【時間管理】真正提高效率的方法是什么

寫在前面的話:通過思考方式優化來進行時間管理和提高效率,而不僅用工具…..

話說我寫過不少關于時間管理的小文章,分享的更多是一些工具和方法,從一些細節方面來提升時間利用率和減少不必要浪費的時間。

然而前兩天與領導溝通工作時,領導一句話將我點破【注意,我真的沒有在拍馬屁!】領導說:真正提高效率的方法,是減少思考的時間。你看的時間如果都浪費在猶豫上,糾結上,那工作怎么可能會高效呢。

讓我們回顧一下我們工作的動作,基本流程就是:想 → 做 → 做完。

再細化想的動作:WHETHER(這件事是不是必須要做)→ WHY(這樣做的想的目的是什么) → WHAT(這件事要達成怎樣一個結果,最好是可量化) → HOW(這件事應該怎么做),然后再到最后的做。

從這個動作可以看到,我之前分享的無論是工作還是方法,其實都是后面【做】的部分。然而,【想】可以分解出4個動作,而【做】只有1個動作。那是不是意味著,在【想】方面有更多可優化可提升空間。

回到上文,如果我們的決策時間,思考時間可壓縮,那是不是更好的提高工作效率。

而從WHETHER到HOW的4個步驟,其實核心點也是1個:你要達成的目的是什么,你需要解決怎樣的問題。

那我們進一步拆解這個思考的動作:

動作1:【WHETHER】這件事情是不是一定要做 → 實際含義:這個問題是不是一定要解決。

TIPS:這時候關注2個點:

(1)立足點:就是這個問題對誰有影響,無外乎也就是2個:你,或者你所在的團隊

思考方式:這個事情對誰有影響,和誰有關;如果這個事情對你或者你團隊有影響,那關注,如果不,扔掉

(2)四象限法:時間管理中把任務分成4個,緊急而重要,不緊急而重要,緊急但不重要,不緊急不重要

思考方式:把發生的問題放在4個象限中,給它一個標簽,判斷這個事情是否要當下做【注意:是當下】,那如果不是當下,是否可以考慮放在稍后的日程。

*如果就考慮這2個點,那這一步驟的時間估計只需要1分鐘

動作2:【WHY&WHAT】做完這個事情是否可以達成你的目標,達成什么目標

我們被告知的往往是動作,那我們也要自己心里清楚,這個事情反推的本源是什么。

所以問題來了:就是你的目標是什么,你的目標具體到什么程度。

這里比較難舉例子說明,但只要放在工作場合中就比較容易明白。

不過有幾個點需要關注:

1.目標必須量化:量化的原因是:

(1)進一步明確需求;

(2)保證你與你的領導期望值一致,不然到時候很容易驗收不及格

2.縱觀的看是否有連環效應

我們都知道事物之間是有關聯的,所以需要考慮,你做的這個事情,在達成A目標的同時,會不會產生對其他因素有影響,從而產生連環反應。

*明確需求是相對容易的,最直接的方法就是問下需求的人。但看是否有連環效應這個比較難,建議是看反應作用的對象,設身處地從他們的角度考慮,是否有其他效應。

又或者,你可以直接問他們。但你需要有自己的判斷和看法。

動作3:【HOW】用什么方法來解決

一般工作中方法倒不會特別創新,因為解決的事情都差不多。

但如果是碰到新CASE,有2個解決辦法:

問有類似經驗的人:這樣是比較快捷的方法,而且吸收的都是現成的經驗;

用思維導圖的方法反向推導:例如寫明這個事情的解決點有哪些,一個個列出來,對應的解決方法又是什么等

和不同的人聊聊

這次是第一次考慮是思維而不是純工具/方法的邏輯來聊時間管理,內容可能會比較晦澀,但的確是這樣的思考流程和邏輯。

樓主我也會嘗試用這種的方法,慢慢形成和強化這樣的思考方式,形成慣性,縮短自己的思考過程,看是否可以起到提升效率的作用。

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