以沒有邁出第一步。但我要說，我沒有一下子要你養成這種習慣啊，你可以慢慢來。比如運動這件事，你一天做20個仰臥起坐你可能會說會加班沒時間，陪客戶沒時間。但是我們把難度降低，一天做一個可以吧，先養成一個微習慣。這種微習慣的好處是什么，你只要踏出第一步，你仰臥起坐就不止做一個，因為任務簡單我們隨時可以完成，保持每一天做這個動作，你可以根據自身的情況在做調節不是嗎？
小H：聽你這么說好像也是啊，那么我怎么能保持呢？
我：當然要保持肯定要對你的習慣有個反饋，不管是運動還是記錄表格，你得有個反饋。你看看這個表格就可以記錄你的微習慣。
我：根據你的情況可以增加每天的次數，而且這個表格可以根據你的次數進行排序，讓你明白哪些習慣你已經可以適應，哪些習慣還得增加重復次數，這些微習慣花費的時間也少，進行這些訓練在哪里都行，所以挺適合你的。
小H：看上去好像很方便。
我：隨著你微習慣的養成后，你可以向更大的目標進行挑戰，相對的你會碰到更大的挑戰，所以你得適當的給自己的獎勵，分享你的挑戰在你的朋友圈內，你還可以通過社交獲得一定的成就感。然后這個表格可以升級成這樣。
我：獎勵自己以天數來定，比如21天可以買件衣服，66天可以買個平板，90天去武漢旅行，只有放肆慶祝自己的成功，你才能獲得收獲，所以不要吝嗇給予自己的獎勵。
如何記錄自己流失的時間
我：我們制作表格的目的是什么？
小H：要我們變得更有效率？
我：對的，但是要變得有效率，你得知道你的時間用在哪了。有的人1個月讀一本書，而有的人卻能1個月讀卻能讀20本書，因為每個人的時間利用率不一樣。對了你不是還沒離職嗎？我給你這個表格你回去記錄下，你的時間花在哪了。你看看你工作的時間是用在哪方面多？是溝通？是雜事？還是打電話時間多？
一天后我們又見面了。
小H：我發現我一天內就完成了2件事，檢查、回復郵件和完成了早晨的會議紀要。延時完成了審核報銷單。還有4件事沒有完成。嗚嗚~怎么辦？
我：是不是發現自己明明有很多的時間，卻沒有完成任務對不對。而且你也可以發現投入正經工作的時間太少了，大多數的都在雜事身上，事情做的不高效。我給你4個方法：
1.每天寫工作日記，只有知道自己哪里做不到位了，你才能去改錯。工作日記要記錄你的進步，你要知道當時沒有做這件事找了什么借口，要進行反思，反思后要繼續跟進這件事，只有在失敗中前進你才會有收獲。同時每天回顧前一天所做的清單，你會明白你今天會做什么。
2.保護你的時間。在自己覺得能高效工作的時段避免被打擾，可以關閉手機，可以拒絕一些不是你分內的雜事，先把重要的事情推進，在其他時間合理安排雜事。
3.記錄每天的任務，利用四象限法則將其分類，清楚自己要做的重要的事情。
4.有特定時間期限的事情要寫進日程表，要別人處理的事情要及時設置提醒通知他人。
小H:好的，我會按照你的方法先試一試，然后給你反饋。
果不其然，通過微信聊天小H發現自己學會時間管理相關的技能，發現能處理的事情更有效率了，不再為事情沒完成而感到心理上的壓力，同時更有自信了，因為她從中獲得了好處。最大的驚喜是她面試成功了，而且在回答時間管理這方面的問題她讓面試官留下了深刻的印象，從而殺入復試一舉獲得該職位。
現狀會影響一個人的心態，一個人的心理特征是穩定的，人的行為和決策會隨之做出正確的判斷。
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這些表格全部組合在一個excel里面，只需要一鍵保存就可以持續記錄你的清單，不用再建表格。如果想領取表格的話，請評論回復你的郵箱號我會發送給你。
